Jag och en vän som kan koda funderar på att bygga någon typ av ny digital lösning för att göra livet enklare för BRF-styrelser. Vi vet att styrelsearbetet ofta är ideellt, tidskrävande, och kräver en stor bredd av expertis. Det måste vara svårt att hinna med allt och veta vad som är bäst.
Vi är nyfikna på vilka utmaningar som ni som sitter i styrelser upplever. Vad är mest tidskrävande? Vad känns krångligt/mest utmanande? Finns det något ni önskar fungerade smidigare?
Jag vet att fler härinne har erfarenhet av styrelsearbete i BRF.
Alltid roligt med entreprenörskap, men jag vill bara slänga in en heads-up om att iaf HSB har en väldigt bra grundinfrastruktur på sin webbplats för styrelseledamöternas arbete. Den ingår dessutom i föreningens medlemskap i HSB.
Vet ej hur det ser ut i tex Riksbyggens föreningar och hur stor andel av alla föreningar som utgörs av HSB/RB över huvud taget. Men den adresserbara marknaden är alltså inte hur stor som helst för produkten, är det jag ville skicka med. I all välvilja
Det vi däremot gör utanför HSBs system i min styrelse är att lagra protokoll/filer och upprätthålla to-do/åtgärdslista med alla ledamöters uppdrag. Det gör vi i Googles infrastruktur och det fungerar bra och är ju gratis.
Jag skulle iaf inte säga att jag saknar något med allt det på plats. Men det är bara jag, och i min specifika förening.
Lite grand beroende på föreningens storlek så är man mer eller mindre beroende av den köpta förvaltningen, oftast RB eller HSB. I över 30 år har jag varit med i en styrelse och som ordf i två omgångar och har märkt hur förvaltningen mer har blivit som banker. Man involveras i deras system och märker den alltmer växande otillgängligheten samt effektuering för varje handling, det kostar en tusing för varje pappersvändning numera.
Det är inte lätt framförallt för en liten förening att bryta sig ut, både administrativt och i servicehänseende.
Numera finns Simpleko som ägs av RB. Vi halverade från lokala HSB ekonomisk skötsel.
HSB försökte med skrämseltaktik vid bytet vilket är så skamligt det kan bli.
Intressant! Låter som en möjlighet att förenkla processer/administration för att spara tid och frigöra BRFer från deras nuvarande sega och allt mer dyra ekonomiska förvaltare?
Har erfarenhet av två mellanstora aktörer som har sina egna it-system som sköter det mesta. Vissa saker kanske fungerar sämre än optimalt men det ska ju mycket till för att man ska anlita ytterligare en leverantör för någon mindre del av arbetet.
Det jag ser som största utmaningen i styrelsearbetet är att vi som en liten förening inte har råd att låta ett någon extern hantera den tekniska förvaltningen.
Största utmaningen är att hitta villiga styrelsemedlemmar med kompetens. Lös det, tack.
Andra “utmaningen” är att ha råd med fler tjänster Finns få styrelser som har lust att kasta ut 10k extra på en tjänst som löser ett smalt problem.
Med det sagt, en av de tråkigaste sakerna är att konkurrensutsätta nuvarande leverantörer för t.ex. att sänka löpande kostnader. Det tar otroligt mkt tid att göra bra och är ofta svårt att samordna internt. Oftast kommer man fram till att besparingen inte är värd merarbetet att byta. Gäller t.ex. lån (där finns ju flera aktörer, men inte särskilt digitalt/smidigt), förvaltning, skötsel m.m.
Framförallt är det knepigt att hitta en bra benchmark, dvs vad ingår i vårt avtal i dag och hur jämför sig det med erbjudanden från andra leverantörer. Kräver mkt manuellt arbete och alltid missar man något. En samlad tjänst för detta som inkluderar benchmarks för andra (liknande) föreningar hade varit smutt. Ta betalt via annonser eller % på sparade kostnader vid byte av leverantör? Eller en prenumerationsmodell baserat på storlek/antal upphandlingar per år.
