Livet består av massa saker att ha koll på. Man har engagemang i diverse saker och man behöver ha koll på hur långt man kommit, vad status är, vad som är nästa uppgift att göra och man (läs “jag”) behöver bli påmind om vad som behöver göras.
Jag har använt en veckovis att göra-lista sedan ett par år tillbaka. Jag märker dock att den behöver uppgraderas till något bättre, något där jag på ett samlat ställe kan administrera olika engagemang/projekt jag har med alla saker som ska göras inom respektive del. Något som hjälper mig planera när jag ska göra allt och hjälper mig se till att det blir gjort.
Med detta inlägg så är jag dels intresserad av att få tips och råd men också skapa diskussion kring produktivitet och att göra det lätt för sig att få gjort det man egentligen vill samt att kunna göra det på ett för sig själv hållbart sätt.
Så vad använder du som läser detta inlägget? Vad känner du till som du tror jag kan vara intresserad av? Vad är din strategi/filosofi angående din produktivitet i dina engagemang och projekt? Vad är dina råd och erfarenheter?
PS. Det handlar alltså inte om hur man är produktiv på jobbet, men har du råd eller erfarenheter från ditt arbete som kan bidra till tråden så får du gärna dela med dig DS.
Bra tråd. Skulle själv gärna prova något verktyg där jag kunde lägga in uppgifter på jobbet, i privatlivet och kanske gemensamma saker också. Min sambo eller någon kompis kunde gå in och bocka av att olika saker är klara.
Jag har följt metodiken Getting Things Done (GTD) ett tag och har många riktigt bra idéer. Det är väldigt stort, men jag gör inte allting i det, utan har plockat vissa delar.
Använd en inbox lista. Där lägger du saker snabbt som du ska ta tag i senare. (Jag har flera, en på desktop, en på telefonen, en fysiskt i köket samt “Inbox” på mailen.)
De här går jag igenom veckovis och flyttar de till bättre ställen, så som…
“Next action” list. Det är en lista med saker som man kan göra just nu, och som har ett tydligt utförande (t.ex. mät ut kontorshyllan istället för renovera kontoret).
“Waiting for”. Om jag skickat ett viktigt mail som jag vill ha svar på, lägger jag den hit så jag kan följa upp. (Bra tips för jobbet).
Om det är något som tar < 2 min att göra, så gör jag det direkt. Slipper man fylla upp listor med små skitsaker.
Samla/gruppera per projekt.
Finns säkert mer jag gör, men tror det här var de stora.
För en massa år sedan läste jag mycket av Brian Tracy - han har någon strategi som gör att man fördubblar sin lön vart tredje år eller något i den stilen. Det där funkade dock med vissa icke önskvärda bieffekter men det är en annan historia.
Hur som helst så skapade jag då en Excel-fil där jag kunde lägga in saker att göra, kategorisera dessa, sätta startdatum och slutdatum, ange uppgiftens omfattning samt prioritet.
För varje enskild uppgift beräknades ett dagsaktuellt prioritetsindex baserat på ursprunglig prioritet, dagens datum och slutdatum. I praktiken tillmätte denna formel betydelse till hur snart saker och ting skulle vara klara och deras individuellt satta prioritet med partialkoefficienter för hur dessa skulle viktas gentemot varandra.
Jag körde det där ett tag och filen höll ordning på ett antal projekt - både privata och affärsmässiga med gott resultat.
Därefter gjorde jag en flik som beräknade ett ”stressindex”. Tanken var att sammanställa hur många uppgifter som var nära sitt slutdatum osv.
Nuförtiden finns ju JIRA och en massa online-verktyg för sånt här. Att vrida ihop en egen Excel-fil ger ändå en del tillfredsställelse samtidigt som man får det anpassat till den egna verksamheten.
Jag och familjen har i ett par år kört med Trello.com för olika projekt på huset och även önskelistor och liknande. Rekommenderar starkt att ta en titt på det. (Är gratis så långt att vi som familj aldrig behövt betalat för det men vill man maxa går de att få fler tjänster mot betalning. Är nog mest för företag och liknande)
Ett väldigt smidigt kanban-liknande system. Det är väldigt bra om du vill åt det du säger.
Har dock sina brister om du vill vara alltför utförlig i första beskrivningen. Och väldigt lätt att helt plötsligt sitta med alldeles för många olika tavlor. Det gäller att ha disciplin på sig själv på den punkten.
Jag kör Miro, digital whiteboard, extremt kraftfullt eftersom du kan kombinera i princip alla digitala källor på nätet. Dit länkar/kopierar/researchar du allt som projektet innehåller. Du har kanban och alla tänkbara gratismallar om du vill projektleda. Men som något skrev här, kräver disciplin för att inte ”horda” eller suboptimera
Jag kör med reminders på iPhone och sticky Notes på datorn vilket fungerar bra för min del.
