Att fördubbla sin produktivitet - tips för att göra rätt sak i rätt tid...

Att fördubbla sin produktivitet – tips för att göra rätt sak i rätt tid…

Jag satt och lyssnade på Brian Tracy (21 Ways to Double Your Productivity) ikväll och här följer några av russinen från kakan. Hans observation är att många framgångsrika människor är oerhört duktiga att använda sin tid till att göra rätt saker.

Jag instämmer i detta eftersom om det är något jag har pratat mycket med mina coacher om så är det att man sällan kan beskylla mina mentorer för att inte hela tiden göra ”rätt” sak vid ”rätt” tid. Jag har många gånger suttit och tänkt – nu är han ute och reser – men sedan har tiden visat att han ändå hade helt rätt. Jag själv är däremot inte lika duktig på det, därav detta inlägget:

Brian Tracy börjar med att definiera självdisciplin:

Självdisciplin är är förmågan är att få sig själv att göra det man borde göra när man borde göra det vare sig man känner för att göra det eller ej.

Han hävdar att det är lätt att göra det man borde gör när man ”känner” för det, däremot att göra det när man inte känner för det – det är det som är utmaningen och det är det somskiljer en från mängden och tar upp en till the fast-track.

Nedan följer några av hans tips för att få en högre produktivitet.

Tips 1. Glöm inte de 6 P:na för framgång
Enligt Tracy bör man komma hela tiden återkomma till de 6 p:na för framgång – Prior Proper Planning Prevents Poor Performance. Han hänvisar till 10%-regeln som säger att om du lägger ner 10% i början på att planera så kan du spara upp till 90% av den nödvändiga tiden för att utföra arbetet.

Tips 2. Använd listor
För att komma igång bör man alltid ”think on paper” – det vill säga att man ska skriva ner allting på papper innan du börjar. Det stimulerar kreativiteten och fokus blir bättre än om man jobbar från huvudet.

Börja med att göra en ”master-list” som blir en sorts övergripande karta för det man vill åstadkomma i livet. Varje gång man kommer på något nytt så ska detta sättas upp på listan.

Börja varje månad att göra en ”månadslista” där du skriver ner allt du kan komma på som du bör göra de närmsta 4 veckorna. Bryt sedan ner din månadslista i en veckollista. I listan bör du även skriva ner när du tänker påbörja en uppgift på listan och när du ska vara färdig med uppgifterna.

Slutligen, och viktigast, lägg ett par minuter varje kväll till att skapa en dagslista för det som du tänker genomföra den kommande dagen – en slags dagslista. På så sätt låter du även ditt undermedvetna att arbeta på att lösa uppgifterna och problemen som du har på listan.

Om det tillkommer nya uppgifter under dagen se till att börja med att sätta upp den nya uppgfiten på listan INNAN du börjar med att göra den. Så fort som du är klar med en uppgift – kryssa av den från listan. På så sätt får du en spårbarhet över vad du åstadkommer samtidigt som du får en känsla av framgång att du gör och åstadkommer saker hela tiden. Det ger motivation och ger mer energi för att klara av fler uppgifter.

Många experter hävdar att produktiviteten ökar med nästan 25% samma dag man börjar med att arbeta med listor.

Tips 3. Använd A, B, C, D och E-metoden för att prioritera
En av de största nycklarna till ökad produktivitet är att välja ut den uppgift som har högst prioritet och arbeta med den tills den är genomförd. De flesta time-management tekniker går ut på att hjälpa till och identifiera denna uppgift med högst prioritet och genomföra den. Detta stämmer ju med mycket sunt förnuft och ordspråk som säger att om ett problem är för enkelt så är det bara att skjuta upp det.

Det lättaste sättet att prioritera är att tänka på de konsekvenser som det innebär att göra eller att inte göra en specifik uppgift. En viktig uppgift är en uppgift som får stora konsekvenser om den görs eller inte görs. ABCDE-metoden går ut på att man noggrant går genom sin lista och till varje punkt på listan sätter en av de ovanstående bokstäverna för att markera dess prioritet.

