Idag får ytterligare några verktyg för att kunna identifiera och lösa vissa typer av problem som uppstår på jobbet, i privatekonomi, i vardagen, inom sport på ett bättre sätt. Det är ett avsnitt där du får vässa dina färdigheter med hjälp av principerna om möjlighetsutrymme, händelsehorisont, duellvärde och bäst-läge-leder.
Dagens avsnitt avrundar samtalet med Jonathan Stolzenberg om verktyg och principer för att bättre hantera problem som är olika från gång till gång och förändras under tiden, dvs de olinjära problemen. I förra avsnittet pratade vi om ”farligast just nu”, ”mentalt överskott” och ”problemet före lösning.” Utan att bli för teknisk så utmärks olinjära problem av tre aspekter:
- Förutsättningarna är okända
- Problemet förändras
- Det finns en begränsning i resurser
Vi försöker ge många exempel i avsnittet, men fotboll är nog det enklaste. Vi vet inte riktigt vilket lag vi kommer möta, hur de kommer ställa upp, hur de kommer spela och vad de har tränat på. När matchen pågår så förändras ständigt spelplanen utifrån hur matchen pågår och vi kan bara spela med de spelare vi har. Dessutom försöker motståndarlaget aktivt sabba för oss för att nå sina egna mål.
Ett annat exempel är t.ex. privatekonomi och investerande. Jag kan ha ett mål för mina pengar, t.ex. ekonomisk frihet och FIRE. Jag vet inte vilka förutsättningar som kommer finnas i framtiden, jag vet inte hur marknaden kommer gå, jag vet inte vad räntan kommer vara, jag vet inte hur länge jag kommer leva, jag vet inte vad som kommer hända och jag har inte oändligt med pengar.
Jonathan och hans kollegors principer är verktyg som alltid ska fungera och vara hjälpsamma. De ska fungera i fotbollsmatchen, i privatekonomi, i företagandet och till och med i de polisiära eller militära situationer som de har sin bakgrund från.
Det är därför vi i detta avsnitt pratar om:
1. Möjlighetsutrymme – hur kan jag aktivt göra val för att öka mina möjligheter, hur kan jag skapa möjligheter för andra eller sabba möjligheter för konkurrenter. T.ex. spela bollen på en fri yta så att min medspelare kan springa in på den, eller investera mina pengar för att ha flest alternativ.
2. Planera inte bortom händelsehorisonten och “planens tyranni” – att planera kan vara bra, men det kan också förstöra, särskilt om jag försöker planera för steg 13 som beror på de föregående 12 stegen och jag är inte ens på steg 1. T.ex. skillnaden på att planera och förbereda eller att fokusera på nästa steg istället för hela receptet. Vi pratar även om “planens tyranni” där människor blir mer lojala mot planen än mot att lösa problemet eftersom “man får inte skit om man följer den uppsatta planen”.
3. Bäst-läge-leder – hur kan vi delegera ut ansvaret att ta beslut till den som har bäst läge att bedöma vad som borde och kan göras inom ramen för vad de uppsatta reglerna. T.ex. att låta kundservicepersonal skapa kundnöjdhet genom att ge dem mandat och frihet inom väl definierade ramar. Även t.ex. Svenska Basketförbundet skriver i sitt ramverk för spelarutveckling (råkar känna till det då mina tjejer spelar) skriver på sid 8:
“En basketmatch innehåller mängder av beslut. Därför är det viktigt att spelarna redan från knatteåldern får träna på att skanna av och tolka det som händer på basketplanen, och utifrån det ta ett lämpligt beslut utifrån situationen och agera på det. Att de kan ta bra självständiga beslut på planen och att deras skill-sets funkar på match. Meningen är inte att de ska bli bra på olika drillar”
Enligt Jonathan kommer det nästan ordagrant i sin tur från boken “Färdighetsinlärning – med icke-linjär pedagogik”. Heja Basketförbundet. 
4. Duellvärde – hur kan jag aktivt försätta mig i en situation där jag har en större möjlighet att vinna och nå mitt mål än min motståndare. T.ex. när jag ska natta barnen, hur höjer jag mitt eget duellvärde och sänker barnets, t.ex. genom att gå ut till lekplatsen, undvika skärm och ha samma rutin innan nattning.
Precis som i förra avsnittet kan det både kännas självklart och svårt på samma gång. Det är okej och dessa två avsnitt passar inte alla. Jag gillar principerna eftersom jag gillar ha verktyg som är generella och hjälper mig att lösa problem, särskilt då det mentala överskottet är lågt eller resurserna är begränsade.
Precis som förra veckan rekommenderar jag att besöka forumet där Jonathan och vi diskuterar principerna vidare och visar på djupet i dem som kanske inte alltid framkommer vid första anblick. Se t.ex. Jonathans inlägg i diskussionen till förra avsnittet. Vi hoppas att du gillar avsnittet och så ses vi nästa vecka, då kommer det handla om årskickoff 2024.
