Struktur för personlig effektivitet – att göra rätt sak vid rätt tillfälle

Jan Bolmeson

27 juli, 2010

I min roll som mentor och som företagsledare har jag de senaste månaderna försökt hitta en struktur som fungerar och säkerställer till att jag gör rätt sak, vid rätt tillfälle på både kort och lång sikt.

Utmaningarna, som du kanske känner igen dig i, som jag har velat lösa är:

• Brandsläckning – jag har under längre tid arbetat väldigt hårt, men mycket kortsiktigt, vilket mest kan liknas vid brandsläckning. Det fungerar, men problemet är att jag inte når varken ypperlighet i det jag gör eller att jag har en arbetssituation som är rolig/tillfredsställande.
• Känsla av otillräcklighet/stress – Ett symptom, som en följd av ovanstående kontinuerliga brandsläckning, har varit att jag hela tiden har känt mig otillräcklig och känt att jag skulle kunna ha gjort lite mer.
• Göra det som borde göras – Många gånger har jag känt att jag vet vad som borde göras, men sedan av någon outgrundlig anledning gör jag inte det, utan jag jobbar hårt och länge hela dagen, men inte med det som jag kanske innerst inne vet skulle gjort den största skillnaden.

När jag funderat ytterligare ett tag, så kom jag fram till ytterligare följande tre krav på den kommande strukturen:

• Utrymme för spontanitet – strukturen måste ge utrymme för spontanitet, i min roll som företagsledare så kommer det många gånger in oplanerade möten, mejl och förfrågningar och strukturen måste därmed ha en inneboende flexibilitet och utrymme för spontanitet.
• Ha en inbyggd balans mellan produktion och produktionsförmåga – Klas Hallberg har en fantastisk metafor som handlar om två skogshuggarlag som är ute och hugger skog. En dag kommer det dit en inspektör som ska inspektera de två olika lagen. Första dagen följer inspektören med det första laget och ser förnöjt hur de arbetar hårt, hugger träd, skippar rast och tar kort lunch – allt för att hugga så många träd som möjligt. Nöjd konstaterar inspektören i slutet av dagen att laget huggit hela 80 träd. Nästa dag följer han med det andra laget, till skillnad från det första laget tar detta laget det lugnt, strax innan lunch försvinner en skogshuggare för att förbereda lunchen, samma sak innan fika klockan 15. Dessutom passar de på att ta lite längre lunch och inspektören är väldigt orolig. Hur ska det gå? De bara tar rast hela tiden! I slutet av dagen går han för att räkna träden och konstaterar att de har huggit ner hela 120 träd! Hur kan det vara möjligt? Han tror inte sina ögon och går och frågar förmannen – hur kan det vara möjligt? Jo, säger förmannen, under fikan och lunchen passar vi alla på att slipa yxorna…
• Kunna stödjas av Outlook – Sedan ett par år använder jag uteslutande Microsoft Outlook som mitt viktigaste verktyg, där jag har mejl, kalender och all viktig information och det är viktigt för mig att strukturen kan stödjas av Outlook.
• Vara inspirerande och skapa resultat – Slutligen är det också extremt viktigt att strukturen verkligen skapar resultat och är rolig och enkel att jobba med.

Idag kan jag verkligen säga att jag har en struktur som jag tycker mig att fungera och uppfyller på de flesta av ovanstående krav. Strukturen är i stora drag en kombination av många olika tekniker för projektledning, personlig effektivitet och tidshantering. Den bygger på bl.a. den agila SCRUM-processen som används inom mjukvaruutveckling, tankar från Brian Tracy i boken ”Svälj den fulaste grodan först”, Balansekonomis utbildning och vägkarta, och framförallt Stephen Coveys tankar i boken ”7 habits of successful people”.

Steg 1. Identifiera dina roller

Det första steget är att identifiera de olika rollerna som du har i ditt liv. En roll kan vara ett ansvarsområde, ett område som är viktigt för dig eller ett område som du vill ha nya resultat i. I Balansekonomi kallar vi dessa roller eller områden som de spel eller lekar som du har valt att ha i ditt liv.Detta steget förutsätter att du har de roller i livet som är viktiga för dig och att de är i linje med din vision. Om de inte är det så behöver man göra ett arbete innan detta steget som handlar om din vision.

