-IOM att du inte känner att du har tid så behöver du vara väldigt tydlig med vem som gör vad, för ni ska dela på arbetsuppgifter i styrelsen. Ta inte på dig för mycket.
-Ni verkar ju ha en låg belåning och som du säger bra avtal, dessa avtal brukar ofta vara 1-3 års förlängning så om något är på tok så tar det ändå bra lång tid att ändra.
-Du kan se över om lokaler finns outnyttjade som kan öka intäkterna. Du kan även kolla så dina lokaler är uthyrda med indexreglering och är rimliga i hyra.
-Din ekonomiska förvaltare hjälper till med budget och styrelsen ska bara verifiera den, således är det inte du som höjer hyran utan styrelsen via förvaltningen.
-Har ni ojämn värme i lgh så kan en injustering minska era kostnader och ha kort återbetalningstid, vår kostade typ 20. Den görs alltid nu på kallare säsongen. Pumpstopp på sommaren är ett bra tips också.
-Du hittar rätt mycket info på ”bostadsrätterna”.
-Du kan ju ställa lite allmänna frågor i denna tråd om något kommer upp.
-Ni kan ofta förhandla något slags gemensamhetsavtal på internet och kabel-tv genom tele2.
-Ni kan med fördel vänta med renoveringar tills ni står med avhjälpande underhåll och måste renovera, då kapitalkostnaderna är väldigt höga nu dvs lån.
-Kolla på HSBs årshjul, det beskriver hur ofta man måste ha möten och varför. Kolla på historiska protokoll för att strukturera antal möten och vad ni ska ta upp, ev mötesstruktur också.
Jag var ordförande i en brf (radhus) i 2 år. Fy fan vilket slit! Mitt arvida va dock 3 gånger ditt, så blev ju ändå ett bra tillskott varje år.
Jag fick även vara partypoopern som fick berätta att vi va tvugna att höja avguften rejält. Precis som i din förening så hade tidigare ordförande hellre suttit och fikat och varit kompis med alla grannar, än att faktiskt sköta sitt uppdrag som ordförande, vilket innebär att knappt några hyreshöjning alls hade gjorts på välsigt måmga år, vilket då innebar att inget underhåll hade bmivit gjort. Jag insåg att vi låg väldigt mycket efter gällande vår underhållsplan och hade många stora kostnader så som byte av tak, byte av värmesystem, mm som behlbde göras.
Jag skickade ut ett brev till alla boenden och förklarade läget. Det blev inga glada miner hos de flesta, men det behövde göras.
Som någon skrivit här ovan så skulle jag som ordförande se till att det finns struktur på mötena så att man “river av” dom fort, istället för att sitta och fika bort 3 timmar. Annars har jag inte så många fler råd än att fokusera på att sköta ditt uppdrag utifrån vad som är bäst för föreningen, även om du för stunden inte blir så populär.
Eller, kom på en sak till… antagligen så kommer de som sitter i styrelsen försöka få igenom saker som de själva gynnas av, men våga säga nej om du inte tror att många andra i föreningen också hade uppskattat att ni lägger pengar på just den saken.
Och om ni fastnar i frågor (vi gjorde ofta det då alla vill ha saker till sin fördel) och det blir tjafs. Låt det inte fortgå utan var snabb med att avbryta, om du märker att ni inte kommer någon vart, och kör en omröstning. Hade jag inte stoppat alla dessa utdragna diskussioner och tjafs om smådetaljer som om vi skulle köpa in en buske för 500 kr av en sort eller en annan sort, eller om man skulle få ställa barnvagnar och barncyklar i cyckelförrådet eller inte, så hade vi aldrig kommit framåt.
Och se till att sybliggöra styrelsens arbete. Det viskades ofta om missnöje kring att styrelsen fick betalt “men inte gjorde något”, så varje kvartal skrev jag ett brev med vad vi hade gjort sen sist och vilka frågor vi beslutat kring, och skickade ut till alla boenden.
Ändå bra ide att ta på dig uppdraget.
Det är bra att du tagit på dig ansvaret. Det är lärorikt och ansvarsfullt. Jag var precis i samma situation för ungefär 13 år sedan, och blev som 25-åring ordförande i en brf med 62 lägenheter. Jag fortsatte i den rollen i 10 år tills jag flyttade till en nyproducerad förening, där den nyblivna styrelsen höll på att köra föreningen i botten och de blev avsatta. Jag blev invald och hamnade i ordföranderollen då ingen annan hade tidigare erfarenhet, denna gång för 92 lägenheter och en förening som skulle startas från noll.
Några lärdomar:
-
Det är skönt att ha en ekonomisk förvaltare om man inte är superinsatt i det ekonomiska och allt relaterat till detta.
-
Det är bra att föreningen är medlem i organisationen Bostadsrätterna. Då har ni i styrelsen obegränsad styrelserådgivning. Använd den! Man kan ringa och direkt ställa sina frågor och prata med deras jurister. Ingen fråga är för dum. De har också kurser som är jättebra att gå!