Hälsningar,
Jan, Caroline och Jonathan
Sammanfattning
Visa sammanfattning av avsnittet
I detta avsnitt av podden RikaTillsammans diskuterar programledarna Jan Bolmeson och Caroline samt gästen Jonathan Stolzenberg olika principer och verktyg för att kunna hantera problem i livet som ständigt förändras.Jonathan har en bakgrund inom försvarsmakten och arbetar idag som rådgivare och coach. Han håller workshops och föreläsningar för företag om hur de kan bli mer anpassningsbara till en föränderlig värld.
I avsnittet pratar de om vikten av att förbereda sig inför problem man inte kan förutse istället för att bara planera. Planering fungerar när saker är förutsägbara men när de inte är det behövs förmåga till anpassning och improvisation.
Några av principerna och begreppen som diskuteras är:
-
Möjlighetsutrymme – alla möjligheter som finns i en viss situation, inte bara ens egna utan även andras. Genom att styra sitt möjlighetsutrymme kan man öppna nya möjligheter för sig själv och stänga möjligheter för andra.
-
Händelsehorisont – hur lång framåt i tiden det går att planera innan antalet möjliga utfall blir för stort. Man bör inte planera längre än till händelsehorisonten.
-
Planens tyranni – risken att en förutbestämd plan leder till att gruppen blir lojal mot planen istället för målet, även när planen inte längre är ändamålsenlig.
-
Bäst läge leder – att flytta beslutsfattandet dit där någon har bäst förutsättningar att fatta rätt beslut. Motsatsen till en hierarkisk organisation.
-
Duellvärde – ens egna chanser att lyckas i förhållande till en motståndare eller ett problem. Man bör hela tiden försöka höja sitt duellvärde.
De ger många vardagliga exempel för att illustrera principerna, som att förbereda sig för att få barnen att gå och lägga sig eller att anpassa sig när planer ändras under en semesterresa. Flera exempel handlar också om hur principerna kan appliceras i företag och organisationer.
En viktig poäng är att de komplexa problem som uppstår i livet sällan kan lösas genom att bara följa en på förhand bestämd plan eller metod. Istället behövs förmåga till anpassning och kreativ problemlösning. Man behöver kunna improvisera fram nya lösningar när problemen förändras.
Sammanfattningsvis handlar avsnittet om olika sätt att tänka kring beslutsfattande och problemlösning som gör en bättre rustad att hantera en oförutsägbar och föränderlig värld. Det är ett intellektuellt krävande ämne och programledarna påpekar att lyssnaren bör ha överseende med sig själv om allt inte fastnar direkt. Det viktigaste är inte att lära sig alla principer utantill utan att börja träna på att tillämpa någon av dem i sitt eget liv. På så vis kan de här tankesätten på sikt göra livet lite enklare.
Lyssna eller titta på avsnittet
Precis som vanligt så kan du lyssna eller titta på avsnittet.
Avsnittet finns där poddar finns, leta efter avsnitt 335.
Transkribering av hela avsnittet
Visa hela transkriberingen av avsnittet
Nedan följer en transkribering av hela samtalet med Jonathan Stolzenberg. Då den är gjord med hjälp av en virtuell AI-assistent innebär det att den inte är ordagrann och kan innehålla fel.
Jan: Välkommen till dagens avsnitt av RikaTillsammans!
Caroline: Idag pratar vi om verktyg för att hantera föränderliga problem.
Jan: Ja, vi fortsätter från förra avsnittet 332 tillsammans med Jonathan och diskuterar principer och verktyg för att hantera livets ständigt föränderliga utmaningar.
Caroline: Välkomna till RikaTillsammans, kanalen där vi utforskar spännande aspekter av privatekonomi och livet. Varje vecka delar vi med oss av våra erfarenheter, framgångar och misstag för att hjälpa dig skapa en rikare ekonomi och ett rikare liv. Vi som driver denna kanal heter Caroline och Jan Bolmeson.
Jan: Innan du dyker in i detta avsnitt rekommenderar jag att du lyssnar på det föregående eftersom vi bygger vidare på tidigare diskussioner om principer och verktyg. Idag fokuserar vi på att förbereda oss för situationer där andra aktörer påverkar, såsom aktiemarknaden eller arbetslivet. Vi tittar på hur vi kan anpassa oss när våra vanliga rutiner och checklistor inte längre fungerar.
Caroline: Vi kommer utforska principer som möjlighetsutrymme, att undvika överplanering, planens tyranni, bäst läge och duellvärde.
Jan: Ja, och dessa verktyg är användbara i olika situationer. De ger oss ett gemensamt språk för att hantera förändringar. Till exempel, hur kan vi öka vårt duellvärde? Det handlar om att ta de bästa stegen för att vinna i en given situation, kanske genom att prioritera god sömn, fysisk aktivitet eller utbildning. Genom att använda dessa principer kan vi anpassa oss snabbare till en föränderlig verklighet.
Caroline: Det är också viktigt att ta det stegvis och inte överväldigas av alla principer på en gång. Max en princip per vecka är en bra taktik. Det är helt okej att lyssna på detta avsnitt flera gånger för att förstå och integrera principerna i sitt eget liv.
Jan: Genom att bli lite klokare och lite bättre rustade kan vi fortsätta att vinna även när spelet förändras. Nu, Jonathan, välkommen tillbaka! Jonathan Stoltenberg, med din erfarenhet från Försvarsmakten och din rådgivning till företag med hjälp av dessa principer, hjälper du oss att förbereda oss för det okända och att förbättra vår anpassningsförmåga.
