Sätt att motivera och engagera personal/anställda?

Som rubriken lyder undrar jag hur man kan göra för att motivera / engagera anställda. Förhoppningsvis kanske det finns lite erfarenhet här på forumet som kan erbjuda lite tips och tricks.

Kort bakgrund:
Jag är idag teamleader på ett mindre företag inom transportsektorn, vi är 5 inklusive mig i min grupp. Jag har inget direkt personalansvar eller någon reell makt utan har rollen för att jag är bäst på det jag gör, har en större administrativ förmåga och har en större förståelse över systemen vi arbetar i jämfört med övriga. Jag är väldigt traditionell och tycker om att arbeta, jag är stolt över min arbetsmoral vilket är snäppet bättre än gemene man (enligt mig). Brinner jag för något så är det just mitt arbete, det gör också att jag även tycker illa om dålig arbetsmoral.

Hur som helst, gruppen är idag till 80% ca 30 år gamla, de flesta inklusive jag är nyanställda de senaste 2 åren. Vår branch har även i stort lidigt under 2023. Vi har tappat mycket volym, priserna är i botten och vi är för tillfället inte lönsamma. Det är samma hos alla företag i branchen just nu så mitt bolag är inte unikt. Det är nästan nu vi behöver vara som mest proaktiva.

Dock så har mina kollegor i större utsträckning tagit sig friheter som jag inte tycker om. Det spelas mobilspel mot varandra, instagram, snapchat, och övrigt. Mycket tittande på på mobiler i allmänhet och lite jobb. Till den grad att det är majoriteten mobiltittande och mindre andel jobb i dagsläget. Jag har fullt förståelse för att man ibland behöver göra ett privat ärende/googla något etc men det känns som det är lite för mycket nu. Och lite för ofta.

Jag förtsår att det är mindre att göra nu och att man anser sig kanske ha mer tid, problemet är att det fortfarande finns saker att göra. Men när ett par personer väljer att öppet och inprincip deklarera att man inte arbetar inför övriga, som faktiskt sitter och jobbar, sticker det i ögonen. I varje fall i mina ögon.

Vid påpekande att det kanske inte är lämpligt för de att spela mobilspel hela dagen eller vid fråga om de behöver mer att göra (det finns alltid något att göra) så är svaret skämtsamt att “micropauser behövs”.

Hur skall man göra för att motivera de anställda att faktiskt arbeta på arbetstid. Att sparka folk är inte aktuellt, att begränsa friheter som tillgång till privat mobil på arbetstid skapar en bitter stämning.

Finns det något man kan göra eller är det bara att finna sig i att detta förhoppningsvis är en övergående fas nu när vi har mindre att göra?

Hur hade ni agerat i denna situationen?

Dela ut ansvar, många växer om dom får lite mer konkreta uppgifter och krav på resultat.
Plus att dom blir mer delaktiga och får mer insyn i hela apparaten.

Informera om situationen och diskutera hur dom resonerar runt sina micropauser, medarbetarsamtal där dom får prata av sig enskilt.

Finns det facklig företrädare på arbetsplatsen?
Ta hjälp därifrån om det behövs för att nå fram, företaget betalar för den anställdes tid då ingår det skyldigheter och vill man/ kan man inte förstå detta så kanske det är dags att coacha dom till en annan position eller ut från företaget. Det är ju ingen fritidsgård hur gärna man än vill.

Vi har roligt på mitt jobb fast min bransch är kass så gäller det att hålla fanan högt, jag pratar mycket om orsak och verkan. Min personal är i ålder mellan 30-70år och det är en ständig kommunikation, ingen vill vara utanför eller vara den som jämt få veta sist.

Som sagt, bolla tankar med personalen vad dom vill och tror om framtiden och hur dom kan vara en viktig pusselbit till att ni ska kunna plocka marknadsandelar, sen får ju sälj göra sitt såklart.

Kan golvet leverera och är på tå så har sälj ett bra kort att spela ut till kunderna för framtida uppdrag.

2 gillningar

Varför är jobbet meningsfullt?
Vad gör det för skillnad om personalen arbetar hårt eller slackar? Vad händer med arbetsplatsen och med dessa individer? Synliggör konsekvenser.

Som tidigare talare var inne på, öka delaktigheten och ansvaret hos medarbetarna. Befordra dom mentalt från idioter till nyckelpersoner.

2 gillningar

Som @Greger påpekar är konsekvenser extremt viktigt.

Vad händer om en anställd överpresterar?
Vad händer om en anställd slappar/slarvar?

Sen undrar jag om de anställda tycker att deras jobb är viktigt. På vilket sätt påverkar insatsen ett större sammanhang?

Läs gärna historien om stenläggaren och katedralen!

7 gillningar

Jag känner igen mig själv att lätt kunna driva iväg och spendera tid på saker jag inte bör. Som i skrivande stund tex.
Jag känner ofta att det beror på att det är lite oklart vad jag ska göra. Vilket resultat som önskas.
Om det var versioner av mig som jobbade hos dig tror jag att detta kanske skulle kunna fungera.