  • A – markerar en mycket viktig uppgift. Detta är en uppgift som måste göras och som innebär stora konsekvenser om den genomförs eller ignoreras.
  • B – markerar en uppgift som man bör göra men den är inte lika viktig som en A-uppgift. Där finns konsekvenser om man gör den eller inte men det är bara milda konsekvenser som inte håller i sig särskilt länge. Regeln är att man inte får göra några B-uppgifter så länge där finns A-uppgifter att göra.
  • C – markerar uppgifter som är nice att göra men som inte är kopplade till några som helst konsekvenser. Exempel: ringa en vän, läsa tidningen, prata med kollegor, dricka kaffe etc. Regeln är att man inte får göra några C-uppgifter så länge där finns B-uppgifter att göra.
  • D – markerar en uppgift som man kan delegera eller outsourca till någon annan som kan genomföra den minst lika bra som du. Regeln som man bör tänka på är att man bör delegera så mycket som möjligt för att frigöra sig själv tid att arbeta med A- och B-uppgifter.
  • E – står för eliminera och markerar uppgifter som bör elimineras och som inte innebär några som helst konsekvenser om de inte genomförs.

När du har satt upp följande bokstäver vid varje uppgift på din lista gå igenom listan igen och börja prioritera inom de olika kategorierna. Sätt en 1:a bredvid A:et på den absolut viktigaste uppgiften du har. En 2:a vid näst viktigaste och fortsätt så. Använd sedan din självdisciplin för att genomföra de viktigaste uppgifterna först.
Tips 5. Separera de viktiga uppgifterna från de akuta
Nästa uppgift är att separera de viktiga uppgifterna från de akuta. Varje uppgift kan ha följande fyra prioriteringar:

  • Akut
  • Inte akut
  • Viktigt
  • Inte viktigt

Den första typen av uppgifter är både viktiga och akuta. Det är saker som måste göras just nu. Exempel är telefonsamtal från kunder, möten, nödlägen etc. I de flesta fall bestäms dessa uppgifter av andra människor. De är vitala för att du ska kunna genomföra ditt jobb – gör du inte dem orsakar det stora konsekvenser.

Den andra typen av uppgifter viktiga men inte akuta. Det är ofta uppgifter som har den största långsiktiga konsekvensen. Det kan vara uppgifter som egen utveckling/utbildning, träning eller tillbringandet av tid med sin familj. Det är en uppgift som kan skjutas fram och genomföras senare. Dock bör man vara uppmärksam eftersom dessa uppgifter har konsekvenser som kan ha största långtgående konsekvenserna. Dessa kan vid tillfälle bli oerhört viktiga ochoerhört akuta om de skjuts upp för länge.

Den tredje typen av uppgifter är akuta men inte viktiga. Det kan vara telefonsamtal, kollegor på rummet, samtal om saker på tv etc. Många tycker tyvärr att de arbetar när de utför dessa uppgifter.

Den fjärde och sista kategorin av uppgifter är de uppgifter som varken är akuta eller viktiga. Det är meningslösa aktiviteter som är helt irreleventa t.ex. att läsa aftonbladet, ringa hem för att se vad som är till middag, gå och shoppa etc. Det är uppgifter som inte alls bidrar till ditt jobb eller din personliga utveckling.

Nyckeln till att fördubbla din produktivitet är att främst göra saker som är akuta och viktiga och sedan de som är viktiga men inte akuta. Mycket disciplin ligger i att begränsa den tredje och fjärde typen av aktiviteter. Man ska alltid försöka fråga sig – vad är den potentiellt långsiktiga konsekvensen att göra/inte göra denna uppgift? Låt sedan ditt svar guida din prioritering.