Möjlighetsutrymme
Tack för att du är tillbaka, Jonathan! För våra lyssnare, kom ihåg att detta är en fortsättning från det förra avsnittet. Det kan vara värt att lyssna på det först eftersom vi kommer referera till tidigare diskussioner om principer och verktyg. Dessa principer fungerar som mångsidiga verktyg som hjälper oss i olika situationer och områden i livet. De är utformade för att vara hjälpsamma och användbara.
Jonathan: Precis.
Jan: Låt oss prata om möjlighetsutrymme. För någon som aldrig hört talas om det, vad är möjlighetsutrymme och varför är det viktigt?
Jonathan: jag tänker på möjlighetsutrymmer som:
Möjlighetsutrymme beskriver alla möjligheter i en given situation. Det inkluderar inte bara mina möjligheter utan även dina och andra aktörers möjligheter. Det ger en helhetsbild av de möjligheter som finns i en situation, oavsett om det handlar om företagande, relationer eller andra områden.
Jan: Vad är nyttan av att förstå detta och använda det?
Jonathan: Genom att förstå och använda möjlighetsutrymme kan jag:
ta kontroll över mina möjligheter och öppna upp nya vägar för mig själv. Jag kan också stänga av möjligheter som kan leda till otur eller som gynnar motståndare. Med möjlighetsutrymme kan jag styra riktningen och öka mina chanser att nå mina mål. Det handlar om att kunna anpassa sig och agera smart i olika situationer.
Jan: Jag har alltid trott att ju större möjlighetsutrymme desto bättre. Till exempel, om jag sparar och inte spenderar alla mina pengar, har jag ett ekonomiskt utrymme att investera och nå ekonomisk frihet. Vad säger du om det?
Jonathan: Det du säger har värde, men det är viktigt att komma ihåg att möjlighetsutrymme inte bara handlar om dina möjligheter. När möjlighetsutrymmet ökar, gäller det också för andra aktörer i samma situation. Om jag vinner en affär eller upphandling förlorar du möjligheten att få samma affär. Så möjlighetsutrymmet är i ständig relation och förändring.
Caroline: Så om jag förlorar en möjlighet kan det skapa nya möjligheter på andra sätt?
Jonathan: Ja, precis. När en dörr stängs öppnas ofta en annan. Det handlar om att vara snabb på att upptäcka de nya möjligheterna och anpassa sig till dem.
Caroline: Det är faktiskt hoppfullt, för det innebär att det alltid finns potential för positiv förändring.
Jonathan: Ja, det är en optimistisk synvinkel. Möjlighetsutrymme ger oss möjlighet att påverka vår egen framgång och även påverka andra aktörer i samma situation. Det handlar om att styra och anpassa sig till de möjligheter som uppstår.
För många möjligheter är inte alltid positivt
Jan: Så ibland är det inte nödvändigtvis bättre med ett större möjlighetsutrymme, det handlar mer om att kunna använda det till sin fördel och anpassa sig till de förändringar som uppstår.
Jonathan: Det är bäst om du har förmågan att styra och hantera ditt möjlighetsutrymme. Ett alltför stort möjlighetsutrymme kan faktiskt vara överväldigande om du inte kan hantera det.
Jan: Jag har märkt att många människor känner sig överväldigade när de börjar investera på börsen. De öppnar ett konto på Avanza eller Nordnet och plötsligt står de där inför en massa alternativ. Vilken fond ska jag välja? Vilken aktie ska jag investera i? För vissa blir det helt enkelt för mycket att hantera, och de känner sig överväldigade. Ibland kan färre valmöjligheter faktiskt vara bättre. Vad tycker du om det?
Jonathan: Absolut, det är något jag kan utnyttja om jag vill sabotera för någon annan. Om jag vet att du kommer vara överväldigad av för många valmöjligheter kan jag skapa en situation med 100 olika alternativ för att förvirra dig. Det blir som att säga ”Vi ska äta lunch, men det finns 20 olika restauranger att välja mellan.” Till slut väljer du inget och det blir ingen lunch.
Caroline: Det här påminner mig om hur vi ger våra barn valmöjligheter för att de ska känna att de får ta egna beslut. Till exempel, ”Vill du gå och lägga dig nu eller om 10 minuter?” Oftast väljer de 10 minuter.
Jan: Ja, precis. Genom att ge dem färre valmöjligheter skapar vi en enklare situation där de kan fatta beslut utan att känna sig överväldigade.
Jonathan: Det vanligaste misstaget när det gäller möjlighetsutrymme är att man fokuserar enbart på sina egna möjligheter och inte tar hänsyn till andra aktörers möjligheter. Man blir egocentrisk och ser bara sin egen karta.
Caroline: Så det handlar om att tänka mer i termer av hur vi tillsammans kan skapa möjligheter och samarbeta med andra aktörer.
Jonathan: Ja, exakt. Det är viktigt att se hela bilden och inte bara sin egen. Möjlighetsutrymme handlar om att förstå och hantera möjligheter och begränsningar, både för dig själv och för andra i samma situation.
