Jobba remote från Thailand med eget AB – vad krävs egentligen för att det ska räknas som tjänsteresa?
Jag driver ett svenskt AB och jobbar som IT-konsult på distans. Jag funderar på att åka till Thailand i ca 4–5 veckor och fortsätta jobba remote därifrån (heltid, vardagar).
Jag försöker förstå vad som faktiskt krävs för att en resa ska kunna räknas som tjänsteresa, och inte bara bli en privat resa skattemässigt.
Som jag förstått det hittills:
- Att bara jobba remote utomlands räcker inte för att det ska bli tjänsteresa
- Skatteverket verkar kräva någon form av platsbundet affärsändamål (t.ex. möten, studiebesök, konferens)
- Annars ses boende m.m. som privat levnadskostnad, även om man jobbar heltid
Mina frågor till er som har erfarenhet:
Vad behöver man konkret göra för att en resa ska räknas som tjänsteresa?
Räcker det med t.ex. några affärsmöten eller studiebesök på plats, eller krävs det att majoriteten av dagarna är platsbundna?
Kan analys- och uppföljningsarbete kopplat till möten räknas som tjänstedagar?
Hur gör ni i praktiken:
delar upp resan i tjänst/privat?
eller tar allt privat och betalar via lön/utdelning för att minska risk?
Jag är inte ute efter att tänja på reglerna, utan vill göra detta så korrekt och riskfritt som möjligt.
Alla erfarenheter och konkreta exempel uppskattas!
Om du inte är ute efter att tänja på reglerna och det inte finns något behov av att åka till Thailand för att utföra ditt jobb, förstår jag inte riktigt frågeställningen.
Verkligen, en tjänsteresa är kopplad till tjänsten och fyller något syfte i jobbet.
TS vill nog mer åka på semester och jobba en del under tiden, det är per definition inte en tjänsteresa utan av mer privat karaktär.
Men mer konstruktivt så är väl konferens en väg att gå, men då ska man ha ett program, x antal timmar per dag etc.
I ett litet AB borde det inte kunna bli så mycket tid.
Om TS har kunder i Thailand kan ju det vara något men representation mot kund är ändå inte skattemässigt avdragsgillt så poängen med att ta det i bolaget är begränsad.
Det känns spontant som att Skatteverket skulle kunna slå ner på det om det blir väldigt dyrt i förhållande till nyttan det tillför bolaget.
Men det förutsätter förstås att de tittar på det, vilket de sällan gör.
Jag håller med om definitionen. Det jag försöker reda ut är om platsbundna aktiviteter på eget initiativ (studiebesök, observationer, analys) överhuvudtaget kan räknas som tjänst i ett AB, och i så fall i vilken begränsad omfattning.
Uppdragsgivaren har gett grönt ljus att jobba utomlands, men det är inget de kräver. Om svaret är att det i praktiken ändå blir mest privat, då är det också min slutsats
Jag tror att det måste finnas ett syfte med att du ska dit specifikt som förväntas generera ekonomiska fördelar för bolaget som annars inte skulle uppstå.
Man kan inte köpa biljetter till Euro Disney via bolaget bara för att man ska ta lite jobbsamtal i kön för att sonen ska få krama Musse Pigg.
Men går du kurser eller annat kan det säkert vara ok att dra av bara du har alla underlag och inte blandar in flygresa m.m.
Om samma kurser inkl. resa finns på distans eller närmare Sverige till klart lägre pris kan det nog bli ifrågasatt annars.
Om man köper parkettgolv till svinstian eller en fyrhjuling för att kunna besöka kunder som bor lantligt skulle inte Skatteverket köpa den motiveringen heller utan anta att det är privat.
Det räcker nog med att ha lite sunt förnuft, och tänka till kring huruvida det låter rimligt, utifrån din verksamhet och vad den gynnas av.
Gör man inte det kan man såklart chansa och hoppas att ingen tittar på vad man håller på med i sitt bolag men skulle de göra det kan det innebära skattetillägg m.m.
Det finns mycket annat du kan småfiffla med som är mycket svårare att ifrågasätta, så håll dig till det skulle jag säga. T.ex. köper väl många dyra telefoner och datorer och använder privat, mycket svårare att säga något om.
Jag håller med om sunt-förnuft-resonemanget och exemplen du tar upp. Jag försöker inte rättfärdiga en privat resa genom att jobba lite vid sidan av, eller chansa i hopp om att ingen tittar i efterhand.
Det jag vill förstå är om det finns någon mellanzon när man driver eget AB: t.ex. kurser, studiebesök hos leverantörer och platsbunden analys av hur tekniska komponenter/system fungerar i en annan miljö än EU (klimat, belastning, användning). Sådant är svårt att observera fullt ut på distans.
