En del skrivare har funktioner som “scan to email” och jag undrar om någon har kollat upp hur dessa email hanteras?
Vilken mail server används och sparas dessa på servrarna?
Tänker på sekretess och liknande och gillar inte att filer hamnar hos Canon, HP, Brother etc.
Vad säger tillverkarna?
Gäller både hemmaskrivare och de på biblioteken etc. De på företagen kan hamna både på interna och tillverkarnas servrar.
Jag kan försöka leta själv, men undrar om någon annan redan vet så slipper jag leta
För att använda den funktionen på en HP-hemma-skrivare så var jag tvungen att signera ett avtal och mejlen har en HP-adress som avsändare. Så jag tänker att den förmodligen går via deras servrar.
Om skrivaren kräver att du konfigurerar en utgående epostserver samt användarnamn och lösenord, då går det via den servern.
Om du skannar på biblioteket så går det sannolikt via bibliotekets server.
På mitt jobb så vet jag att det går via jobbets servrar. De släpper inte den kontrollen.
Räkna med att mejl sparas åtminstone tillfälligt på de servrar som mejlet passerar. Om mottagarens server ligger nere så brukar mejlet köas i upp till ett par dagar.
Är det just specifikt scanna direkt till e-post som du är ute efter? E-post har ju generellt inte speciellt hög sekretess (förutom i vissa speciella fall som inte brukar gälla skrivare)?
Skulle ranka alternativen:
-Pull-scanning där datorn hämtar in bild/dokument direkt från scannerna
Push-scanning
-Scan to USB
-Scan to FTP (om man kan använda kryptering)
-“Scan to folder” så länge du litar på leverantören.
-“Scan to Cloud” -"-
Personligen scannar jag de flesta dokument till Onedrive (för vilken jag har 2FA med biometri aktiverat).
Skanna till email vet jag inte. Men mitt blod kokar mot HP!
Har en HP skitare med scanner… världens jävla skumraskföretag. Skitaren funkade bra i ett år. Kunde använda appen och styra via wifi för att skriva ut, skanna kopiera editera och allt. Jättesmidigt! Inget konto eller logint. Måste bara vara på samma nätverk.
Tills en dag jag som vanligt ville skanna och använda appen för att styra skitaren lite snabbt.
Då dök det upp en popup som informerade mig om att vill jag styra skitaren som jag gjort i ett år hittills måste jag registrera ett konto, ange min personliga information som namn, adress telefon nummer mm.
För att skanna ett dokument via wifi!!! Varför behöver jag plötsligt ett konto?? Ursäkta men jag är i detta fall totalt förbannad. Det var inte dealen när jag köpte den att jag behöver ett konto för att använda appen.
Jag blir så less på livet. Allt, precis all blir bara sämre och sämre och man blir lurad till höger och vänster vart man än vänder sig. Tillochmed mitt favoritknäckebröd är mindre, dyrare och smakar sämre med det “nya bättre receptet”
Har satt upp scan to email för många företag och kommuner genom åren.
Det är ganska spridda skurar beroende på vilken leverantör av skrivare som de har.
Sen ett antal år tillbaka kör de flesta ett dedikerat mail konto i 365 som scannar direkt till Microsoft 365 där den hittar sin adress lista om den körs internt.( i alla fall mina stora kommunala kunder i Mälardalen vilket inkluderar 20+ kommunala bibliotek).
I vissa fall används smtp relay för skrivare som är äldre alternativt genom moderna appar i Azure om det är nyare varianter och kunden bryr sig om säkerheten.
Normalt sparas de scannade dokumenten i 30 dagar så man kan gå in att se vad som scannas, men har även sett retention hold på en del scanner konton som gör det möjligt att se dokument som skickats i 1 till 3 år bakåt i tiden.
Inte egentligen ute efter det, men ville veta hur det brukar vara uppsatt så att jag vet vad som gäller.
Scanna direkt till datorn är ett alternativ, vilket jag använder hemma nu med en flatbäddsscanner. Vill dock ersätta den med en kombinerad skrivare/scanner/kopiator.
Kan vara längre om man backar sin 365 användare och konton. Har obegränsad retentiontid för vissa av mina kunder i privat sektor.
Vet dock inte hur det ser ut i offentlig, skulle tro att gdpr cappar det eller att dem kör rensning vid varje utlogg från klienten.
Riksarkivet har instruerat myndigheter att gallra arbetsdokument av enklare karaktär löpande. Har man ingen särskild anledning att spara skannade dokument inuti skanningssystemet så låter det som att man bör konfigurera den gallringstiden extremt kort. Men jag är inte jurist så jag har säkert fel.