Jan: Precis, det handlar om att vara medveten om de möjligheter som finns och att inte missa dem genom att vara för fokuserad på sina egna. Det är som att köra på motorvägen och missa avfarten, sedan måste man köra långt innan man kan vända. Men det finns alltid möjlighet att vända om man är medveten om det.
Möjlighetsutrymmet är som olika rum att utforska
Jonathan: Helt klart. När du har flera möjligheter skapar de nya möjligheter tillsammans. Det har inte alltid varit en förutbestämd plan att kombinera olika områden för att uppnå detta, utan snarare att jag har varit öppen för möjligheter. Jag har haft friheten att utforska olika områden och se vart de leder. Det har öppnat upp möjligheter som jag inte kunde förutse från början. Det handlar om att ständigt utforska och vara öppen för nya möjligheter.
Jan: Jag tycker det är fascinerande. Du nämnde expeditioner och bergsturer. Du kan vara sjuksköterska och samtidigt utforska andra områden som att flyga drönare. Det öppnar upp nya rum och möjligheter där du kan skapa värde och utforska ännu mer. Det är nästan som ett dataspel där du stegvis bygger på olika rum och öppnar nya dörrar.
Jonathan: Precis, rumsmetaforen fungerar bra. Varje nytt område du utforskar har sina egna dörrar och möjligheter. Det är viktigt att kunna hantera och styra dessa möjligheter. Större möjlighetsutrymme skapar en mer intressant spelplan.
Jan: Om vi pratar om hur man kan använda detta i företagsvärlden eller som ledare, så tror jag att det börjar med att vara medveten om möjligheter i olika situationer. Det handlar om att se bortom sina egna perspektiv och titta på helheten. Vad finns det för möjligheter i den här situationen? Sedan handlar det om aktivt att försöka styra sitt möjlighetsutrymme. Det kan innebära att stänga vissa dörrar och öppna andra, beroende på vilka möjligheter som gynnar ens mål.
Jonathan: Exakt, och det kan vara svårt att förutsäga möjlighetsutrymmet innan man är där. Det är som att försöka titta in i nästa rum när dörren bara står på glänt. Det handlar om att ta ett steg i taget, vara öppen för möjligheter och reflektera över dem i handling.
Caroline: Om man arbetar på ett företag och vill ligga i framkant inom sitt område, kan det vara en bra idé att delta i konferenser och evenemang. Det ger dig möjlighet att hålla dig uppdaterad och utforska nya möjligheter inom ditt fält.
Jan: Precis, det var precis vad jag upplevde när jag deltog i Bogle Head konferensen i USA. Det gav mig massor av inspiration och öppnade upp nya möjligheter. Det handlar om att vara öppen för att utforska och lära sig från olika källor.
Jonathan: Ingen av dessa möjligheter kräver att vi måste acceptera dem. Istället bjuder de in oss att fatta beslut, antingen att tacka ja eller nej. Varje beslut leder till nya möjligheter och samtidigt skapar det begränsningar. Det som är en möjlighet för dig kan vara en begränsning för mig, och vice versa.
Jan: Jag tror det är viktigt att inte bara fokusera på ens egna möjligheter utan också vara medveten om att det finns andra som kan påverka vårt möjlighetsutrymme. Det handlar om att öppna dörrar för andra och välkomna dem in.
Jonathan: Om du kan öppna dörrar för andra.
Jan: Precis, det handlar inte bara om mina egna möjligheter.
Jonathan: Det här konceptet är absolut kopplat till resonemanget om tidsfönster.
Planera inte bortom händelsehorisonten
Jan: Jag brukar använda tidsfönster som en referens. Till exempel, min mamma är frisk nu, och vi har möjligheten att resa till Barcelona. Men vi vet att detta tidsfönster kan stängas om någon blir sjuk eller om omständigheterna förändras. Det handlar om att vara medveten om och ta tillvara på de möjligheter som öppnar sig.
Jonathan: Exakt, tidsfönster är en viktig aspekt. Ibland finns det möjligheter som inte varar för evigt, och det är viktigt att agera när de är öppna.
Jan: Det kan vara som att sätta sig mål att se en film på fredag kväll, men sedan blir man för trött och fönstret för den möjligheten stängs. Det är en påminnelse om att möjligheter och begränsningar kan vara tvetydiga.
Jonathan: Låt oss prata om händelsehorisonten.
Jan: Ja, händelsehorisont är relevant.
Jonathan: Precis, detta är något som jag tycker är vanligt att vi gör fel. Vi försöker planera för många drag framåt och skapa enkelspåriga planer. Vi kan inte förutse framtiden i detalj och behöver vara öppna för flexibilitet.
Jan: Det är som att försöka planera för att alla trafikljus ska vara gröna innan du åker på en resa. Istället handlar det om att ta en sak i taget och anpassa sig till de förändringar som uppstår längs vägen.
Caroline: Ja, det finns personer som verkligen älskar logistik.
Jonathan: Jag skulle vilja säga att det inte är exakt det, men du är nära något annat som är intressant. I det här sammanhanget handlar det mer om att planera dagishämtning eller hur man kör bil. Det är svårt att förutse exakt vad man ska göra långt i förväg. Det går bortom det som vi kallar ”händelsehorisonten,” det är när framtiden är så osäker att vi inte kan förutse alla möjliga scenarier.