  • Skapa uppgifter och deligera. Dessa ska även ha deadlines. Markera detta tydligt. Ha många gruppmöten (vilket kanske i framtiden inte kommer behövas.)
    tex: Delegera ut uppgiften att gå igenom mallar eller rutiner. Tilldela till arbetare A. Fråga arbetare A hur länge denne tror detta kommer att ta och återkom i ett offentligt möte när denna period är över. Har du utfört detta arbete? Inte? Varför inte? Du sa det skulle ta X dagar, nu har det gått X+1. Hur långt har du kommit?

  • Worker of the week - dumt påhitt men fungerar nog. Ge ut en liten belöning till den som faktiskt presterat. Det kan vara något så enkelt som en lunch tex (går säker att göra avdrag på också).

  • Sätt ut mål. Riktiga mål. “Vi vet att det går dåligt. Men vi tror vi borde kunna klara detta. Gör vi det firar vi på något vis.” Pizza och öl? Billigt och enkelt.

  • Skam… “micropauser behövs” svar: “Ja det har du rätt i. Men du vet likväl som jag att det där inte är någon micropause. Ta tummen ur röven å se till att fixa X och Y nu.”

  • Kan man fylla i tid i det mindre att göra på något vis med projekt-, kund- eller platsbesök?

Jobbar Ni timmar eller fastpris? Påverkar det Ni gör någon annan? Tror egentligen mest på att fylla ut tiden på något vis är svaret.

2 gillningar

Det låter som om det är kontorsarbete som det handlar om. Skulle det vara möjligt att tillämpa ett agilt ramverk, som t ex Kanban eller Scrum?

Tack för den inputen, koda! Jag fick sätta mig och läsa in vad det faktiskt betyder och det var en intressant läsning. Det som skulle kunna tillämpas bäst är nog en kanbanvariant.

Men jag skulle behöva studera lite mer och se hur det faktiskt skulle kunna appliceras hos oss, om det ens är möjligt. Det hade varit en fördel att belysa arbetet, vart vi är i processen samt arbetsbördan. Men just idag har jag ingen bra idé på hur det skulle konkret kunna användas.

Vi jobbar idag på ett transportföretag där varje individuell sändning blir som ett eget projekt. Alla sändningar har vissa etapper som alltid sker och skall göras. Så det finns bra potential att ha använda kanbansystemet enligt vad jag kunde läsa mig till.

Problemet är väl mängden sändningar som är pågång samtidigt och att det är väldigt kundstyrt och unikt på sitt sätt vilket gör att det är svårt att faktiskt dela på projektet/sändningar när det väl är påbörjat.
Detta i kombination att hitta en rimlig nivå så att inte själva kanban blie ett stort projekt med stor tidsåtgång att manuellt uppdatera status i de olika projekten /processerna.

Jag skall definitvt läsa lite mer och se om jag kan se möjlighet att få in detta i vår verklighet då jag tycker konceptet verkar vara himla fiffigt.

Kul att det väcker tankar!

Kanban är designat utifrån tumregeln att människor är dåliga på multitasking. Är det för mycket på gång samtidigt så tenderar många att bli mer stressade, förvirrade, glömska och trötta på jobbet. En dålig, men intuitiv psykologisk försvarsmekanism mot stress, kan vara att prokrastinera. Själva överlämnandet av projektet blir också svårare när det är för många parallella uppgifter.

På individnivå så har jag haft nytta av Pomodorometoden för att motverka prokrastinering och koncentrera mig i en stressig miljö.

Ni kanske kan pröva 25 minuter fokus + 5 minuter mikropaus som repeteras? Bättre än att hela timmen såsas bort på mobilen. Kortare arbetspass kanske fungerar bättre på en dopaminberoende TikTok-hjärna?

Jag har också haft stor nytta av Daily Standup-möten där man kort beskriver för teamet vad man åstadkommit under förra dagen, vad man jobbar på under dagen och ifall man har kört fast på något. “Chefen” är inte med på det mötet, så det är en jämlik miljö och ett tillfälle att vara uppriktig om sitt arbete.

Jag kan inte veta ifall dina kollegor är stressade eller är bara genuint lata. Men otydlighet om vad som ska göras och hur det går kan vara något av det mest stressande som finns på en arbetsplats.

Gå till den som har personalansvaret och be den lösa problematiken. Om du har projekt ansvar eller liknande måste du kräva att du får rätt resurser. Om den inte löser problemet: gå till den som äger ditt ansvar och förklara varför du inte kan göra ditt jobb. Räkna ut och presentera kostnaden om den påverkar dina siffror. Sen kan du ta en mikropaus tills de gjort sina jobb :smiley::+1: om det är en stor kostnad går det väldigt fort.

