Jag är chef över en mindre grupp konsulter och får dagligen en ström av mejl. Får även mejl kring projekten vi jobbar med. Det kan bli rätt mycket att hålla koll på, och jag letar efter smarta sätt att hantera inkorgen mer effektivt. Jag har redan stängt av notiserna på datorn och mobilen, så jag blir inte distraherad hela tiden, men jag söker fler tips.
Hur gör ni andra i liknande roller för att hålla ordning på mejlen? Använder ni regler, kategoriseringar eller något annat system? Alla tips och erfarenheter mottages tacksamt!
Läst mail = Hanterat
Oläst mail = Ohanterat
Allt i samma korg, använder sökfunktioner om jag behöver kolla upp något i efterhand. Försöker beta av så jag bara har olästa mail på dags/vackobasis. Funkar för mig.
Jag har satt en regel som lägger alla mail där jag CC i en egen mapp. De mailen tittar jag igenom lite då och då, men är det för kännedom så utgår jag från att jag inte förväntas göra något.
I övrigt - inga mappar eller annan sortering, använder sökfunktionen.
Jag tycker det är problematiskt att blanda ihop oläst med ohanterat, för då kan man inte göra skillnad på att ha skummat av mailet utan att hanterat det, och att inte kollat det alls. Jag tycker det funkar upp till en viss volym av mail, sedan kollapsar det och man har massa olästa mail.
I stället gör jag:
oläst — jag har inte kollat mailet alls än
flaggat — snabbläst men behöver vidare åtgärd
läst men ej flaggat — färdigt
De flesta klienter har en vy där man kan se alla flaggade mail som en egen vy, typ som olästa.
Jag håller inte på och flyttar runt mail i mailboxar, allt bor i inboxen. Det går att sätta en label på mailen om nåt behöver hittas i framtiden, men oftast är det bara att söka fram utan label om nåt behöver hittas.
Själv använder jag denna, flyttar ett mail när den är läst och/eller hanterat.
Denna borde lösa mycket.
Sedan kan jag rekommendera regler i Outlook, att vissa mail aldrig hamnar i din inkorg.
Standardmail, linkedin mail, massutskick osv kan du skicka till en viss mapp du bara kollar någon gång i veckan.
Har hundratals kataloger och subkataloger för olika grupperingar och ämnen på jobbet. Håller även kataloger för varje leverantör osv.
Regler använder jag för projektmejl som jag inte behöver läsa nu men kanske vill kolla i framtiden. Sådant som bara är relevant under kalenderår kopierar jag undan till en årsfil och sparar sedan på en arkiveringsyta som outlookfil. Stängda projekt lika så.
Min favorit är en PowerAutomate som automatiskt tackar nej till och raderar diverse inbjudningar för gruppträning och dyl.
Många väljer att bara ha allt i inkorgen för att slippa administrationen. Men jag jobbar med ”tom inkorg”. Det som ligger där behöver göras något med. Samt att om jag minns att jag har ett mejl med en viss information men inte minns rubrik eller avsändare blir det svårare att hitta om det inte ligger i en mapp där jag vet att jag ska leta.
Jag har alla mina olika projekt och uppdrag i Trello och jag försöker att undvika att läsa mail utan att kunna sitta med trello uppe samtidigt och direkt föra över uppgifter och sånt som måste följas upp i rätt kategori. Jag måste ha den överblicken för att inte tappa bollar. Jag kan absolut inte ha mailen som någon sorts komihåg för olika pågående trådar, det blir grymt ohanterligt. Kalendern räcker heller inte för uppföljning eftersom inte allt går att knyta till datum/tid.
Jag försöker att bara läsa mail efter lunch, jag vill helst inte vaska min bästa tid till att behöva veva runt med diverse ärenden som oftast är mer för att stötta upp och svara andra än att jag får hjälp. Det är också en fråga om stress, mail tenderar att lämna ärenden öppna och frågor hängande i luften. Läser alltså inte mail på kvällstid eller helger om det inte är något extremt. Jag har också vissa standardsvar och regler som lyfter bort vissa mailinglistor.
*Zero last week = inga mail äldre än förra veckan i inkorgen
*Inga nyhetsbrev, brev som inte går att göra avpren på eller andra automail från org hamnar går automatiskt till skräpkorgen
bara inkorg- och en klart-mapp. Autoradering på allt äldre än 18 mån, papperskorgen autodel på +30 dgr
*försöker planera min dag med kalendern så att jag styr min dag - vill alltså undvika att bli händelsestyrd av mailen
*DDDD delete, delegate, deter, do
*skriv korta svar (ja, nej, bra)
*jobbiga och/eller långa diskussioner tas verbalt.
*generellt, ha koll på vilka initiativ/frågor som DU driver och försöker att se övrig korrespondens som man kan läsa/svara när tid finns/om tid finns. DU är INTE en servicefunktion till andra än möjligtvis din chef.
