Att fördubbla sin produktivitet – tips för att göra rätt sak i rätt tid…

Jan Bolmeson

19 januari, 2008

Jag satt och lyssnade på Brian Tracy (21 Ways to Double Your Productivity) ikväll och här följer några av russinen från kakan. Hans observation är att många framgångsrika människor är oerhört duktiga att använda sin tid till att göra rätt saker.

Jag instämmer i detta eftersom om det är något jag har pratat mycket med mina coacher om så är det att man sällan kan beskylla mina mentorer för att inte hela tiden göra ”rätt” sak vid ”rätt” tid. Jag har många gånger suttit och tänkt – nu är han ute och reser – men sedan har tiden visat att han ändå hade helt rätt. Jag själv är däremot inte lika duktig på det, därav detta inlägget:

Brian Tracy börjar med att definiera självdisciplin:

Självdisciplin är är förmågan är att få sig själv att göra det man borde göra när man borde göra det vare sig man känner för att göra det eller ej.

Han hävdar att det är lätt att göra det man borde gör när man ”känner” för det, däremot att göra det när man inte känner för det – det är det som är utmaningen och det är det somskiljer en från mängden och tar upp en till the fast-track.

Nedan följer några av hans tips för att få en högre produktivitet.

Tips 1. Glöm inte de 6 P:na för framgång
Enligt Tracy bör man komma hela tiden återkomma till de 6 p:na för framgång – Prior Proper Planning Prevents Poor Performance. Han hänvisar till 10%-regeln som säger att om du lägger ner 10% i början på att planera så kan du spara upp till 90% av den nödvändiga tiden för att utföra arbetet.

Tips 2. Använd listor
För att komma igång bör man alltid ”think on paper” – det vill säga att man ska skriva ner allting på papper innan du börjar. Det stimulerar kreativiteten och fokus blir bättre än om man jobbar från huvudet.

Börja med att göra en ”master-list” som blir en sorts övergripande karta för det man vill åstadkomma i livet. Varje gång man kommer på något nytt så ska detta sättas upp på listan.

Börja varje månad att göra en ”månadslista” där du skriver ner allt du kan komma på som du bör göra de närmsta 4 veckorna. Bryt sedan ner din månadslista i en veckollista. I listan bör du även skriva ner när du tänker påbörja en uppgift på listan och när du ska vara färdig med uppgifterna.

Slutligen, och viktigast, lägg ett par minuter varje kväll till att skapa en dagslista för det som du tänker genomföra den kommande dagen – en slags dagslista. På så sätt låter du även ditt undermedvetna att arbeta på att lösa uppgifterna och problemen som du har på listan.

Om det tillkommer nya uppgifter under dagen se till att börja med att sätta upp den nya uppgfiten på listan INNAN du börjar med att göra den. Så fort som du är klar med en uppgift – kryssa av den från listan. På så sätt får du en spårbarhet över vad du åstadkommer samtidigt som du får en känsla av framgång att du gör och åstadkommer saker hela tiden. Det ger motivation och ger mer energi för att klara av fler uppgifter.

Många experter hävdar att produktiviteten ökar med nästan 25% samma dag man börjar med att arbeta med listor.

Tips 3. Använd A, B, C, D och E-metoden för att prioritera
En av de största nycklarna till ökad produktivitet är att välja ut den uppgift som har högst prioritet och arbeta med den tills den är genomförd. De flesta time-management tekniker går ut på att hjälpa till och identifiera denna uppgift med högst prioritet och genomföra den. Detta stämmer ju med mycket sunt förnuft och ordspråk som säger att om ett problem är för enkelt så är det bara att skjuta upp det.

Det lättaste sättet att prioritera är att tänka på de konsekvenser som det innebär att göra eller att inte göra en specifik uppgift. En viktig uppgift är en uppgift som får stora konsekvenser om den görs eller inte görs. ABCDE-metoden går ut på att man noggrant går genom sin lista och till varje punkt på listan sätter en av de ovanstående bokstäverna för att markera dess prioritet.