Haha hade gärna lämnat över det. Tyvärr är det inte så enkelt då vi är en förhållandevis liten och platt organisation i sverige.

Mitt ansvarsområde ligger i att styra och guida det dagliga operationella arbetet. Med möjlighet att implementera arbetssätt för att effektivisera oss om möjligt

Men löner, utvecklingssamtal och klassiska personalansvaret ligger på sverigechefen. Tyvärr vill han inte ta de små detaljerna utan är mer big picture vilket är förståeligt.

Så det blir mitt ansvar att lösa detaljerna, kollegorna tycker inte att min röst väger lika tungt då jag inte styr något rörande deras roll egentligen, det är svårt att få genomslag vid endast tillsägelse. Sen är det klart att han hoppar in vid behov men helst inte förrän alla vägar är testade och man har kört fast.

Så därför letar jag nu lite vägar runt för att komma i till en lösning. Tycker att jag har fått en del bra verktyg att läsa mig in på som skulle kunna implementeras för att komma runt problemet på ett förhållandevis smidigt sätt om jag sätter mig in och läser på lite mer

Då hade jag gett problemet med personal till den personal ansvarige och samtidigt frågat om han vill att du ska ta det ansvaret istället. I så fall borde det göra skillnad i titel och lönekuvertet.

Jag tror du försöker lösa någon annans problem utan de verktyg som behövs.

Att effektivisera är inte riktigt samma sak som att motivera och lösa personalfrågor. Det låter mer som ett problem med ledarskap och ansvar.

2 gillningar

Så är det nog, men det finns två skolor i den frågan har jag insett. Vilket säkert är styrt till branch och arbetsuppgifter.

Antingen sitter man i båten och inte lyfter ett extra finger förrän någon betalar dig för det. Utan litar på att framföra din röst att du vill nå högre/ha mer ansvar och sedan utgå från att detta tillgodoses utan att du har utmärkt dig på något vis.

Eller så sliter du och visar att du är kapabel och villig att arbeta för företaget. Givetvis kommer du då få göra någon annans jobb gratis men i början av karriär anser jag att jag inte har så mycket alternativ.

Min upplevelse är att man blir belönad om man anstränger sig. Och om du inte tar initiativ utan bara gör minsta möjliga så är det ingenting som sänder signaler till högre chefer att du vill nå någonstans.

Vissa har tur och tar sig fram utan anströngning utöver sitt tilldelade roll. Andra lägger ner några hundår innan de når fram

3 gillningar

Stort lycka till iaf!

1 gillning

Du har inget mandat att tvinga på andra dina värderingar. Sluta med det.

Det är motiverande med tillväxt. När saker händer. Ert företag står stilla. Problemet är inte de i “ditt” team utan vd. Det är honom du ska få att skärpa sig för han gör inte sitt jobb.

Vad är det för arbetsuppgifter dina kollegor inte vill göra? Är det saker som är viktiga, eller mest saker som man gör för att det är tid över?

Vissa människor kan tappa motivation när ”oviktiga” uppgifter ska göras, men de kan vara superduktiga på att steppa upp när det behövs. Då lägger de på ett extra kol och ökar tempot rejält.

Andra vill gärna hålla sig produktiva hela tiden. Om det inte finns något att göra av sin primära arbetsuppgift hittar man på nya uppgifter, som att städa lite extra, inventera en extra gång osv.

Kanske kan dessa individer tillhöra skaran som har svårt att uppbåda engagemang när det mest är utfyllnad av tid? Frågan är vilket problem som ska lösas. Är det att de inte gör det jobb de anställdes för, eller att det irriterar er övriga att de inte vill hjälpa till med de extra uppgifterna som (kanske) inte är så viktiga?

Det finns viss fördelning på kunder etc men generellt är det att hantera det ärenden som kommer in under dagen, prisförfrågningar etc.

Promblematiken är ju lite tvådelad. Det största är att arbetsbördan blir ojämnt fördelad. Vi har vissa som sitter över för att hinna med det som skall göras innan deadline och andra lattjar bort tiden.

Och sen är det såklart störande och lite oartigt beteende mot de som jobbar.

Mvh

1 gillning

Jag tycker fnorrbart har en bra poäng här. Om man säger såhär:
” vi på företaget x har ett problem med våra medarbetare. Vi båda vinner på att det löses. Jag har börjat med några saker, men ser kanske att ytterligare verktyg behövs för att fort komma till en lösning. Har du som har en större verktygslåda möjlighet att engagera dig mer i frågan, eller skulle du kunna tänka dig att ge mig mer verktyg för att knäcka nöten?”

Spontant finns det ju inget illojalt i att försöka lösa upp knuten som uppstår av ett dåligt uppdelat ledarskap. Om du vill kan du också förklara vilka verktyg du tänker dig behöva använda, då kanske chefen känner att det passar bättre på ditt bord.

1 gillning
2 gillningar