Jag är med på att flyg ofta blir svårt att motivera och att distans- eller EU-alternativ kan väga tungt. Min fråga är därför inte om detta ska vara tjänsteresa, utan om sådana tydligt avgränsade moment överhuvudtaget kan räknas som affärsrelaterade, eller om det i praktiken alltid blir privat.
Om slutsatsen är att det ändå är privat, då är det helt okej för mig, jag vill hellre vara rimlig och konservativ än hamna i problem senare.
Om du hade haft anställda i ditt bolag, hade du då velat betala flyg till Thailand och uppehälle för att de skulle observera hur tekniska system fungerar i en annan miljö än EU? Tror nog du kan hamna rätt nära hur skattelagstiftningen är uppbyggd om du resonerar som om du varit “arbetsgivare”.
Produkten jag arbetar med ska lanseras globalt och behöver verifieras även i varma och fuktiga klimat.
Jag kommer dessutom att ta med komponenter från Sverige för att utföra faktiska tester på plats, inte enbart arbeta från dator.
Kunden har även kontor där, vilket möjliggör studiebesök och tekniskt utbyte.
Min fråga blir då: hur skulle detta i praktiken behöva dokumenteras gentemot Skatteverket?
Själva produkten och testresultaten omfattas av sekretess, så konfidentiell information kan inte lämnas ut. Samtidigt måste det rimligen räcka att styrka att arbete har utförts och att det haft koppling till uppdraget, inte att redovisa tekniska detaljer.
Vilken typ av underlag menar man då att Skatteverket förväntar sig i en sådan situation?
Men tolkar det som att du är IT-konsult och har en uppdragsgivare som äger produkten? Du skriver också “Uppdragsgivaren har gett grönt ljus för att jobba utomlands, men det är inget de kräver”, så har du ett uppdrag att testa produkten i thailändska förhållanden eller inte?
Kunden har inte specifikt bett mig att resa dit för att testa produkten, det stämmer.
Uppdraget är dock platsoberoende och utförs på distans, vilket kunden har godkänt.
I samband med att arbetet ändå utförs på distans har jag valt att förlägga arbetet i en miljö som är tekniskt relevant för en produkt, där klimatförhållandena skiljer sig markant från EU.
Det innebär att jag inom ramen för uppdraget kan verifiera funktion i varmt och fuktigt klimat, ta med komponenter för tester samt genomföra studiebesök hos kundens lokala kontor.
Det är alltså inte fråga om att kunden “skickat mig”, utan om hur ett pågående uppdrag genomförs på ett sätt som tillför ytterligare affärsnytta
Skatteverket verkar kräva någon form av platsbundet affärsändamål (t.ex. möten, studiebesök, konferens)
Du har ju svarat på din egna fråga.
Men, för att det ska bli tydligare för dig: Det måste finnas ett krav att du ska befinna dig på platsen. Dvs, om du kan utföra arbetet ifrån sverige och bor i sverige idag så kan du inte anse att det är en tjänsteresa.
Vem är det som leder och styr arbetet med produkten? Är det ditt eget bolag som gör det eller är du endast inhyrd som resurs? Ingår det i ditt uppdrag (explicit eller implicit) att ta sådana beslut?
Finns det ett kontor på en närmare plats med möjlighet till samma utbyte?
Det är ju stor skillnad på om man konsultar som enda utvecklaren till ett startup i Thailand där man tillsammans bygger en produkt, då är det fullt rimligt med en tjänsteresa för att besöka dem och även testa produkten på plats. Det är något helt annat om man bara är inhyrd konsult i ett projekt på ett stort företag med kontor över hela världen.
Jag leder inte produkten själv och mitt bolag styr inte utvecklingen. Jag är inhyrd som teknisk resurs inom R&D. Samtidigt ingår det i rollen (implicit, inte formellt beslutsmandat) att bidra med tekniska bedömningar, förbättringsförslag och återkoppling baserat på hur komponenter och system fungerar i praktiken.
Det stämmer också att kunden har kontor i regionen, vilket möjliggör tekniskt utbyte och möten på plats. Samtidigt är poängen inte att detta automatiskt gör hela resan till tjänsteresa, utan om just vissa platsbundna moment (t.ex. möte, demonstration, observation i annan miljö) kan motiveras.
Det finns kontor närmare Sverige där liknande utbyte kan ske, vilket jag också ser som ett relevant argument – och just därför ser jag detta som något som i bästa fall kan motivera enstaka dagar, inte hela vistelsen. Om ribban i praktiken är att man behöver vara produktägare eller ha ett uttalat uppdrag att fatta beslut på plats, då är det ett tydligt svar och då är resan privat i huvudsak.
Min avsikt har varit att förstå var gränsen går, inte att jämställa detta med att vara ensam utvecklare hos ett startup där fysisk närvaro är uppenbart nödvändig.
Berätta att du “villhöver” åka ned för att uträtta ärenden X, Y och Z för verksamheten, och frågar bara om deras tolkning av just dina specifika omständigheter och förutsättningar.