Har ungefär följande fördelning,
Saker som måste kommas ihåg - reminders med påminnelse (notifiering på telefonen som ligger kvar tills du markerar den som gjord)
Saker som är viktiga men inte tidskritiska - reminders utan påminnelse (jag har en reminders lista på skärm 1 på displayen så blir påmind varje gång jag låser upp telefonen)
Övrigt - sticky notes på datorn som hanteras vid tillfälle.
Jag har inte olika projekt på det sättet men har tre listor, en för ovan nämnda saker, en för återkommande påminnelser (tex klippa klorna på hunden varje lördag och byta sängkläder varannan fredag) och sen en lista för livsmedel.
För min del är det viktigt att kunna skriva ned saker för annars kan jag inte släppa dom ur tanken vilket påverkar möjligheten att prestera på andra saker på listan.
Jag har testat mer avancerade alternativ men gillar påminnelsen som ligger kvar på skärmen skarpt för att slippa behöva kolla en lista någonstans (andra notiser försvinner när du låser upp skärmen). Min telefon har jag naturlig koll på.
Det bästa för ens todo-lista är att se till att saker som inte ska vara på den aldrig hamnar där. Man får vara rätt hård med vad man tar på sig, och se till att man inte behöver context-switcha. Foka på en viktig sak i taget och ge bort allt annat.
Jag och min fru kör Keep. Det är oftast så att hon skapar och delar en lista över vad jag ska göra/köpa/laga och sen gör jag det. Ibland lägger jag till saker. Ibland är det saker vi gemensamt ansvarar för, tex att klura ut bra julklappar, packa resväskor osv.
På min att-göra-lista står det att starta den här tråden på Rikatillsammansforumet! Tack för att jag får bocka av det!
Jag använder Påminnelser i Iphone som endast funkar för väldigt enkla grejer; köp glödlampor eller liknande (men är väldigt bra på det).
Parallellt använder jag att skriva in i kalendern när jag ska göra saker. Det har hjälpt mig mycket. Det jag skriver i kalendern hamnar inte i påminnelselistan.
Egentligen saknar jag ett system som sorterar olika projekt. Man vill inte ha bara en lista utan det måste finnas utrymme för flera projekt.
Har du kollat in www.Notion.so ? Tror de kanske kan passa, själv har jag bara testat det lite men inte integrerat än då familjen redan så bekväma med Trello.
Jag kör på Anteckningsapp i telefonen.
Lätt att ha olika listor för tex jobb/fritid/olika projekt och kunna bocka av så man ser att vissa delmoment är klara. Dock är delningsfunktionen dålig på den jag använder. Kan dela just som det ser ut när jag delar men görs redigeringar/avbockningar så ser inte den andra det tyvärr. Annars är det en lifesaver för min röriga hjärna
Vi har följt Gtd-metodiken till och från. Tycker väldigt bra om den men är tyvärr lite dåliga på att hålla i den. Har även gått utbildning i GTD vilket kan rekommenderas.
Vi (jag och min man alltså) använder Todoist som verktyg. Funkar bra för oss när vi varit flitiga. Ska ta ett ryck och försöka få till det igen ordentligt. Mår så bra när det fungerar.
Därigenom har vi listor på sådant som ska göras, inhandlas (både vanlig veckohandling och sånt som behöver köpas “i stan”) , upprepade saker (som att byta tandborste eller toaborste) eller tidsinställda saker (som att slänga en förpackning efter en viss tid).
Vi har både enkla enstegssaker och stora projekt som kräver flera steg.
Jag och min sambo kör också diverse att göra-listor i Todoist. Jag har i princip hela min vardag uppstrukturerad där i med både återkommande och tillfälliga att göra-grejer listade. Jag behöver det och det funkar riktigt bra och får mig också att må bra.
Har introducerat Kanban för sambon. Återstår att se om det ger resultat. Alla förutsättningar finns i alla fall.
Jag kör främst listor i Iphone, påminnelser för att hålla reda på inköp, projektlistor med mycket att bocka av, småprojekt och ideér.
Men har övergått till en papperskalender för dagliga checklistor, möten och notiser. Två dagar per uppslag. Funkar mycket bättre för mig som är hjärntrött och extremt glömsk att ha det viktigaste samlat och fysiskt nerskrivet.
Kollar av och fyller i den ett par gånger per dag. Sjukt skönt att ha bra koll och jag tror just det handskrivna får mig att minnas lättare.
Köpte min på City Gross för 40-50kr om jag minns rätt.
Jag gillar också att ha saker fysiskt nerskrivna. Min hjärna kopplar bättre då och jag kommer ihåg bättre. Så ganska ofta gör jag dagliga “att göra” - listor för hand. Det digitala i alla ära men penna mot papper ger en annan känsla.
Däremot är det digitala bättre för mig när det gäller saker på lite sikt för jag vill inte ha papperslistor överallt. Dessutom kan jag och maken dela listor och det går att flytta runt saker i den utan att behöva skriva om.
DS.
Tack för att jag får bocka av det!