Hej forum!
Jag har nyligen engagerat mig som suppleant i styrelsen för en ideell förening med nära 1000 medlemmar, de flesta yrkesverksamma/företag. Ingen i den ordinarie styrelsen var villig att ta på sig rollen som kassör, så vi beslutade att posten är vakant men att jag utför kassörens uppgifter.
Den löpande bokföringen sköts av en extern redovisningsfirma, men mitt ansvar är att följa den ekonomiska utvecklingen och presentera relevant information på styrelse- och årsmöte, samt utveckla budget och policyarbete.
Jag vill tro att jag har rätt läggning för denna typ av arbete, men saknar erfarenhet och väldigt lite finns dokumenterat i föreningen. Till vardags är jag trädgårdsmästare/landskapsingenjör med tidigare erfarenhet som inköpare/säljare.
Kan någon rekommendera vart jag kan vända mig för att lära mig mer, och undvika viktiga fallgropar? Vill gärna göra ett bra jobb eftersom jag tycker att föreningens mål och syfte är viktigt för samhället.
Jag tycker till att börja med att det verkar dumt och konstigt med en sådan ordning som du beskriver. Det vore betydligt bättre och mer rimligt att ta rollen som kassör. Iom att du slipper hantera bokföring, skatter, bokslut och allt det löpande är uppdraget i mitt tycke ganska angenämt. Den ekonomiska hanteringen är förstås i sig hanterbar men ska man utföra en massa byråkratiskt solo-arbete vid sidan om styrelsemöten vill man ju helst att det ska vara arvoderat.
Det finns förstås en hel del kurser av olika slag men normalt är dessa sådana att de kostar något och då skulle det finnas ett behov av att föreningen kan stå för kostnaden. Det skulle i sin tur kräva att du har uppdraget på ordinarie basis. Att prova med självstudier gällande föreningsekonomi borde annars vara fullt görligt. Det här är inga direkt svåra saker.
Jag skulle tro att det viktigaste för dig att göra är att försöka avgränsa uppgifterna och rollen. Du behöver rimligen ta fram underlag från redovisningsfirman och bearbeta dem i Excel och/eller Powerpoint så att de blir tydliga underlag till styrelsemöten. För budget borde en enkel mall vara tillräckligt. Någon BRF borde vara en möjlig inspirationskälla. Policies i övrigt kan väl handla om medlemsskap och medlemsavgifter, firmateckning och inköp i första hand. Om föreningen har några fysiska tillgångar såsom kontor eller utrustning kan det behövas regler för hur de ska hanteras.
Det är en bra sak att ha varit kassör i något samhällsrelevant sammanhang. Det ser bra ut i cv:n och ger bra kunskaper som kan vara nyttiga många roller.
Jag tycker till att börja med att det verkar dumt och konstigt med en sådan ordning som du beskriver. Det vore betydligt bättre och mer rimligt att ta rollen som kassör.
Stadgarna tillåter inte en suppleant att vara kassör!
Jag kan hjälpa dig/er via mitt egna bolag. Är proffs på det du behöver hjälp med och kan finnas med som löpande bollplank, eller genomföra enskilda utbildningar.