Så här när ett nytt år närmar sig börjar många fundera på att skapa struktur så ser det som ett lämpligt tillfälle att lyfta upp tråden igen genom mina tankar.
När det gäller system som är till för bara mig är min grundtanke att det ska vara lätt att göra rätt. När det gäller system för andra ska det vara svårt att göra fel.
Uppgifter och projekt utanför jobbet
Lätt att göra rätt innebär för mig att jag ska ha ett system som är enkelt och anpassat till den varierande vardagen. Det ska gå snabbt att lägga in nya uppgifter och det ska vara något som stödjer mig och inte tar massor med tid.
För mig har det landat i att jag sedan många (10+) år använder mig att GTD-metodens fem steg
- Insamla
- Bearbeta
- Organisera
- Genomgång
- Utför
Steg 1: Insamla
Privat har jag två inkorgar där jag försöker samla allt “brus” som dyker upp i vardagen. En fysisk och en digital. Den fysiska inkorgen är inte så mycket att orda om. Det är en vanlig korg där sådan jag behöver bearbeta hamnar. När det gäller den digitala inkorgen har jag varierat en del mellan olika appar. Får erkänna att jag ibland lider av shiny object syndrome när en för mig okänd app passerar i flödet.
Den första appen jag använde som digital inkorg var Things och jag tenderar att hela tiden komma tillbaka till den. Använde ett tag Todoist, men det slutade med att jag la ner mer tid på steg 3 (organisera) än det efterföljande steg 5 (utför). Mer om detta nedan.
Steg 2: Bearbeta
Innan något hamnar i inkorgen har det gjorts en grov bearbetning. Mail som inte kräver någon åtgärd har arkiverats direkt i mailprogrammet, gratistidningar har hamnat i pappersåtervinningen.
I det här steget går jag igenom inkorgarna och gör en mer noggrann bedömning:
- Är detta något som jag kan delegera till någon annan? → Delegeras
- Tar detta två minuter eller mindre tid att utföra? → Utför direkt
- Är detta referensmaterial? → Fysiska saker läggs in plastmappen “digitalisera” för senare bearbetning och det som redan är digitalt läggs i inkorgen för mitt digitala arkiv. (Referensmaterialet som är digitalt har förmodligen hamnat fel och borde direkt lagts i det digitala arkivet.)
Material som nu återstår är alltså endast sådant som hör hemma i systemet och det är dags för nästa steg.
Steg 3: Organisera
Min tid är värdefull och jag vill därför inte lägga ner tid och energi på sådant som inte hjälper mig att uppnå mina mål. I Things har jag skapat olika fokusområden:
- Hem
- Hälsa
- Kameralt
- Relationer
- Förkovran
- Sidoprojekt X
- Förening Y
Under respektive fokusområde hamnar sedan olika projekt eller uppgifter. I hem lägger jag sådant som beror det fysiska hemmet, exempelvis projektet städa garaget och den fristående uppgiften rengör grillen.
Skillnaden mellan projekt och uppgift är för mig att en uppgift maximalt ska behöva fyra pomodoro eller två timmar för att utföras. Krävs det mer tid än så blir det ett projekt med olika deluppgifter. Det gör att uppgifterna som ligger i projekten (eller är helt fristående) blir mer lätthanterliga och går att utföra under ett fokusblock.
För att lättare komma igång med uppgifter markerar jag de med hur lång tid jag beräknar att de kommer ta. En 
för varje 25-minuterspass.
Olika system av taggar/etiketter har jag under åren testat. I början följde jag “regelverket” väldigt strikt och hade sådant som
- Telefonsamtal
- Hemma
- Affär X
- Datorprogram Y
- Person Z
Det senaste året märkte jag att mer tid gick till att organisera uppgifterna än att faktiskt utföra dessa vilket gjorde att jag bestämde mig för att byta till -systemet jag har nu. Med dagens teknik och behoven jag har i mitt privatliv kan jag ändå nästan alltid utföra alla uppgifter överallt och det som styr är mer min energinivå och tillgänglig tid än var jag råkar befinna mig för stunden.
Steg 4: Genomgång
Grunden för GTD-systemet är att ha ett system jag kan lita på påminner mig vid rätt tillfälle om rätt uppgift. Kan jag inte lita på systemet kommer jag använda min hjärna för att komma ihåg saker, istället för att vara kreativ och lösa problem och uppgifter. Även om jag slarvat med just veckogenomgångarna är detta grunden för mig.
En veckogenomgång består för min del av tre delar: inkorgarna, projekten och kalendern.
Inkorgarna töms och bearbetas enligt steg 1 ovan. I den nuvarande versionen av min veckoavstämning har jag fyra inkorgar: fysisk, e-post, Things (GTD-appen) och huvudet. När det gäller den sistnämnda tar jag helt enkelt några minuter och funderar på om det är något jag glömt när alla andra inkorgarna har tömts och bearbetats.
Projekten ses över och jag ställer frågorna:
- Är projektet fortfarande relevant? Kommer det få mig närmare mina långsiktiga mål, är detta något som jag fortfarande vill utföra, kan jag delegera detta till någon annan.