Caroline: Jag förstår, även om jag känner mig trygg i att hantera situationer som kan uppstå under bilkörning eller hämtning, så tror jag att detta koncept med händelsehorisonten kan vara mer relevant inom andra områden. Vad kan det vara?
Jonathan: Det är vanligt att använda detta koncept inom krishantering. När en kris uppstår, då måste vi reagera, men vissa kriser är oväntade och våra planer eller strategier kanske inte längre fungerar. Det handlar om att vara medveten om begränsningarna och att vi inte kan planera för allt. Till exempel, jag kan planera när klockan ska ringa på morgonen, men jag kan inte förutsäga exakt när jag kommer att anlända till jobbet på grund av trafik och andra faktorer.
Caroline: Ja, ibland kan det vara oväntade händelser som att barnen inte vill ta på sig strumpor eller andra små problem som påverkar våra planer.
Planens tyranni: hindrar folk från att avvika från planen
Jonathan: Det är viktigt att alla är medvetna om hur långt vi kan planera och vara öppna för att anpassa oss när omständigheterna förändras. Ibland måste vi ändra våra planer och strategier för att hantera det som faktiskt händer, även om det avviker från vårt ursprungliga beslut.
Ett exempel från USA visar hur människor ibland är rädda att avvika från etablerade planer, även när det finns starka skäl att göra det. I det fallet var det bättre att hålla sig till planen även om den inte var optimal, istället för att ta risken att avvika från den och kanske få ett bättre resultat.
Caroline: Det var ett intressant exempel där rädslan för att avvika från index hindrade dem från att göra en mer betydande förändring som hade kunnat ge bättre resultat. Det är en balansgång mellan att vara trygg inom etablerade ramar och att våga ta möjligheter när de uppstår. Jag försöker verkligen att förstå det du säger. Min hjärna arbetar med att ta in det och funderar på hur jag kan applicera det. Än så länge känns det som om alla pusselbitarna inte riktigt har fallit på plats.
Jonathan: Låt oss utforska det tillsammans och se om vi kan göra det enklare att förstå. Vi tittar på idén om att planera, men inte överplanera.
Caroline: Du nämnde att vi ofta tror att vi kan planera mycket längre fram än vi egentligen kan. Finns det något sätt att veta när man bör sluta planera?
Jonathan: Ett intressant exempel är när man kan ha en plan, men samtidigt vara öppen för att ändra den. Till exempel, om vi planerar att åka till en matbutik och köpa specifika varor, men bara om de är på extrapris. Om vi hittar varorna till det priset, följer vi planen. Men om de är slut eller dyrare, ändrar vi vår plan och letar efter andra alternativ.
Jan: Jag förstår tanken. Men när är det lämpligt att använda detta tillvägagångssätt?
Caroline: Till exempel när man reser kan det vara relevant. Jag tänker högt nu, men när man reser brukar man planera noga för att allt ska gå smidigt. Men det kan hända oväntade saker, som att flyget är försenat och då måste man vara flexibel.
Jan: Jag har två synsätt på det. Jag gillar att vara noggrant förberedd och säkerställer att jag har pass och kreditkort, vilket ger mig möjlighet att lösa många problem under resan. Samtidigt gillar jag att ha förbokade transporttjänster för att undvika onödiga problem, som långa köer vid immigrationskontrollen.
Vara öppen för anpassning när oväntad situation uppstår
Jonathan: Du beskriver två viktiga aspekter. Förberedelser är viktiga, men de är olika från överplanering. Att vara förberedd ger dig en trygg grund, men att vara öppen för att anpassa sig när oväntade situationer uppstår är också värdefullt. Det handlar om att ge sig själv de bästa möjliga förutsättningarna för att lyckas. Det kan variera beroende på situationen och vad man vill uppnå.
Caroline: Vad som räknas som ”lyckas” kan vara olika i olika situationer.
Jan: Absolut, men det är en viktig fråga att ställa sig. Ger jag mig själv de bästa förutsättningarna att lyckas i den här situationen? Är jag schysst mot mig själv? Ibland är vi inte så bra på att ge oss själva rätt förutsättningar.
Caroline: Ja, det är verkligen viktigt att komma ihåg att vad som räknas som framgång kan variera och att vi måste vara schyssta mot oss själva och vara öppna för att utmana våra förutsättningar när det behövs.
Jonathan: Det är viktigt att vara förberedd, men samtidigt ha förmågan att anpassa sig när omständigheterna förändras. Att närma sig problemet och vara öppen för olika perspektiv och möjligheter kan hjälpa oss att bättre hantera det som faktiskt händer.
Jan: Men var hamnar vi egentligen i dessa dumma situationer, som när jag planerar att äta pasta om tre veckor? Det låter ju absurt, men jag antar att din poäng är att vi gör liknande saker i andra områden och försöker rationalisera det. När vi säger att vi måste göra det såhär, är det verkligen det vi måste göra? Jag har inte så många exempel, men när jag tänker på min pension eller FIRE-plan om 17 år, är det då likvärdigt med att säga att jag ska äta pasta? Var är fällorna i verkligheten?
