Undrar om någon har råd, tips och tricks att dela med er av gällande:
Söker ett enkelt och lätthanterat system (misstänker digitalt är det enda rimliga, men organisationen är ganska icke-digital och därmed behöver det verkligen vara enkelt och lätthanterligt!) att lägga in, tilldela, sätta deadline, följa upp och bocka av åtgärdspunkter.
Punkterna kommer från t ex hygien, glas/hårdplast-, brand- och skyddsrond, livsmedelssäkerhetsgrupp, avvikelser och internrevisioner, externa revisioner, kundönskemål… kan vara allt från ‘Behövs bytas lysrör i rum x’ till ‘Riskbedömning för Y ska genomföras 12 12 2023’ till ‘Uppdatera rutin z senast Q1 2024’.
Handlar om ett tio-tal personer som kan vara inblandade/tilldelas punkter.
Jag tänker mig nått Kanban-liknande kanske, men… befarar att tom Trello, Asana eller dylikt vore ‘för mycket’ för organisationen. Fast vem vet. Om inga bättre idéer dyker upp kanske jag får återbesöka det alternativet.
IA-systemet håller vi på att titta på vad gäller Aj och Oj-incidenter och jag vet att det däri kan finnas åtminstone viss potential att hantera även t ex skyddsronds-åtgärder etc – men har inte kommit till skott att testa det ännu, så vet inte om det kommer funka och om så, kanske det går att vidga användningsområdet?! Inte en susning…
Tar tacksamt emot både detta har funkat för oss som detta har verkligen inte funkat för oss, så att jag kan navigera lite lättare själv utan att nödvändigtvis behöva gå på alla minor som finns…
Problemet med Todoist som jag ser det är skalan av punkterna. I en att-göra-lista ska ju egentligen bara saker som kan bockas av “enkelt” (otroligt relativt) ligga. I andra fall går det att sätta upp nya listor för större saker med flera punkter.
Men ja, Todoist skulle funka för det du beskriver. Handlar framförallt om att sätta ramverk som alla är med på.
Edit: Min generella erfarenhet är att Trello eller Kanban som arbetssätt har en högre tröskel och ofta kräver längre tid för att implementeras.
Det kräver ju att alla jobbar på samma kontor. Men är väldigt analogt
Kan tilldela lappar med magneter som har personens namn på.
Dela in tavlan i olika zoner beroende på när det är dags. En för nuvarande veckan. En för kommande månad och sedan 4 områden som är de olika kvartalen.
Notion är en klassiker i dessa sammanhang. Notion kan vara allt, stort som smått, och kan användas enkelt eller göras otroligt komplext om man vill det. Där kan du t ex skapa Kanban-boards, att göra-listor mm. Man kan skriva anteckningar och länka mellan allt, eller stoppa det i databaser och applicera filtrering och sortering för att hitta och visa det man önskar.
Om målgruppen dock tycker att Trello är svårt, så kanske Notion ligger ett snäpp högre på komplexitetsskalan. Men ta en kik, det är gratis för en användare, vill man vara ett team så börjar tjänsten kosta.
Jag använder Notion för att organisera mitt eget privatliv och även mitt arbetsliv på jobbet. Använder Trello i brf-styrelsen och det verkar funka för en lite mindre tekniskt bevandrad användare.
Jag upptäckte TickTick för lite mer än ett år sedan efter att ha läst i den här tråden:
TickTick är nog lite som Todoist och Microsofts To Do men jag har fastnat för TickTick, det känns intuitivt, gick hyfsat snabbt att komma igång med och har funktioner (taggar, filter, vyer mm) som jag upplever väldigt användbara. Funkar både på mobilen och datorn och ska gå att dela med andra men det har jag inte testat. Jag använder TickTick som ett arbetsredskap under hela dagen och har allt från kunduppdrag och kontorsrutiner till privata handlingslistor och projekt i den. Kan ge lite exempel imorgon om det låter relevant. Jag har läst att det är en kinesisk-utvecklad app men det står nu på deras hemsida att de är huvudsakligen US-baserade, hur som helst får man göra sin egen bedömning av datasäkerheten (som med alla appar i och för sig).