- Är det tidssatta uppgifterna fortfarande realistiska? Kommer det räcka med för att utföra denna uppgift eller behöver jag dela in den i mindre delar, är detta en uppgift som jag har tillräcklig kunskap och andra resurser för att utföra, är deadlinen för uppgiften fortfarande relevant.
- Finns det minst en uppgift till varje projekt? För att kunna gå vidare och slutföra projektet finns det antingen uppgifter kvar eller inte. Är det uppgifter kvar behöver de tydliggöras.
Kalendern tittar jag i för att få en överblick av vad som skett och vad som kommer ske framöver i mitt liv. Kommande möten, evenemang och annat som påverkar mig. Kalendern fungerar på så vis som ett komplement till de fyra inkorgarna ovan. I kalendern kontrollerar jag
- En vecka tillbaka
- Denna veckan
- Två veckor framåt
På så vis hittar jag förhoppningsvis projekt och uppgifter jag behöver planera tid för innan de inträffar och jobbar relativt lugnt proaktivt istället för att reaktivt stressa framåt.
Steg 5: Utför
Varandes en person som lätt prokrastinerar är detta ofta den mest utmanande delen. Att helt enkelt få saker gjorda. Något som bitvis hjälpt mig är att föregående dag planera vad som ska göras nästkommande dag.
En uppgift som jag vill ha utfört dagen efter, två uppgifter som vore önskvärt om de utförts och tre uppgifter som är såpass enkla att jag kan utföra dessa utan större ansträngning. Översatt till kräver de tre sistnämnda förmodligen var sin för att slutföras, inte fler.
På jobbet
Även här försöker jag tillämpa GTD och då framför allt veckoavstämningarna som blir både mer omfattande och tidskrävande, men samtidigt också betydligt viktigare jämfört med privat.
Insamlandet sker på jobbet från betydligt fler källor:
- Outlook egen mailkorg
- Outlook gemensam mailkorg
- Teamsgrupper
- Teamschattar
- Workplace
- Fysisk inkorg
- OneNote
- Anteckningsblock
- Post IT-lappar
- Litet anteckningsbok i fickan
- Microsoft Planner
- Microsoft To Do
Vid veckoavstämningen försöker jag samla ihop dessa i två stycken: Microsoft To Do och den fysiska inkorgen.
Bearbetningen sker både mer kontinuerligt och mer sällan jämfört med privat. E-postinkorgen försöker jag tömma dagligen (vilket innebär att vissa saker flyttas till Microsoft To Do), medan den fysiska inkorgen sällan bearbetas före veckoavstämningen.
Organiseringen av uppgifter och referensmaterial är något jag inte ännu hittat någon bra lösning på. När det gäller uppgifter försöker jag ha Microsoft To Do som hubb (jämfört med Things privat). Upplever dock det som lite svårjobbat och svårt att skapa överblick av projekt och uppgifter. Referensmaterial har jag på väldigt många olika ställen: projektmappar i Outlook, datormappar i OneDrive, mötesanteckningar i OneNote, mötesanteckningar i kollegieblock, snabba anteckningar på Post IT-lappar, snabba anteckningar i ett mindre anteckningsblock i fickan. Veckoavstämningen blir här avgörande för att jag ska samla ihop allt.
Genomgång sker dagligen genom att jag skapar överblick av aktuella projekt, skapar uppgifter kring vilka resurser som behövs för utförandet och om det är någon projekt som är vilande på grund av att kund behöver återkoppla.
Utförandet försöker jag bli bättre på. De senaste månaderna har det varit enormt hög arbetsbelastning vilket gjort att mitt GTD-system tyvärr fallerat. Mängden 
har gjort att de proaktiva fördelarna systemet medger har fått stå tillbaka för mer reaktiva uppgifter. Det gör att jag inte har kunnat lita på systemet med följden att mängden påminnelselappar “gör uppgift A” blivit fler och fler.
Tips och trix på arbetet
För att försöka få kontroll över mailen har jag skapat olika filter:
- Ligger jag på kopia läggs mailet direkt i mappen “För kännedom”
- Är det från Microsoft Teams läggs det i mappen “Teams”
- Berör det någon form av driftsystem läggs det i “Driftstörning”.
- Till varje mail som jag skickas ligger jag på kopia. Samtidigt har jag skapat en regel (i Outlook) som gör att mail där jag både är avsändare och ligger på kopia automatiskt läggs till som en uppgift. Automatiskt synkroniseras uppgifter i Outlook med uppgifter i To Do vilket gör att jag under veckogenomgången kan skicka påminnelser om mail som jag behöver få svar på.
I Teams har jag stängt av alla notiser (och får de istället på mailen enligt ovan), detta minskar risken att jag blir distraherad av dessa när jag letar information där.
I Outlook-kalendern har jag skapat olika etiketter beroende på vilken typ av möte det är för att lätt kunna få en överblick av vad dagen eller veckan har att erbjuda. Etiketterna har olika färger beroende på vilket typ av möte det är. Ett externt möte är exempelvis ljusgult, ett internt mörkgult och något jag behöver veta men inte delta är grått.
Pensionär! Det förklarar varför många inte hinner träffa barn och barnbarn nu för tiden. 
.
.