Jag sitter i styrelsen för en ideell förening och vi har börjat diskutera om det kan vara värt att skaffa en bil till verksamheten. Det handlar om att underlätta för vissa praktiska delar vi gör – transporter av material, grillning på evenemang och liknande saker.
Vi har fått en offert på en leasingbil (sex månader) där försäkring ingår i priset. Det känns spontant smidigt, men vi har aldrig gjort något liknande förut. Vill därför gärna höra vad ni tycker att man ska tänka på innan man tar ett sånt här beslut.
Vad är era erfarenheter av leasing för föreningar?
Finns det vanliga fallgropar?
Är det bättre att köpa en billig bil kontant istället eller korttidshyra vid behov?
Hur ser ni på risken att bilen används “fel” och att det kan bli skattemässiga konsekvenser (typ förmånsbeskattning om någon använder den privat ibland)?
Är leasingavtal ofta krångliga att ta sig ur i förtid om man ångrar sig?
Vad brukar man missa när man tror att allt är “inkluderat” i priset?
Vi har försökt läsa lite men det är svårt att hitta något riktat till just föreningar – nästan allt handlar om privatpersoner eller företag.
Alla råd, erfarenheter och exempel tas tacksamt emot!
Gissningsvis behöver ni en större bil för aktiviteterna du beskriver.
Jag personligen hade inte valt att ta en stor löpande kostnad på en ideell förening. Jag hade nog istället köpt en begagnad V70 / Octavia / Avensis för 20 000-30 000 kr då detta knappast lär vara en lång körare utan något som används max 500 mil/år?
Hade nog även bara kört på trafikförsäkring och försökt få någon “händig” i föreningen att sköta oljebyte/enklare service i utbyte mot att den personen “slipper” sälja bullar eller stå parkeringsvakt odyl. Finns mkt roligare saker att lägga en förenings pengar på än en bil som mest står.
Tack för ett riktigt bra svar, det var precis den typen av resonemang jag hoppades få höra.
Vi har också pratat om att köpa en begagnad skåpbil istället för att leasa. Det känns mer hållbart kostnadsmässigt, särskilt eftersom den troligen inte kommer användas så ofta. Samtidigt har vi en del praktiska frågor kvar som vi gärna vill få input på.
Tanken är att bilen ska ägas av föreningen, inte av någon privatperson. Men hur brukar man lösa det praktiskt i andra föreningar? Vad gäller ansvar för service, skador, böter, tvätt, däckskifte – är det vanligt att en person får huvudansvar eller behöver man ha något skriftligt internt?
Sen undrar vi hur andra gjort med parkering. Behöver bilen stå vid föreningslokalen, eller kan den stå hemma hos någon i styrelsen mellan användningarna? Hur tänker ni kring nycklar – måste de förvaras på kansliet eller är det okej att den som sköter bilen har dem hemma?
Vi har också börjat fundera på körjournal. Behöver man föra en sån för att visa att bilen bara används för föreningens verksamhet, eller räcker det att man är tydlig med vilka som får använda den?
Försäkringsfrågan är inte heller helt självklar. Räcker trafikförsäkring, eller bör man ändå ha halv- eller helförsäkring för att vara på den säkra sidan även om bilen mest står?
Om någon har erfarenhet av att föreningsäga en skåpbil, eller till och med har testat leasing i ett liknande sammanhang, vore det väldigt intressant att höra hur det fungerat i praktiken. Alla tips, fallgropar och bra lösningar tas tacksamt emot.
Du nämner inte någonting om hur ofta ni behöver denna bil och hur långt bilen ska gå. Det vore extremt intressant att veta, då det du skriver i övrigt låter som att den kommer att användas privat (av någon).
Så, specificera hur ofta bilen behöver användas av föreningen samt hur långt bilen kommer att rulla. Det kommer att göra underverk för vad föreningen (du) ska välja.
Bra och relevant fråga, tack för att du lyfter den!
För tydlighetens skull – det är inte jag personligen som ska använda bilen, utan mest en annan i styrelsen (även om vi andra kanske nyttjar den då och då) som är väldigt aktiv i den praktiska delen av verksamheten. Det handlar bland annat om att transportera material, grillar, tält och liknande till olika arrangemang vi har.
Vi vet inte exakt hur ofta bilen kommer användas, men det rör sig nog om några gånger i månaden i snitt. Ibland kan det bli tätare beroende på vad som händer under året. Sträckorna kommer variera ganska mycket – oftast handlar det om kortare turer på några mil, men det förekommer även längre resor på upp till 40 mil tur och retur, även om det är mer sällan.
Just den här blandningen av korta och enstaka längre resor är lite av det som gör det svårt att veta vad som är mest ekonomiskt och praktiskt i längden – leasing, köp eller hyra vid behov. Vi försöker väga kostnader, flexibilitet, ansvar och även hur enkelt det är att hantera internt i föreningen. Hur funkar det tex med körjournaler och skattehantering?
Tja, då ordnar man en körjournal. Vem har använt bilen vid vilken tidpunkt. Från vilken plats har man utgått från och vart har man kört. För alla resor som skett, givetvis.
Så, ordna en körjournal så blir det inte några problem.
Kan inte svara på exakta reglerna då jag inte har koll men vet att det är skillnad på ideell förening och ekonomisk förening och skatteverket har speciella krav för vad som räknas som ideell förening osv. Så vill du ha ett säkert svar skulle jag säga att det är skatteverket du ska prata med.
Men rent praktiskt skulle då jag tänkt så här. Allas ansvar är ingens ansvar så ja ni behöver en person som är bilansvarig. Jag tycker inte att den personen ska behöva ha bilen hemma hos sig och ta plats men om det är så man vill ha det så vore det självklart att nyckeln är där utifall bilen behöver flyttas av olika skäl.
Beroende på storlek på föreningen så hade jag tyckt körjournal var lämpligt speciellt om man tror att folk skulle använda den privat vilket jag anser man inte borde göra oavsett om skatteverket skulle vara okej med det (vilket jag inte tror de är). Ideell förening är för verksamheten och att slita på utrustning som folk jobbar gratis åt känns väldigt sniket enligt mig. Visst om den används i utbyte mot något så båda parterna vinner på det men annars inte.
Försäkring kan jag väl sträcka mig till att halvförsäkring för inbrottsskydd kan vara värt det beroende på område man bor i. Men då utgår jag från en gammal skrotbil inte en ny leasing.
Skulle även säga att då det är oklart med körsträckan så är ju detta ytterligare en nackdel med leasing då du binder till ett max miltal alternativt att ni väljer för högt och betalar för mkt i onödan.
Vi har ett släp redan, men saken är den att den person som gör mest ”praktiska grejer” inte äger någon bil med dragkrok. Därför kan det finnas en vinning i att införskaffa fordon, men kan det vara smartare att ta en hyrbil vid varje tillfälle?
Det som jag tycker verkar krångligt är följande
skatteregler
körjournal (hur vet man att alla fyller i den noga - vad händer om någon slarvar?)
Det ska vara så enkelt som möjligt rent administrativt.
Vi kommer ha en ”bilansvarig” och det är väl det som är problemet - får vi låta bilen stå hemma hos vederbörande utan att det får skattemässiga konsekvenser? Bör den inte ha sin ”dygnsvila” på en neutral plats, dvs vid kansliet eller en hyrd parkering i kommunen?