Jag har lagt lite tid på att skapa de första genomarbeta offerterna själv. Gjort de i Word.
Sett till att på sista sidorna i offerten få med ”standardvillkor” på viktiga delområden. Betalning, förseningsavgifter, leverans, dokumentation, milersättning, reskostnader, logikostnader, uppsägning, giltighetstid, tillkommande extraarbeten, priser för standardiserade moment, brytande av kontrakt, giltighetstid offert, löptid/omfattning projekt osv. Brukar ha det som en ”numrerad paragraflista sist i offerten”
Sen ett prydligt sidhuvud och en prydlig sidfot med alla officiell uppgifter till mitt företaget. Betalningssätt, kontaktvägar osv.
Utöver det har jag gjort en ”allmän sida” om kompetens/erfarenhet som visar vem jag/vi är, vad jag/vi kan och vad jag/vi gjort genom åren. (Tänk typ avskalat CV och mer skräddarsytt till området som offerten gäller)
Sen ett snyggt försättsblad som förstasida med ligga, datum, projekt/uppdrags namn och vid behov underskrift. Offerter kan bli liggande synligt eller skickas runt. Då är det bra att man ser vad det är UTAN att man direkt ser offererade priser.
Sen ändrar jag mest bara innehållet och i vissa fall priset i offerten beroende på vad det gäller för uppdrag. Ibland vet beställaren inte riktigt vad de själva vill eller begär! Därför brukar jag alltid inleda den här delen med att repetera/definiera vad uppdraget handlar om så att det inte blivit något missförstånd angående uppdragets omfattning. Då blir det också tydligt vad min offert/pris gäller. Är det några osäkerheter RINGER jag alltid och reder ut de innan jag skriver ihop offerten.
Sen kan man bygga upp prissättningen i offerten på olika sätt. En initial startkostnad och sen löpande eller per styck/tid efter det. Kombinera olika delar. I mitt fall ingår min elbilsbok ofta som deltagarmaterial vid kurser. Ha en fast kostnad för allt eller löpande/tim. Här beror det helt på det unika uppdraget och önskemål från beställaren. Mitt tips är att jobba fram någon slags ”kalkylverktyg” som du FÖRST arbetar fram ditt pris på sjäv SEN väljer hur du vill bygga upp prissättningen i själva offerten. Se det alltså som två helt olika saker.
Har genom tidigare yrkesroller sett ett antal offerter från andra genom åren. Brukar kunna se ganska olika ut. Då flesta från mindre företag/personer känns förvånansvärt tunna, torftiga och otydliga och där man tror att priset ”säljer sig själv”. Offerten är ju ”ditt säljande dokument” innan affären är klar. Många gånger handlar det alltså om att ”motivera priset”. Som beställare vill jag ju veta VAD jag betalar för. En dyr&bra konsult är ju bättre än en billig&dålig. Då gäller det att i offerten VISA på kunskap och inte bara pris! Den offert som kan påvisa att de förstått uppdragets komplexitet ligger bra till.
Viktigast är att ”informationen” är TYDLIG och att det inte ska vara några missförstånd vad som ingår OCH vad som INTE ingår. Dessutom viktigt att man i efterhand kan JÄMFÖRA att fakturan stämmer/går in linje med hur offerten var uppställd. Därav att det är bra med standardvillkor/paragraflista i slutet av offerten som fakturans delposter enkelt kan hänvisa till.
Sen på mina offerter lägger jag ofta till en punkt ”-tillkommande extrajobb sker på löpande räkning enligt xxxx”. Händer ibland under projekt att beställaren säger ”-kan du fixa den här andra saken också?” Då KAN jag under projekter välja att bjuda på det ELLER ta extra betalt beroende på vad det gäller.
Sen en viktig poäng i dagens inflationsklimat. lägg in en ÅRLIG uppräkning av priserna redan från början. Många kontrakt som från början var tänkt för t ex 1:år eller ett projekt glider lätt över till ”-vi kör vidare på som i fjol/förra gången”. Har du då en årlig uppräkning i kontraktet knytet till en viss tidpunkt så är det enklare att bara säga ”-javisst!”.
Tänk att din kund ska uppleva att det är ENKELT & TYDLIGT att göra affärer med dig. Ibland handlar det inte bara om att ha lägsta pris. Som beställare vill man ha professionella leverantörer som verkar veta vad det handlar om ner på detaljnivå.
Har som beställare själv genom åren ibland ”valt bort” lägre offerter i pris om det känns som de inte riktigt greppat vad uppdraget handlar om, uppdragets komplexitet, inte visar att de besitter rätt kompetens ELLER om det känns osäkert hur/vad/vilka delmoment de kommer att fakturera för. Många gånger handlar det om att beställa ett uppdrag mot en viss budget. Då vill man sen INTE ha överraskningar på fakturan som sabbar budgeten beroende på otydligheter/missar eller svårtydda detaljer i det finstilta i offerten.
Har man en upparbetad ”relation” och ”förtroende” för varandra kan offerterna vara nästan hur korta som helst, ibland bara ett kort mail med pris! Samtidigt är det ändå fördelaktigt att ha en hyfsat detaljerad offert att bifoga. Ibland ska kontaktpersonen visa den för andra och ibland byts kontaktperson innan uppdraget hinner genomföras.
Finns säkert mallar. Så hittar du en bra sån kör på det 