• A – markerar en mycket viktig uppgift. Detta är en uppgift som måste göras och som innebär stora konsekvenser om den genomförs eller ignoreras.
• B – markerar en uppgift som man bör göra men den är inte lika viktig som en A-uppgift. Där finns konsekvenser om man gör den eller inte men det är bara milda konsekvenser som inte håller i sig särskilt länge. Regeln är att man inte får göra några B-uppgifter så länge där finns A-uppgifter att göra.
• C – markerar uppgifter som är nice att göra men som inte är kopplade till några som helst konsekvenser. Exempel: ringa en vän, läsa tidningen, prata med kollegor, dricka kaffe etc. Regeln är att man inte får göra några C-uppgifter så länge där finns B-uppgifter att göra.
• D – markerar en uppgift som man kan delegera eller outsourca till någon annan som kan genomföra den minst lika bra som du. Regeln som man bör tänka på är att man bör delegera så mycket som möjligt för att frigöra sig själv tid att arbeta med A- och B-uppgifter.
• E – står för eliminera och markerar uppgifter som bör elimineras och som inte innebär några som helst konsekvenser om de inte genomförs.

När du har satt upp följande bokstäver vid varje uppgift på din lista gå igenom listan igen och börja prioritera inom de olika kategorierna. Sätt en 1:a bredvid A:et på den absolut viktigaste uppgiften du har. En 2:a vid näst viktigaste och fortsätt så. Använd sedan din självdisciplin för att genomföra de viktigaste uppgifterna först.
Tips 5. Separera de viktiga uppgifterna från de akuta
Nästa uppgift är att separera de viktiga uppgifterna från de akuta. Varje uppgift kan ha följande fyra prioriteringar:

• Akut
• Inte akut
• Viktigt
• Inte viktigt

Den första typen av uppgifter är både viktiga och akuta. Det är saker som måste göras just nu. Exempel är telefonsamtal från kunder, möten, nödlägen etc. I de flesta fall bestäms dessa uppgifter av andra människor. De är vitala för att du ska kunna genomföra ditt jobb – gör du inte dem orsakar det stora konsekvenser.

Den andra typen av uppgifter viktiga men inte akuta. Det är ofta uppgifter som har den största långsiktiga konsekvensen. Det kan vara uppgifter som egen utveckling/utbildning, träning eller tillbringandet av tid med sin familj. Det är en uppgift som kan skjutas fram och genomföras senare. Dock bör man vara uppmärksam eftersom dessa uppgifter har konsekvenser som kan ha största långtgående konsekvenserna. Dessa kan vid tillfälle bli oerhört viktiga ochoerhört akuta om de skjuts upp för länge.

Den tredje typen av uppgifter är akuta men inte viktiga. Det kan vara telefonsamtal, kollegor på rummet, samtal om saker på tv etc. Många tycker tyvärr att de arbetar när de utför dessa uppgifter.

Den fjärde och sista kategorin av uppgifter är de uppgifter som varken är akuta eller viktiga. Det är meningslösa aktiviteter som är helt irreleventa t.ex. att läsa aftonbladet, ringa hem för att se vad som är till middag, gå och shoppa etc. Det är uppgifter som inte alls bidrar till ditt jobb eller din personliga utveckling.

Nyckeln till att fördubbla din produktivitet är att främst göra saker som är akuta och viktiga och sedan de som är viktiga men inte akuta. Mycket disciplin ligger i att begränsa den tredje och fjärde typen av aktiviteter. Man ska alltid försöka fråga sig – vad är den potentiellt långsiktiga konsekvensen att göra/inte göra denna uppgift? Låt sedan ditt svar guida din prioritering.

Fortsättning lär följa senare – nu ska jag göra min första lista…

Relaterade inlägg på bloggen:

• Ledarskap och tidplanering