Jonathan: En intressant aspekt är att inom många verksamheter skrivs riktlinjer och manualer. Dessa baseras ofta på befintlig kunskap när de skapas och revideras sedan över tid. När de sedan publiceras är de redan föråldrade. Det är ett exempel på att planera för framtida situationer, men det kan vara problematiskt när verkligheten ändras.
Jan: Vi planerar vår resa till Barcelona.
Jonathan: Perfekt! Vad har ni planerat hittills?
Jan: Vi har planerat var vi ska bo under resan.
Jonathan: Att planera var ni ska bo är en förberedelse, och det verkar vara en ganska linjär plan. Men vad händer om resedatumet ändras?
Jan: Det har vi inte tagit hänsyn till.
Skillnad på förberedelser och överplanering
Caroline: Vi har inte tänkt på den möjligheten.
Jonathan: Det är viktigt att också överväga möjligheten till förändringar i planen. Till exempel, om datumet ändras, hur kan ni hantera det? Finns det alternativa datum eller perioder ni kan tänka er? Tänk bara på något så enkelt som vägen till jobbet. Jag tar alltid samma väg, svänger alltid åt vänster. Men ibland stöter jag på vägarbeten eller hinder. Då behöver jag vara redo att hitta en alternativ väg. Ibland sitter vi fast i en plan för att vi är rädda för att ändra den och hamna i en ny kö. Det handlar om att vara flexibel och anpassningsbar när omständigheterna förändras.
Jan: Vad är din åsikt, Carro? Ska vi överge händelsehorisonten?
Caroline: Vi kan överge händelsehorisonten.
Jonathan: Jag anser att det är mycket värdefullt att planera, men endast för det som går att förutse. Vad är rätt handling här? Problemet uppstår när vi försöker förutspå lösningar för situationer som inte kan förutses.
Jan: Jag tycker om tanken på att förbereda istället för att planera.
Jonathan: Ja, precis. Planera för det som går att planera och förbereda för det som inte kan planeras i förväg.
Jan: Det är en bra distinktion. Så, ska vi överge planens tyranni?
Jonathan: Planens tyranni är det fenomen vi pratat om där en plan kan tvinga oss att följa den även när det inte längre är lämpligt. Det ger oss trygghet att följa planen, även om den inte längre är den bästa vägen att gå.
Jan: Så om jag följer planen kommer jag inte få kritik?
Jonathan: Ja, precis. Planen kan tvinga oss att följa den på grund av grupptänk. Därför är det viktigt att balansera mellan planering och att vara öppen för förändring när det är nödvändigt. Nobelpristagares citat visar ofta att de inte hade fått Nobelpriset om de hade följt planen eller grupptrycket. Det är viktigt att våga ifrågasätta och anpassa sig när situationen kräver det.
Caroline: Om du har en länk till citaten från Nobelpristagare skulle det vara intressant att ta del av dem.
Jonathan: Det handlar om att vara förberedd istället för att följa en plan slaviskt. Det är lätt att skapa en illusion av trygghet genom planering, men det kan vara en begränsning när omständigheterna förändras. Att förbereda sig och planera är inte samma sak. Det handlar om att vara flexibel och fokusera på att lösa problemen som uppstår snarare än att följa en plan till punkt och pricka, särskilt när situationen är komplex eller oviss. Det finns risker med att hålla fast vid en plan när den inte längre är lämplig.
Viktigt till och med i knatteidrott
Jan: Omfall är det militära begreppet för olika scenarion.
Jonathan: Om det inte går som vi tänkt, vad gör vi då? Vanligtvis har vi alternativ A som plan, och om det inte fungerar, har vi plan B. Jag jobbar också med detta, men det är oftast när vi har begränsat möjlighetsutrymme och bara har några få alternativ kvar.
Då kan vi hantera plan A, B och C. Men när vi har hundratals eller tusentals möjliga alternativ, hur ska vi då välja den bästa planen för situationen? Det kan vara en utmaning att ge min ledningsgrupp eller kollegor rätt riktning i en så komplex situation. Planer i sig själva kan också sänka vår förmåga att anpassa oss.
Caroline: Jag upplever att det tar mycket kognitiv energi. Jag blir förvirrad och distraherad. Det är svårt att hålla reda på alla alternativ och beslut.
Jan: Ja, precis. Vi pratade om det igår när vår äldsta spelade basket. Svenska Basketförbundet har infört riktlinjer som innebär att tränarna inte ska skrika instruktioner under pågående match. Istället vill de att spelarna ska ta egna beslut och vara kreativa på planen.
En basketmatch innehåller mängder av beslut. Därför är det viktigt att spelarna redan från knatteåldern får träna på att skanna av och tolka det som händer på basketplanen, och utifrån det ta ett lämpligt beslut utifrån situationen och agera på det. Att de kan ta bra självständiga beslut på planen och att deras skill-sets funkar på match. Meningen är inte att de ska bli bra på olika drillar”
Svenska Basketförbundets ramverk för spelarutveckling, sid 8.
Caroline: Det låter fantastiskt. Jag kan dock säga att jag själv hade blivit frustrerad om någon skrek åt mig under en match. Jag kanske också skulle vilja skrika ”gå framåt, gå mot målet” och liknande.
Jan: Det är just det, vissa instruktioner kan vara meningslösa eller självklara. Det handlar om att låta spelarna tänka och agera själva i större utsträckning.