För att ge dig ett exempel hur det kan se ut, så finns några av mina roller nedan:

Personliga roller:

• Äkta make/blivande pappa
• Son/Bror
• Vän
• Egonaut/Personlig utveckling
• Investerare

Professionella roller:

• Arbetande styrelseordförande Balansekonomi
• Mentor i traineeprogrammet i Balansekonomi
• Handledare i 10-veckorsutbildningen och workshopen
• Strukturansvarig i Balansekonomi

• Arbetande ägare i Bolmeson Holding AB
• Programmerare, bl.a. för Balansbladet

Steg 2. Identifiera dina långsiktiga mål för varje roll

För varje roll som du identifierar i föregående steg, sätt upp långsiktiga mål – gärna ända upp till 5 år om möjligt. Sätt upp mål, gärna enligt denna artikeln, utan att fundera på hur det skall gå till eller resonera om huruvida det är möjligt eller ej. I ett målsättningsarbete se gärna till att dina mål är S.M.A.R.T.A (Specifika, Mätbara, Aggressiva, Roliga, Tidsbestämda och Adresserade). Alltså, för att strukturera upp det:

• Börja med att välja ut en roll
• Fundera på var du skulle vilja vara med den rollen om 5 år (börja med om fem år, så att du inte förvirrar arbetet med ett prognosarbete :) )
• Se till att du under målsättningsarbetet INTE begränsar dig av HUR det skall gå till, eller OM det är möjligt
• Formulera målet enligt SMARTA mål modellen.
• Bryt ner 5-års målet i delmål, gärna ett mål fyra år framåt i tiden
• Ytterligare ett tre, två och ett år framåt i tiden och till och med 6 månader framåt

Ett exempel hur det har sett ut för mig tidigare under året:

• Roll: Styrelseordförande och Strukturansvarig i Balansekonomi
• Mål om 12 månader: Ökat omsättning 20% med bibehållen vinst till den 2011-04-30
• Mål om 6 månader: Automatiserat processerna inom företaget, samt skapat team kring dem 2010-10-30
• Mål om 3 månader: Dokumenterat processerna. 2010-07-30

Eller ett andra exempel är:

• Roll: Investerare
• Mål om 4 år: Att den 2014-09-06 ha ett eget kapital på 5 miljoner
• Mål om 3 år: Att den 2013-09-06 ha ett eget kapital på 3.8 miljoner
• Mål om 2 år: Att den 2012-09-06 ha ett eget kapital på 3.0 miljoner
• Mål om 1 år: Att den 2011-09-06 ha ett eget kapital på 2.5 miljoner
• Mål om 6 mån: Att den 2010-09-06 ha ett eget kapital på 1.7 miljoner

Eller ett tredje exempel kan vara:

• Roll:Äkta far
• Mål om 2 år: Att den 2012-09-06 ha en 1,5 åring som är trygg, kärleksfull och väldigt nyfiken på världen

Så, som du ser så är det viktigt att inte följa strukturen slaviskt utan anpassa den efter målet och sammanhanget. Ibland fungerar det med långsiktiga mål, men ibland är det inte tillämpbart.

Steg 3. Inled veckan med planering och kategorisering av uppgifterna

För mig fungerar det att planera min tid och uppgifter veckovis, eftersom det ger utrymme till flexibilitet, men du kan välja tidsperiod själv. I exemplet nedan utgår jag från en veckovis planering.

Börja med att planera din vecka utifrån dina roller och målen på 3 eller 6 månaders sikt. Ta roll, för roll och skriv ner en eller flera aktioner som du behöver göra för att nå det närmaste delmålet. Kombinera det med övriga uppgifter som ligger på ditt på bord i en lista utan inbördes ordning och relevans.Bryt gärna ner aktiviteterna så att de kan slutföras i rimliga block om t.ex. förmiddag eller eftermiddag (ca 1-4h).

Som exempel:

• Roll: Strukturansvarig och Styrelseordförande
• Veckomål:
  • Genomföra processkartläggning (hänger ihop med att dokumentera processerna)
  • Dokumentera i form av processkarta (hänger ihop med att dokumentera processerna)
  • Kontrollera kalendarium på hemsida mot utbildningsschema och enskilda kalendrar (övrig uppgift)
  • Svara på supportmejl i inkorgen
  • Handleda praktikant
  • Skriva Sharepoint instruktion

När du har identifierat alla potentiella aktiviteter så är det dags att börja kategorisera dem, och till det använder jag en variant på Coveys prioriteringsmatris, enligt nedan.

