Några år sedan jag var iväg på längre vistelser utomlands och dåförtiden med anställning på ett större bolag. Då var det enkelt och bolaget betalade alla kostnader mot kvitto.
Nuförtiden är jag konsult och åker till kunden utomlands vid några få tillfällen, men ett par dagar åt gången.
Låt oss anta att min arbetsgivare inte står för vare sig boende eller mat.
Hur gör man angående de dagar min kund står för såväl lunch som middag?
Vad gäller då med traktamente?
Vid utrikes tjänsteresa minskar traktamentet:
Helt fri kost = 85 procent av normalbeloppet
Men jag förstår inte vad detta innebär.
Exempel från skatteverket:
Du är på tjänsteresa i Kina och arbetsgivaren betalar din lunch. För inkomstår 2023 är helt traktamente i Kina 688 kronor. Eftersom arbetsgivaren betalar din lunch ska ditt traktamente minskas med 241 kronor (0,35 × 688 kronor = 240,80 kronor. Beloppet avrundas till 241 kronor).
För, I mitt fall är det inte arbetsgivaren som står för mat, utan kunden. Men det kanske ska räknas som arbetsgivare? Men om det istället är en annan konsult som står för maten (via sitt bolag och representation?) Eller om man blir bjuden på mat av en kollega helt privat?
Blir ju märkligt att fråga en utländsk kund om det är en privat middag eller om det faktureras via bolaget man besöker (representation)
Inte någon egen erfarenhet, men i detta fallet är det väl ditt bolag som är arbetsgivare, dvs. det är redan dina pengar oavsett. Då handlar det väl mer om vad du får de dig själv privat utan att skatta på det?
Tycker också att skatteverket är rätt tydliga med att det är om arbetsgivaren (i detta fall ditt konsultbolag då) betalar maten så blir traktamentet mindre. Om någon annan bjuder dig på mat verkar inte relevant i frågan.
Om inte din uppdragsgivare eller kunden betalar ditt boende så betalar du normalt det själv och skriver upp det som en kostnad på din faktura som du skickar till din uppdragsgivare. Du får sedan betalt för alla godkända utgifter inklusive boendekostnaden.
För de dagar du betalar maten själv gäller fullt traktamente och för de dagar som kunden bjuder på lunch eller middag tar nog de allra flesta resande ut fullt dagtraktamente så till vida det inte ingår i kontraktet mellan din uppdragsgivare och kunden, då måste du reducera ditt dagstraktamente. Är kunden närvarande vid någon av måltiderna så kan det hävdas vara en arbetslunch eller arbetsmiddag. Skulle de som granskar dina fakturor hos din uppdragsgivare ha en annan uppfattning om något så meddelar de dig bara, utan repressalier. Vad gäller mat på flyget så är det normalt att ta ut fullt dagtraktamente även då.
De dagar som din uppdragsgivare står för maten måste du reducerar dagtraktamentet enligt resereglementet.
Traktamentet består av en skattefri del men många bolag lägger till ett belopp på den skattefria delen och på det beloppet måste man betala skatt. Man reducerar sedan för måltiderna om de betalas av andra.
I detta fall är det mer en praktisk fråga.
Vi jobbar hårda och långa dagar och det är helt enkelt praktiskt för alla inblandade att hela gänget äter gemensamt.
Effektivt och rationellt. Och mätta glada arbetare gör ett bättre jobb!
Traktamenten är för att täcka din extra utgift. Om du inte betalar för maten får du inget traktamente enligt reglerna.
Däremot är det nog otroligt få som redovisar att kunden stått för maten. Så i praktiken så gör du inget avdrag.
Överlag kompenserar traktamenten rätt dåligt för de kostnader som den resande har. Om du drar av på det skattebefriade traktamentet bör du istället kompenseras med lön.
Min erfarenhet är att det är oerhört olika kring hur traktamentet ses i olika företag.
I vissa företag så ses traktamentet lite som combat pay så ingen kollar om kunden hade fixat smörgåsar/sallad/pizza/etc under en workshop för att undvika att teamet behöver ta 60-90 minuter lunch på det lokala lunchhaket.
I andra bolag så är reseräkningar lite av ett litmustest kring etik. Om du fuskar med din reseräkning så är det slippery slope mot att ta och ge mutor.
Traktamente är skattefritt och ges som regel på samma nivå som svenska ambassadstjänstemän får i samma land. Om du har ett projekt i London så räcker traktamentet knappt till snabbmat men jag hade en gång ett projekt två timmar norr om Manchester. Där var kostnadsnivån lite annorlunda speciellt eftersom vi hyrde ett helt hus med kök för teamet och delade på matlagningen. Svenskarna kunde fortfarande helt lagligt och regelmässigt få skattefritt per diem traktamente enligt Londonstandard.
Du är alltså anställd, det är inte din kund utan ditt bolags kund?
Du får nog välja, antaligen tar du ut traktamente eller inte. Jag skulle ta traktamente oavsett. Traktamente ska ju täcka alla dina utgifter under en dag.
Sen om du får en del av detta av kunden skulle jag inte reflektera över. Det tar en hel del på kroppen att resa.