Fortsättning lär följa senare – nu ska jag göra min första lista…

Relaterade inlägg på bloggen:

Relaterade etiketter och ämnen

ledarskap, litteratur

Kommentera

5 kommentarer finns till denna artikel:

  1. Vit pil

    Hej!
    Jag håller helt med – att lista det man behöver göra för att nå långre är ett smart sätt att hjälpa sig själv. Att ta ett papper och sätta igång att bara helt enkelt skriva ner allt man kan komma på hjälper mig att komma ner i varv och se det jag hade i tankarna. Mycket bra! Jag lägger till att ha det lagom ordnat på skrivbordet också hjälper till.

    Tavk för en kanonsida! Nu har jag den under favoriter och ska läsa vidare. Funderar på att gå med i nätverket.
    Mvh Maria på MIKu
    http://www.miku.se

    Gravatar ikon för användaren
    Maria på MIKU
  2. Vit pil

    Hehe, det var en onödigt politiskt korrekt variant av amerikanska marinkårens klassisk ordspråk. Jag föredrar Prior Planning Prevents Piss Poor Performance ;)

    Gravatar ikon för användaren
    Ravenwood
  3. Vit pil

    Haha… Jo, jag har läst Diceman – kommer mest ihåg den som en ganska erotisk novell… :D

    Men visst – hamnade rätt snabbt i går i situationen med flera stycken uppgifter på samma nivå. Då fungerar det lika bra att slå tärning som något annat. Vad man däremot bör fråga sig om man gör vissa saker bara för att undvika något annat – man gör en sak för att undvika en konflikt eller liknande (jag hade en tendens att förr i tiden göra det).

    Visst är det en konst att delegera – jag själv övar varje vecka – jag har en bra form av kontraktörer – anställda… :) Tumregeln som jag följer är att om någon kan jag göra det jag kan minst hälften så bra som jag så är det värt att delegera.

    //madwax

    Gravatar ikon för användaren
    madwax
  4. Vit pil

    Brian Tracy har rätt i listan. Att lista saker som ska göras under dagarna och göra de en efter en till slut innan man påbörjar nästa grej är essentiellt för att bli framgångsrik. Detta betyder inte att du behöver vara just den person som gör saken praktiskt sett.

    Du kan delegera om du kan den konsten (för delegering är en konstart och tar lite tid att behärska). Då kan du åstadkomma en hel veckas arbete (till och med en månads arbete) på i princip en dags välplanerat arbete. Jag använder kontraktörer själv, vilket underlättar en hel del. Rekommenderat.

    Sedan är det bra att prioritera bort allt som inte har direkt relevans för den framgång du söker. Gör bara det som har mest vikt just nu och kasta bort exakt allt annat. Det skapar bara stress och stress leder till ofokuserat arbete. Ofokuserat arbete leder till undergång.

    Jag brukar slå tärning om vad jag ska få gjort om dagarna. Låter knäppt, men pröva att lista saker som har lika stor vikt, men som inte kan göras allt på en gång utan du måste välja.

    Säg att du har 6 val att välja mellan, men du kan inte välja. Alla val har samma vikt och är lika viktiga i dina ögon (high priority). Låt då tärningen välja vilket val som du ska fokusera helt på från start till slut. Låt de andra valen vänta. Använd delegering på det valet som tärningen väljer så snart du kan. Gå sedan tillbaka till din lista med de kvarvarande hög prioritets uppgifterna och slå tärningen igen.

    Valet tärningen ger dig fokuserar du nu din tid på fullt ut. Jag vet att det funkar superbt, för jag gör det dagligen. Läs boken ”Tärningsmannen” (engelska titeln ”The Diceman”) skriven av Luke Rhinehart. En bok från 70 talet om en psykiatriker som en dag börjar använda tärningen som terapi modell för människor med beslutsångest. Han var också uttråkad personligen. Det var det som egentligen fick honom att starta med det hela. Väldigt intressant bok. Läs den så ska ni se. Den kommer öppna era ögon, men om ni gillar innehållet i det som ni öppnar upp ögonen för är en annan femma.

    Ã…terkom gärna med era recensioner.

    Gravatar ikon för användaren
    Mathias