Inför kommande flytt så har jag börjat rensa bland lådorna här hemma. I kategorin “viktiga papper” så finns det en väldig blandning av kvitton, brev, besked, avtal och annat som samlats på hög. Frågan är vad man egentligen bör spara på och vad jag ska återvinna. Det mesta finns, eller går att göra, digitalt. Men det är ofta lagrat hos ett företag eller myndighet. Är det tillräckligt bra att ha det där?
Undrar varför jag samlat på mig årsbesked från pensionsmyndigheten och banker, slutbesked för deklarationen, försäkringsbrev och en mängd kvitton som börjar bli väldigt gamla.
Det känns såklart ganska “tryggt” att ha kontroll över all dokumentation. Men, då det är fysiska papper så kan de försvinna lätt. Eftersom de inte ligger i bankfack eller liknande så kanske de inte är så viktiga trots allt?
Hur gör ni andra? Vad sparar ni på och hur länge sparar ni? Har ni någon regel vad gäller vad ni ska spara?
Jag skall väl börja med att säga att jag på en arbetsplats gick under nick:et: Tromben, då jag enligt kollegor kunde gå fram som en yrvind på deras skrivbord…
Jag sparar inte på papper själv men kanske borde jag. Lyssnar gärna med intresse vad folk har för åsikter i ämnet!?
Papper som potentiellt kan vara bra att ha (köpekontrakt på bostad/bil, registreringsbevis), papper med emotionellt värde (ex grundskolebetyg) och papper med både praktiskt och emotionellt värde (examensbevis från universitet) är typ det enda jag sparar.
Det är nog bra om man kan, men vill minnas att även om kvitton inte finns kvar får man göra avdragen ändå, om man har andra bevis, t ex bilder på före/efter, ritningar, bygglovshandlingar eller andra liknande källor.
För att få avdrag krävs att du har haft en utgift. Om du inte har kvar fakturor och kvitton som kan visa dina utgifter kan det finnas möjlighet att få avdrag för förbättringsutgifter med ett skäligt belopp. Du behöver då andra underlag som kan visa att det har skett förbättringar som ger rätt till avdrag, omfattningen av arbetet och när arbetet utfördes. Det kan till exempel vara:
foton eller ritningar
kontoutdrag eller lånehandlingar
bygglovshandlingar
fastighetsdeklaration.
Du kan göra en uppskattning av dina utgifter med hjälp av till exempel kontoutdrag, lånehandlingar eller prisstatistik.
Jag skannar in allt fysiskt till Paperless, undantaget kvitton under 1000kr. Allt jag får digitalt (i.e. .pdf-filer) läggs också in i Paperless.
Papper som har emotionellt värde och/eller krävs i originalform arkiveras med ett ASN i löpordning i en låda (Paperless hanterar dessa ASN-nummer så det går att hitta originalen sedan!)
Det som inte arkiveras med ett ASN-nummer hamnar i en låda märkt med årtalet. Dessa lådor töms efter tre år för då gäller typ inga garantier ändå.
Det fina med Paperless är att allt är sökbart (även inskannande papper) som den kör OCR på. Den automatklassar även alla dokument med machinelearning, så den taggar alla dokument automatiskt efter vem det kommer ifrån, vad det är för typ av dokument, läser av texten och får med datum etc.
#OCD
Självklart kör man Paperless lokalt hemma, så att man har allt själv oavsett vad myndigheter / banker / företag / Kivra gör med dokumenten hos sig.
Paperless-ngx is a community-supported open-source document management system that transforms your physical documents into a searchable online archive so you can keep, well, less paper .
Jag diarieför alla inkommande handlingar enligt dossierplan med treställigt saknummer samt löpnummer inom kalenderåret. Hemliga handlingar förses med bokstaven H omedelbart före saknumret och har egna löpnummerserier. Handlingarna arkiveras i boxar märkta serie F 1, “inkommande handlingar ordnade efter klassifikationssystem” samt årtal och volymnummer. Förväntar mig att efterlämna ca 120 hyllmeter handlingar till eftervärlden.
Inte ett ord av ovanstående är sant, jag är bara nördskadad av alltför många besök på Riksarkivet och liknande institutioner. Sköter allt digitalt så jag får bara dokument på mailen/i Kivra och liknande så jag behöver inte göra något. Har sparat ett mycket litet antal fysiska papper, typ kontraktet på lägenheten, betyg, lite sånt.
Nördvarning