-
Föreningens medlemmar kommer alltid tycka (gnälla?) om allt möjligt. Ta det inte personligt, även om är svårt. Lova inte något när du stöter på boende i föreningen. Säg istället att du tar med dig det till styrelsemöten och ta upp frågan där. Är det större grejer, be dem skicka in en motion till nästa årsstämma.
-
Det är inte alltid alla i styrelsen som hjälper till och mycket landar på ordförande. Det är därför bra om man försöker dela ut olika ansvarsområden inom styrelsen och sen följa upp dessa på styrelsemöten. För att skapa effektivare kommunikation inom styrelsen kan man t ex starta upp en styrelsechatt på Slack eller annan platform. På så sätt kan man lättare sköta löpande styrelsearbete och behöver inte invänta varje möte. Beslut bör dock alltid fattas på möten och protokoll föras.
-
Försök organisera styrelsearbetet. Det är ofta periodiskt över året. Skapa årshjul eller att göra listor eller vad som nu passar just er.
Det finns säkert mycket mer jag skulle kunna dela med mig av, bara att fråga så ska jag försöka svara!
Jag känner med dig.
Jag har två småbarn och hamnade i ordföranderollen för ett halvår sedan då föregående flyttade ut ur föreningen. Det är tufft och mycket jobb, i synnerhet då vi tappade mycket erfarenhet (4 avgick totalt). Det är en fem år gammal förening, så jag förutsätter att vi ska höja avgiften vilket jag inte har något problem med, bara att gilla läget 
Jag ser till att fråga övriga styrelsemedlemmar i frågor jag inte är bekväm med att svara på själv, dessutom har jag förmånen att jag kunnat ställa frågor till föregående ordförande samt föregående ekonomiansvarig vid behov.
Annars tycker jag nu att det rullar på. Jag attesterar fakturor, hanterar kommunikationen mot medlemmar, överlåtelser, felanmälan och håller i mötena. Säkert mer som jag glömmer men i mångt och mycket försöker jag se till att övriga styrelsemedlemmar har saker att genomföra så agerar jag filter mellan medlemmarna och dem.
I en förening på 175 lägenheten är det dock alltid något som inte går som planerat och det finns en klick med medlemmar som tror att det är en hyresrätt de bor i. Det är väl det mest krävande skulle jag säga.
Hör av dig om du behöver stöd/ har frågor.
Jag sitter i styrelsen i en brf med 40 lägenheter. Det jag har lärt mig är att inte anlita “HSB rekommenderade parterföretag” till underhåll och andra saker. Dessa företag tar vid flertalet förfrågningar dubbelt eller mer betalt. Helt galna priser tycker vi. Bättre skicka ut offerter till lokala företag. Då stöder man dessa också i svåra tider samtidigt som man håller kostnader nere.
Vi har också sett över föreningens lån och har genom att lägga om dem och samtidigt få bättre villkor, kunnat sänka hyran för alla.
Just nu håller vi på att förhandlar om gemensamt fast elavtal. Vi har upptäckt att alla lägenheterna betalar fasta avgifter själva och genom att köra ett gemensamt avtal, kommer varje lägenhet kunna spara åtskilliga hundralappar.
Se också till att inte ha för mycket pengar i kassan. Betala av lån istället. Skulle något allvarligt hända som man inte räknat med, kan man öka lånen istället om det nu inträffar.
Ha också koll på underhållsplanen. Gör en okulär besiktning och få en känsla för status och när/om det är nödvändigt. Gör en egen priolista och fokusera på det som är mest akut även om underhållsplanen säger något annat. Underhållsplanen är ofta generöst tilltagen men ett utmärkt dokument för att hålla koll på vad som ska göras.
Som ordförande är det viktigt att inte tro att du själv måste göra allt. Delegera och följ upp vid varje möte. Ett tips är att utse en vise ordförande också. Där får du bra avlastning och kanske en ersättare när du själv tycker det är nog.
Tycker du arvodet är för lågt, tag upp det vid årsmötet och föreslå en höjning. Om ingen tar på sig uppdraget, kommer någon förvaltning att ta över. Detta innebär betydligt högre kostnader. En förvaltning kör efter sina mallar och sätter inte föreningens bästa i första hand. Både dyrare och sämre med andra ord.
Det är riktigt roligt och lärorikt att sitta i styrelser. Man lär sig massor och får utmaningar man inte är van vid. Dessutom lär man känna de som bor i föreningen på ett helt annat sätt. Lycka till!
Lär dig säga nej på ett trevligt sätt.
I våran förening är det tvärt om gällande Hsb, de har ofta gjort saker gratis vid återkommande besök. Tror de har gjort 9 mätningar i en lägenhet angående för mycket drag osv men endast debiterat för 1. Brf i Norrland.