Nästa steg är att kategorisera de olika aktiviteterna i den kvadrant som de hör hemma:

• Kvadrant I: Viktigt och Brådskande (Brandsläckning)
  Denna kvadranten brukar även kallas för behovskvadranten, i den finner du allt sådant som andra kräver av dig, deadline-drivna projekt, kriser och akuta problem . Många gånger gäller det att hantera de aktiviteter i denna kvadrant som behöver hanteras, och så snabbt som möjligt gå över och arbeta i kvadrant II, som långsiktigt hjälper dig att undvika att problem dyker upp i kvadrant I.
• Kvadrant II: Viktigt men ej brådskande (Kvalitetstid)
  Detta är kvadranten som du bör fokusera ditt arbete i, det är kvadranten som handlar om att göra sådant som är långsiktigt viktigt, att vässa yxan enligt skogshuggarmetaforen, det kan handla om relationsskapande, planering, förebyggande arbete, agerande på möjligheter, utveckling och ständigt lärande.
• Kvadrant III: Brådskande men ej viktigt (Distraktion)
  I denna aktivitet återfinner vi större delen av vår tid om vi inte är uppmärksamma på det, här finns vissa mejl, vissa telefonsamtal, vissa (onödiga) möten, vanliga avbrott eller popuära aktiviteter. Försök om möjligt undvika spendera tid i denna kvadrant.
• Kvadrant IV: Ej brådskande och ej viktigt (Slöseri på tid)
  Detta är kvadranten som helt och hållet bör undvikas, här hamnar slötittande på tv, slösurfning, vissa email, telefonsamtal etc. Rationalisera bort tid i denna kvadranten så fort som möjligt.

Med fördel kan du rita in kvadranten på ett stort A3-papper och använda små post-it lappar för de olika aktiviteterna när du sätter in dem i rätt kvadrant – på det sättet blir det mer illustrativt.

När du sedan har kategoriserat alla aktiviteterna, titta efter om det är några aktiviteter som du kan:

• Delegera – det vill säga be någon annan om hjälp med dem så att de försvinner från ditt bord
• Pausa – det vill säga skjuta upp aktiviteten till en specifik tidpunkt, att de inte behöver göras just nu.
• Avskriva – det vill säga att det är en uppgift som du faktiskt överhuvudtaget inte behöver göra

på detta sättet får du tre verktyg för att flytta aktiviteter från dina olika kvadranter, utan att du själv behöver lägga tid eller energi på dem.

Nästa steg är att nu när du har de slutgiltiga aktiviteterna i de olika kvadranterna, ordna dem i prioritetsordning från t.ex. 1, 2, 3…. På så sätt får du förutom en kategorisering även en andra ordning i varje kvadrant så att du vet vad du kan börja att göra när du väl sitter där.

Nästa steg som du kan göra beroende på hur bunden du är av en kalender, är att sätta in aktiviteterna på dagsbasis för veckan. T.ex. att processkartläggning skall ske tisdag förmiddag. Se till att även skapa utrymme för flexibilitet och oförutsedda händelser och aktiviteter.

Steg 4. Skapa en display för dina kvadranter och kommunicera dem

Nästa steg är att illustrera eller skapa din kvadrant med de olika uppgifterna i verkligheten. Jag själv använder ”uppgifter”-funktionen i Outlook för att representera mina uppgifter av flera anledningar – inte minst för att den synkar mellan mina datorer och min telefon. Men det fungerar lika bra att tejpa upp en kvadrant på kylskåpet och sätta in post-it lappar, att ha en whiteboard-tavla eller ett A3-papper.

Nästa trick för att säkerställa att det verkligen händer är att kommunicera det du avser att göra under veckan. I Balansekonomi använder vi en struktur där var och en förbereder sin lista med uppgifter och sedan redovisar vi den för varandra varje måndag förmiddag och sedan följer vi upp på den på fredag eftermiddag. Genom att göra på detta sättet hjälper vi till att hålla varandra till en hög nivå och ser till att vi håller varandra till vårt ord. Privat gör jag och min fru samma sak i form av söndagsmöten där vi planerar den kommande veckan.

Målet med att kommunicera sina uppgifter i kvadranterna är lånat från SCRUM att:

• Dela åtagandet,
• Kommunicera hur det går till teamet och andra observatörer och intressenter
• Identifiera hinder och problem så att teamet kan ta steg för att hantera dem
• Sätta och hålla riktningen och fokus
• Bygga team och teamkänsla

Frågor som man kan använda med fördel är:

• Vad är målet?
• Hur går det?
• Är det något du behöver hjälp med?

Vi har, enligt ovan, formella möten två gånger i veckan och informella avstämningar däremellan – men man kan likaväl ha dessa möten varje dag, med fördel varje morgon. Ett av tricken med dessa möten är att de ska gå snabbt och effektivt. I mjukvaruvärlden kallar man dem för Stand-up meetings, eftersom ett av kravet när man har dessa möten är att man ska stå upp och man får inte dricka kaffe. På det sättet har man infört en struktur för att hålla mötet kort och effektivt, för ingen orkar stå och lyssna längre än en kvart och särskilt inte om man inte får ha något i handen som t.ex. kaffe.