Instämmer i det som hedgelord skriver ovan. Utifrån mina egna erfarenheter är problem
Få fram villiga och kompetenta styrelsemedlemmar
Teknisk förvaltning i en liten förening som inte har personal. Alla småproblem som blir dyra att hantera om man köper in allt.
Om man som vi har kommersiella hyresgäster hantering av avtal, intäkter, avgränsning av vem som löser problem, föreningen eller hyresgästen.
Alla avtal som bör bedömas. El, försäkring, lån, förvaltningstjänst med mera.
Medlemmar som vill bygga om där tekniska underlag krävs, vad är rimliga krav.
Hopplösa digitala system som köpts in för att underlätta men bara ger problem och nör man väl lyckas logga in så är det tillfälliga problem , återkom senare.
Jag är raljant på den sista punkten, men min bedömning är att det knappat finns några vinster med dessa digitala så kallade lösningar. Det som behövs i verkligheten är en tjänst för att bedöma avtal, tekniska problem med mera som är tillgänglig till ett rimligt pris. Tyvärr är det nog en utopi, så styrelsen får kämpa så gott den kan.
Känns som ekonomistyrning är ett område som många styrelser kunde ha nytta av att få ett grundläggande ramverk för. Alltför många föreningar slösar massor med pengar och tar av okunskap ut alltför höga avgifter och sänker därmed sin förenings ställning eller mest lägenheternas relativa pris jämfört med andra bättre skötta likvärdiga föreningar. Ser återkommande illa skötta föreningar med höga avgifter.
@mkael_2skoops, kan du utveckla det det du skriver om lite grann? Ekonomistyrning är ett ganska diffust begrepp för mig…
Jag tycker de flesta bostadsrättsföreningar jag kollat på är rätt kostnadsmedvetna. Men styrelsen är ju tyvärr amatörer som i de flesta fall motvilligt försöker sköta styrelsearbetet på sin fritid.
Klart det finns kostnader som går att minska men som lekman är man i underläge mot leverantörer, t ex mot fjärrvärmeleverantören finns inte så mycket att förhandla om… Ska man minska energikostnaderna genom att åtgärder så är det svårt att räkna på investeringen utan att anlita experter som blir väldigt dyrt i liten förening.
I de föreningar jag bott i och varit ordförande i så är problemet för själva styrelsen ofta relaterat till sin egen organisation. Man har problem med att ha en kommunikationsplatform inom styrelsen (tänk chatt), man har problem med hur man ska kommunicera med medlemmarna (utskick, anslag), man har problem med hur man håller koll på saker som ska göras och när.
Jag har löst dessa problemen med att t ex sätta upp en styrelsechatt i Slack, en Trello-board Kanban style i Trello, införskaffat Boappa till föreningen för att lätt få ut information till boende. För att skriva protokoll använder vi Boardeaser via Riksbyggens styrelserummet-tjänst.
Som ni ser blir det olika verktyg för olika ändamål. Jag hade så klart önskat att allt fanns i en enda platform där man också kunde länka vem som är ansvarig för vilken uppgift, att kunna lägga in återkommande händelser i god tid (när brukar vi kalla till stämma, när måste vi boka lokal, när borde vi gödsla gräsmattan…) och lätt lägga till och ta bort personer i takt med att de går med eller lämnar styrelsen.
Sen som många säger, oavsett verktyg så måste man ha engagemang. Har man en styrelse där endast enstaka personer driver, då blir det svårt oavsett. Men kan man synliggöra vad som måste göras tänker jag att det är enklare att diskutera. Man behöver och synliggöra de delar av arbetet som är publikt för medlemmarna, så att de förstår vad arbetet går ut på och hur styrelsens beslut gagnar föreningen. Styrelsearbetet är ofta otacksamt och osynligt, man får mest hantera problem som inte övriga boende ser.
Finns få styrelser som har lust att kasta ut 10k extra på en tjänst som löser ett smalt problem.