Verkar vara olika utifrån ort då vi har halverat våra kostnader från HSB Norrs avtal iår bara genom att fråga anbud på öppna marknaden. Det förekom även skrämseltaktik från HSB genom att nämna styrelsens personliga ansvar ifall något händer osv vilket jag kan förstå fungerar i osäkra styrelser, men är en grov feltolkning av den regeln. Genom enbart byte av avtalen så sparar vi 15% av våra driftkostnader som vi använder till amortering i dagens läge, ev avgift sänkning får komma senare. Kul med en brf tråd:)
Intressant, vad bytte ni till?
På teknisk förvaltning tog vi en privat firma som sysslar med allt sånt men går ju att dela upp städ osv om någon inte har allt.
Ekonomi tog vi simpleko, väldigt duktiga och man kan göra mycket själv via deras portal som de hyr av nabo. Simpleko är dotterbolag till Riksbyggen.
Vi är fortsatt medlemmar i HSB men genom uppläggen ovan har vi minskat 40-50% av respektive posts kostnad jämfört med HSB.
HSB hade felanmälan som ingen annan ville erbjuda men vi gjorde bara en Google form som länkar till ett Google sheets. Man hittar en qr kod för denna i trapphuset och får ett Mail när det är något.
Jag har suttit i brf-styrelser i många år nu, men inte som ordförande. Mina tips är
- Styrelsen är inte hyresvärdar eller vaktmästare. Ni är framför allt ett beslutsfattande organ, så se till att de övriga brf-medlemmarna förstår att det ingår större eget ansvar när man köper en bostadsrätt jämfört med hyresrätt. Jag har fått frågan varför inte styrelsen skottat trottoaren framför huset och varför vi inte städar tvättstugan när den är skitig, till exempel…
- Bli delegeringsmästare. Som ordförande blir man lätt dränkt i jobb. Se till att dina styrelsekollegor också får uppgifter tilldelade sig. Följ sedan upp dessa uppgifter på efterföljande möte.
- Gå inte bara på frivilligprincipen i styrelsen. Om man alltid frågar “vem kan ta det här” riskerar två eller tre ansvarstagande personer snart vara de enda som gör något jobb medan de övriga bara glider med. Ibland behöver folk tilldelas uppgifter, även om de knorrar. Men var rättvis, så klart.
- Kommunikation är A och O, både med styrelsekollegor och övriga medlemmar. Jag upplever att många styrelser kommunicerar på ett onödigt strikt och aggressivt sätt mailledes och inte heller delar med sig av sitt arbete. Att ha ett mjukare förhållningssätt gentemot sina medlemmar är bland det svåraste för en styrelse då man lätt känner sig ifrågasatt eller behöver tror man behöver höja tonläget då att man känner sig osäker över sina beslut, exempelvis. Jag tror dock starkt på att man behöver tänka PR-mässigt som styrelse och försöka ta medlemmarnas perspektiv, även om man inte håller med dem. Säg att Ulla skriver ett argt mail när tumlaren är trasig för tredje gången på två månader där hon ifrågasätter styrelsens kompetens. Antigen kan man svara “Styrelsen är medveten om problemet och arbetar med det!” (mycket vanligt sorts svar, i min erfarenhet) eller så tar man sig tid och skriver något trevligare, mer förstående och beskriver vad styrelsen gjort för att åtgärda felet och var man står i processen. Det absolut vanligaste klagomålet en styrelse får, i min mening, är att “de gör ju ingenting!”. Detta beror i nio fall av tio på bristande kommunikation. Var mer öppna med processerna så slipper man mycket onödig friktion.
- Försök skapa en rutin där medlemmar hör av sig via mail eller brev i en styrelsebrevlåda; på så vis har man svart på vitt vad som sagts. Det här är svårt och det handlar inte om att du inte ska prata med medlemmarna när man ses i trappuppgången, men om man lovar att man ska ta upp en åsikt på ett möte och sedan glömmer det, eller än värre, har missförstått och därmed förvränger åsikten, riskerar man rejäla reprisalier och stora mängder extra arbete om det vill sig illa. Ett alternativ är att du skriver ned vad de sagt och kollar med dem att du verkligen förstått vad de menat, men det är både tidsödande och gör att du inte längre kan hänvisa till medlemmens egna ord om det skulle uppstå meningsskiljaktigheter.
Jag tror jag nöjer mig där. Lycka till med ditt uppdrag!
Så många bra råd! Jag känner igen mig i så mycket av detta och applicerar redan mycket av detta i mitt eget ordförandeskap. Men:
Har du några specifika råd kring detta? Detta är mitt största problem då jag inbillar mig att alla andra i styrelsen har samma ansvarskänsla och samma produktivitet som jag själv, och därför hoppas jag att de också på eget bevåg ska utföra de uppgifter vi har på vår lista självmant. Så är det ju förstås inte. Hur lär man sig delegera?
Jag har haft ett rad poster i brf styrelser. Ordförande posten har jag aldrig upplevt som speciellt betungande jämfört med de andra posterna. Möjligen kan det bero på att vi har haft tydligt definierade roller så dyker det upp en underhållsrelaterad fråga så har den hamnat direkt på den som är ansvarig för fastighet- och underhållsfrågor.