En inspiration från datavärlden är också att där håller man detta mötet kring en stor whiteboard tavla där alla personerna finns uppsatta, deras uppgifter för veckan i prioritetsordning samt hur statusen är för uppgifterna i form av post-it lappar som flyttas till olika kolumner beroende på status (att göra, under arbete, för granskning, avslutat).

Steg 5. Just do it!

Som sista steg så kan jag bara citera Nikes berömda slogan, sedan handlar det om att börja göra. Börja, som Brian Tracy skriver, med att äta den fulaste grodan först genom att göra det i kvadrant I och II som har högst prioritet enligt den ordning som du har skapat.

Lycka till!

Appendix A – Anpassa uppgiftsfunktionen i Outlook för ditt arbete

Som jag skrivit flera gånger ovan, så använder jag Outlook för att ha mina uppgifter samlade på ett och samma ställe, men även för att mina kollegor skall ha tillgång till det och kunna se vad jag arbetar med för tillfället. Nedan följer en kort introduktion till hur man kan anpassa uppgifter i Outlook för att stödja dig i arbetet.

I Outlook 2007 och 2010 finns funktioner för att skapa egna anpassade vyer för t.ex. uppgifter och det går med fördel att anpassa en uppgiftsvy så att den fungerar enligt principerna i denna artikel. Slutresultatet kan då se ut något som följande (klicka för att göra bilden större)

Notera särskilt följande i bilden:

• A – Listan med aktiva uppgifter grupperade efter Covey kvadrant
• B – Hur jag har anpassat olika vyer där jag kan se alla uppgifterna grupperade efter roll, efter kvadrant eller efter personer
• C – Hur jag har anpassat översiktsfältet enligt samma princip och alltid har det med mig i alla vyer

För att skapa en liknande vy i din egen Outlook behöver du göra följande (det kan skilja sig lite beroende på vilken version du använder).

1. Starta outlook och klicka på uppgifter.

2. Gå in via menyn och klicka på Visa => Aktuell vy => Definiera vy.

3. Klicka på ”Ny”

4. Kalla vyn för t.ex. ”Covey Kvadranter”

5. Klicka på OK. För att komma till inställningsrutan för vyn

6. Nästa steg nu blir att anpassa vyn så att den motsvarar de krav som vi har enligt ovan. Klicka på fält:

7. Nu gäller det att välja de fält som vi vill ha utöver de som är fördefinierade. Eftersom jag inte har kommit på hur man kan skapa egna fält, har jag valt några av de som finns som standard och sedan helt sonika döper jag om dem. T.ex. väljer jag i rullistan”Alla uppgiftsfält” för att få tillgång till fälten för upppgifter.

Sedan flyttar jag över de fält utöver de vanliga som jag vill. De två som jag brukar välja är ”Roll”, ”Fakturering” och ”Företag”. Du kan välja vilka du vill, men jag rekommenderar dessa, eftersom dessa har fördelen att de är standardfält som dessutom synkas med Sharepoint (eftersom där är en bugg som vanligttvis gör att alla fält inte synkas). Sedan tar jag även bort fält jag inte tänker använda, eller inte har nytta av. Min fältlista ser alltså sedan ut som följer:

8. Nästa steg är att klicka på OK och komma tillbaka till inställningarna för vyn.

9. Klicka på nedersta knappen ”Formatera kolumner” för att få upp nedanstående ruta

I denna döper jag om:

• ”Fakturering” till ”Ordning” som ska ange 1, 2… ordningen för uppgifterna inom en kvadrant
• ”Företag” till ”Covey Kvadrant” där jag kommer att skriva in ”Kvadrant I (brandsläckning)”, ”Kvadrant II (kvalitetstid)” etc.

Klicka sedan på OK.

10. Nu bör du vara tillbaka på inställningssidan igen enligt nedan:

11. Klicka nu på knappen Gruppera för att få upp nedanstående ruta:

I denna rutan välj ”Alla uppgiftsfält” i rullistan längst ner till vänster. I rullistan längst uppe, välj nu ”Företag”.

Klicka sedan på OK för att komma tillbaka till inställningssidan enligt nedan.

Klicka sedan på knappen sortera och välj ”Alla uppgiftsfält” i rullistan längst ner och ”Fakturering” i rullistan överst, enligt bild nedan:

Klicka på OK.

Klicka på OK igen. Nu bör du sen sida som ser ut som följer:

Nu är det dags att lägga till ett par testuppgifter. Klicka på första raden och fyll i enligt nedan. Efterhand som du fyller i så kommer Outlook nu att gruppera och sortera enligt de inställningar som du har gjort ovan.

Så, färdigt! :)