Jonathan: Det är intressant hur olika sporter hanterar detta. Till exempel amerikansk fotboll har ett mycket strikt system med många förutbestämda spel. Men det finns risker med att hålla fast vid dessa system när situationen kan förändras. Sprida ”best practice” kan vara bra, men det finns en fara i att hemlighålla det för mycket. Om vi bara följer vårt eget sätt att göra saker blir vi inte öppna för andra perspektiv och lösningar. Det är viktigt att bygga system som främjar anpassning och improvisation istället.
Jan: Best practice är ofta specifikt för en situation, och det kan vara helt fel att tillämpa det samma i en annan kontext. Det är viktigt att vara flexibel och anpassa sig efter de aktuella omständigheterna.
Caroline: Precis, det finns ingen universell ”best practice” som fungerar överallt. Det beror på situationen och kontexten.
Bäst läge leder
Jonathan: Det handlar om att ge beslutsmandatet till den som har bäst förutsättningar att fatta rätt beslut i en given situation. Det kallas adaptiv ledningsstruktur och innebär att ledningen flyttas beroende på behovet. Det främjar anpassning och effektivitet.
Jan: Ett konkret exempel är när man kontaktar kundtjänsten. Om de har mandat att anpassa erbjudanden baserat på situationen, blir det smidigare och snabbare för kunden. Att ha en flexibel inställning kan vara mer effektivt än att följa en standardplan. Ibland låter vi personen längst ut i organisationen ta stora beslut.
Caroline: Var det korrekt, Jonathan? Har du ett annat exempel att dela?
Jonathan: Jag ville återgå till amerikansk fotboll som ett exempel. När vi flyttar beslutsmandatet bort från högsta ledningen till personen i situationen tar det mer tid. Vi pratar om möjligheternas fönster, de har ett begränsat tidsspann. Om jag står vid sidan av och ser en möjlighet, jag väljer en skylt eller skriker ut en instruktion, någon tar det till sig och agerar. Men om jag inte har mandat att fatta beslut, kan möjligheten försvinna innan någon agerar. I organisationer som är mycket hierarkiska blir det sårbart och långsamt att anpassa sig till förändringar. Om vi vill ha en snabbare och mer anpassningsbar organisation måste vi delegera beslutsmandat, men också ha tydliga regler som styr hur beslut ska fattas.
Jan: Ja, det är viktigt att ha regler som säkerställer att besluten är välgrundade och rättvisa. Till exempel kan vi inte erbjuda ett bolån med en ränta på 2,5% när marknadsräntan är 5%. Det skulle inte vara korrekt.
Jonathan: Precis, regler behövs för att säkerställa att besluten är relevanta och inte godtyckliga. Men reglerna måste också vara flexibla nog att anpassa sig till olika situationer.
Jan: Det är intressant att även när något verkar uppenbart rätt, så följer inte organisationer alltid den vägen. Tradition och kontrollbehov kan hindra förändring.
Jonathan: Kontrollbehov kan vara en faktor som hindrar organisationer från att delegera beslutsmandat. Många organisationer är vana vid hierarkiska strukturer där beslut fattas centralt, och det kan vara svårt att ändra den mindseten.
Jan: Jag har märkt att det kan vara en utmaning att låta medarbetare ta egna beslut och ansvar, trots att det skulle vara bäst. Ibland vill man ha kontroll över allt.
Delegera ut beslutet längst ut i organisationen
Jan: Ibland har jag experimenterat med att låta mina barn ta egna beslut, till exempel när vi är på affären. Jag ber dem välja något och frågar sedan varför de valde det. Det är fascinerande att höra deras resonemang, och det ger dem en känsla av delaktighet och ansvar.
Jonathan: Det är viktigt att särskilja ansvar och beslutsmandat. Chefen har ansvar och får högre lön eftersom de bär det formella ansvaret. Men det betyder inte att chefen måste fatta alla beslut. Ibland har medarbetarna bättre kunskap och erfarenhet inom specifika områden och bör därför ha befogenhet att fatta relevanta beslut. Det handlar om att bygga ett system som tillåter detta och att skilja på ansvarsnivå och beslutsnivå.
Jan: Ja, jag tror att problemet kan vara att det handlar mycket om ego. Till exempel, om jag är marknadschef, tror jag ofta att det kan vara givande att anställa en chef som saknar bakgrund inom vårt område. Om vi är ett IT-företag, kan det vara intressant att ta in någon som inte har erfarenhet inom IT, men som har kompetens inom ledning och logistik. Jag minns ett exempel där ett sjukhus anställde en logistikchef från IKEA för att vara sjukhuschef. Först tyckte jag att det lät konstigt, men sedan insåg jag att det handlade om att ha en person med expertis inom logistik som inte hade några egna åsikter om sjukvårdens processer.
Caroline: Hur har det gått med det?
Jan: Jag är faktiskt osäker på om det är sant eller ej. Ibland kommer jag över information och tänker, ”Var kommer detta ifrån?” Men det är ändå något som har fastnat i mitt huvud. Ska vi prata mer om bäst läge leder, eller vill vi gå vidare till duellvärde och sedan avsluta?