*hetsa inte med att svara direkt på mail. Mail skall helst ligga en dag - är det akut skall man använda andra kontaktytor- folk som inte fattar det får lära sig det ny doing.
*ta bort mail från inkorg som inte processats på +14 dagar. Har vederbörande inte påminna dig var det förmodligen inte så viktigt - och var de det skulle du lagt något i kalendern eller todolistan - mailen är INTE din todolista.
Detta förhållningssätt funkar ju inte när man själv är chef som TS. Som chef är man de facto en servicefunktion som behöver okeja semestrar, fakturor mm. Däremot kan man ha ett begränsat fönster och inte vara mottaglig jämt.
Tror dessutom att man gör ett bättre jobb när man läser mail som en aktiv handling snarare än att ”hålla ett öga” i tid och otid.
Jo. Fakturor och semestrar hanteras i för ändamålet tillsatta system, inget jag vill ha på mail. Alla våra fakturor har minst 30 dagars betalningsvillkor, så detta tittar man på nån gång i månaden.
Övriga frågor hanterar jag i första hand på mina veckoavstämningar med mina närmast rapporterande, trevligare och effektivare.
Ja, självklart. Men min poäng är att om man inte sitter i en helpdesk där e-post är enda kanalen så är mail något som slukar oerhört mycket tid - tid som istället kan läggas på värdeskapande saker.
E-post är inte per automatik det verktyg som alla gillar att kommunicera med.
Min utgångspunkt är alltid att om det är jag som initierar frågan ser jag till att använda det kommunikationssätt som passar bäst för den som jag skall uppta tiden av.
Min närmsta chef (vd:n) har p g a sin arbetsbelastning en assistent som hanterar hens mail, och hen läser inte ens merparten av mailen. Istället pratar vi flera gånger i veckan och avhandlar alla väsentliga småfrägor i batch istället annat än i undantagsfall.
Nu har inte alla en assistent, men finns många fall där mail är väldigt dåligt om man vill ha bra svar snabbt. Helt anekdotiskt upplever jag ofta att sälj är individer som inte alls gillar skriftlig kommunikation, särskilt inte om det inte gäller något som ör väldigt viktigt för dem - typ stänga stora affärer.
Får man mycket mail kan man inte prioritera allt, då prioriterar man inte.
Har ca 20 kataloger och olika regler som sorterar in mejl i dem. Använder en kombination av avsändare, mottagare och ämne för sorteringen. Får utöver personliga mejl även en hel del CC-mejl, mejl från utskickslistor och nyhetsbrev. Några mappar innehåller hundratals oftast olästa mejl. Då pratar vi nyheter och utskick av mer sekundärt slag. Vid behov kan jag alltid leta fram saker där.
Använder flaggning för mejl som jag behöver göra något åt, alltså arbetsuppgifter. Till viss del sorterar också katalogindelningen fram arbetsuppgifter. Vissa kataloger innehåller naturligt övervägande arbetsuppgifter. Det är dock alltid svårt att komma ihåg vad som är påbörjat eller klart. Arbetsuppgifterna liknar ofta varandra.
Det jag främst stör mig på är att det verkar vara omöjligt att sortera mejl från funktionsbrevlåda, alltså ”Kalle skickar mejl från juridik-brevlådan”. Sorteringen tolkar detta som ”mejl från Kalle”, inte som ”mejl från juridik-brevlådan”. Jag vill ha det senare eftersom Kalle bara är en av flera som sköter om den. Kanske är det bara jag som missat något här?
En grej som jag inte gör är att sortera utgående mejl. Det vore hypotetiskt vettigt men vinsten är inte lika stor som för inkommande.
När jag från början satte upp katalogstrukturen använde jag en lärobok om Outlook på svenska. Det var vettigt att göra så. Man kan så klart sätta upp regler ändå men boken gav en del tips och idéer som var bra. Jag var nybörjare men kunde ändå direkt sätta upp en struktur på medelnivå. För att få det riktigt bra skulle det krävas mer av analys och anpassning
Personlig → gmail
Jobbet → outlook
I outlook finns det säkert 30 kataloger ditt mejl sorteras med regler.
Flaggar viktiga mail som syns i en lista till höger och bockar av dom så fort dom är lösta. Så den alltid är väldigt kort.
Det här tycker jag var ett bra sätt! Jag är också som mest produktiv 7-10 på morgonen men slösar ofta den tiden med att sitta och läsa och fundera på folks mejl. Ska försöka flytta detta till senare på dagen.
Nu är detta lite utanför ämnet, men jag känner inte till just Trello, jag jobbar med MS Planner och att-göra-appen. Planner för sådant som har flera delmoment eller tar längre tid. Korta uppgifter lägger jag i att-göra.
