Serie: Den hemliga VD-manualen (”Swanson’s unwritten rules of management”)

Jan Bolmeson

30 september, 2008

Den har aldrig getts ut av ett förlag och säljs inte längre i butik. Det finns bara ett begränsat antal exemplar. Jack Welch kallade den för “A neat little manual” och när Warren Buffett fick tag på den så skickade han ut den till sina VD:ar. Bill Swanson’s oskrivna regler för management är en “hemlig” handbok för framgångsrika vd:ar likt Sun Tzu:s bok var en handbok för framgångsrika generaler.

Den hade sitt ursprung i en PowerPoint som VD:n för Waltham, ett amerikanskt företag inom vapenindustrin, visade för sina ingenjörer och forskare. Ett tag senare blev Swanson, som då tillbringat hela sin karriär på motsvarande företag, Raytheon, ombedd om han inte kunde skriva ner sina regler på papper. Det gjorde han och resultatet blev ett 40sidors, 7x15cm centimeters häfte som delades ut till chefer och utvalda kunder.

Vissa av reglerna har följt chefer och ledare i generationer och publicerades i ”The unwritten Laws of Engineering” (W.J. King, 1944). Under ett tag kunde detta häfte beställas via Raytheons hemsida, men det drogs tillbaka då Swanson anklagades för plagiat. Jag började söka efter detta häfte, ”Swanson’s (un)written rules of management”, tidigare i våras och under sommaren fick jag äntligen tag på ett för många hundralappar på Ebay. Häftet består av ett antal lagar för management och ledarskap, varav många är väldigt tänkvärda och alla som tar dem till sig kommer garanterat att ha nytta av dem på sina respektive arbetsplatser.

1. Lär dig att säga ”jag vet inte”, om det används vid rätt tillfälle, kommer det användas ofta.
2. Det är lättare att sätta igång något än att avsluta det
3. Om du inte är kritiserad, kan det betyda att du inte åstadkommer mycket
4. Leta efter det som saknas. Många vet hur man förbättrar det redan befintliga; få ser det som saknas
5. När något dyker upp på en PowerPoint är det att anse att det är allmän kunskap och att alla känner till det.
6. Arbeta för en chef till vilken du kan säga som det är. Du kan inte välja din familj, men du kan välja din chef
7. Säkerställ kontinuerligt att den erhållna nyttan är vad den var planerad att vara
8. Hur triviala dina första arbetsuppgifter än må vara, genomför dem på absolut bästa sätt
9. Envishet är lösningen till svårigheter, modlöshet och likgiltighet. Gör dig inte känd som en bra igångsättare och dålig avslutare
10. I projekt, vänta inte på andra – följ upp dem och se till att saker blir gjorda
11. Bekräfta instruktioner till andra, och deras åtagande, skriftligen. Förutsätt inte att det blir gjort bara för att du säger så.
12. Var inte blyg, säg ifrån, uttryckdig och promota dina idéer – ditt värde ligger i ditt bidrag.
13. Erfarenheten visar att de som talar mest kompetent och förtroendeingivande är ofta de som slutar med uppgiften att slutföra uppgiften.
14. Sträva efter att vara rak, kortfattad och tydlig i din kommunikation
15. Var försiktig och noggrann i dina utsagor
16. Glöm inte att du alltid arbetar för någon annan. Håll honom eller henne informerad. Det som chefen vill, inom ramarna för din integritet, är alltid din viktigaste uppgift
17. Löften, planer och uppskattningar är viktiga instrument i ett välskött företag. Du måste ge löften – använd inte den alltför välanvända flytande frasen – ”det beror på…”.
18. Rikta aldrig ett klagomål till toppen; det är en förolämpning at cc:a en persons chef med en kopia på ett klagomål utan att personen ifråga har fått en chans att svara på klagomålet.
19. När du har att göra med folk utanför företaget, glöm aldrig att du representerar företaget. Var extremt försiktig med löften och åtaganden.
20. Förfina konsten och vanan att bryta ner ämnen till dess minsta beståndsdel – ett 60-sekunders elevator-speech är det bästa sättet.
21. Bli inte uppjagad i nödlägen: stanna kvar med fötterna på jorden
22. Förfina konsten och vanan att fatta snabba, tydliga och klara beslut
23. När ett beslut ska fattas är alltid fördelarna lättare att handskas med än nackdelarna. Din chef vill ha underlag om båda
24. Förlora aldrig ditt sinne för humor
25. Ha roligt när du arbetar, det syns i ditt arbete. Ingen gillar en surpotta förutom möjligtvis en annan surpotta.
26. Behandla ditt företags namn som om det vore ditt eget
27. Be alltid om de dåliga nyheterna
28. Du minns en tredjedel av det du läser, hälften av det folk berättar för dig men du minns 100% av vad du känner.
29. Du kan inte polera upp en sportsko.
30. När du står inför problem som har tendens att bli uttdragna, identifiera snabbaste vägen från problem till lösning
31. När du står inför beslut, försök se dem som om du var en nivå högre upp i företaget. Ditt perspektiv kommer att ändras snabbt.
32. En person som är trevlig mot dig men otrevlig mot kyparen – eller mot andra – är inte en trevlig person.
33. Var aldrig rädd för att pröva något nytt. Kom alltid ihåg; en amatör byggde en ark som överlevde syndafloden, medan en stor grupp professionella ingenjörer byggde Titantic.