Jonathan: Bäst läge leder är ofta en startpunkt. Det kan vara utmanande och ibland skrämmande, men att börja med små beslut, som att välja vad man ska köpa på ICA, kan göra stor skillnad i att hantera snabbt föränderliga problem. Det är inte fel att vara toppstyrd i vissa situationer, det finns fördelar med det.
Jan: Jag tror att detta är något man kan träna på, särskilt med barn. Ibland ser jag skeptisk ut, Caroline.
Caroline: Jag försöker bara ta in all information. Det är mycket att bearbeta. Min hjärna är lite trög idag.
Jan: Ja, det är inte enkelt, och även om Jonathan och jag har diskuterat detta mycket, så är det fortfarande en utmaning för mig att applicera det i praktiken.
Caroline: Jag tror att det är något som tar tid att förstå och implementera, och ibland kommer insikterna långt senare.
Jan: Precis, vi kan använda det här med duellvärde som ett exempel. Kan du ge oss mer information om duellvärde och när det är relevant?
Jonathan: Exakt, duellvärde eller framgångsvärde används för att bedöma chansen att lyckas i förhållande till en motståndare eller ett problem. Duellvärde handlar om att öka dina möjligheter att lyckas i olika situationer. Ibland kan det vara som en shootout i en westernfilm, där två parter har lika chanser att lyckas. Men du kan också höja ditt duellvärde genom att öka dina resurser och fördelar gentemot motståndaren, vilket gör att du har större chans att vinna.
Jan: Jag förstår. Kan du ge oss ett exempel?
Principen om duellvärde
Caroline: Ja, berätta mer om duellvärde och hur det kan tillämpas i olika situationer.
Jan: Till exempel, varje kväll vid sju tiden måste vår yngsta dotter, Elsa, gå och lägga sig. Ibland är hon inte trött och kan vara vaken längre än vi önskar. Men genom att öka hennes fysiska aktivitet och ge henne kvällsmat innan nattningen kan vi öka vårt duellvärde gentemot henne och öka chansen att hon går och lägger sig i tid.
Caroline: Ja, det är en smart taktik för att hantera situationen och höja ditt duellvärde gentemot den lilla femåringen.
Jonathan: Det finns flera aspekter här som är relevanta. Förberedelse är nyckeln. Istället för att bestämma att vi ska natta barnet, förbereder du dig för att hantera den kommande utmaningen. Vi identifierar vad som är farligast just nu. I det här fallet är det troligt och farligt att hon är för pigg.
Caroline: Ja, det är den aktuella risken.
Jonathan: Vi börjar sedan fördela våra resurser för att möta den utmaningen. Vid den tiden har du överskott av energi, medan hon inte har det eftersom hon är låst i sitt perspektiv. Så i detta avseende har du ett högre duellvärde gentemot henne. Värt att notera är att duellvärde alltid är i förhållande till någon annan. Det finns ingen absolut skala för duellvärde. Du kan höja ditt eget duellvärde, men samtidigt sänka någon annans.
Jan: Du kan sabotera någon annans duellvärde.
Caroline: Hur skulle vi sabotera någon annans duellvärde?
Jonathan: Till exempel genom att ge dem alkohol eller ta ut dem till parken för att uttrötta dem innan en viktig händelse. Genom att minska deras resurser kan du sänka deras duellvärde.
Jan: Eller om du inte höjer ditt eget duellvärde tillräckligt. Om du lägger för mycket energi på att springa runt i parken med dem och sedan somnar, har du sänkt ditt eget duellvärde och ger dem övertaget.
Caroline: Det finns en risk att jag somnar, och det farligaste är att jag somnar innan henne. Därför måste vi sänka hennes duellvärde.
Jonathan: Ja, och det är viktigt att hitta balansen mellan att höja ditt eget duellvärde och sänka din motståndares för att nå det bästa resultatet.
Jan: Hur kan dessa principer tillämpas inom företag eller relationer?
Jonathan: Principen om duellvärde kan tillämpas genom att fokusera på att höja resurserna i förhållande till de problem eller utmaningar som uppstår. Inom en relation kan det innebära att fokusera på kommunikation och konflikthantering istället för att skuldbelägga varandra. I företag kan det handla om att ha en flexibel ledningsstruktur som möjliggör snabb anpassning till förändringar på marknaden.
Jobba för att höja duellvärdet
Caroline: Det handlar om att skapa strukturer som gör det möjligt att höja duellvärdet i relationen eller företaget för att möta olika utmaningar och konkurrens.
Jan: Och kom ihåg, duellvärde är alltid relativt. Det handlar om att vara bättre än dina konkurrenter eller din motståndare i en given situation. Det är en dynamisk skala som ständigt förändras.
Caroline: Det här verkar vara otroligt användbart, eller hur Jan? Speciellt när det kommer till relationer, att undvika ohanterbara konflikter. Där måste man hitta lösningar.
Jan: Ja, för mig är det viktigt att förstå att konflikten är som en konkurrent.
Caroline: Konflikten är den som är vår motståndare.
Jan: För mig var det en ögonöppnare när vår parterapeut påpekade att i en relation finns det tre parter: du, jag och vår relation. Alla tre måste fungera, annars fungerar inget. Om relationen fungerar och du fungerar, men jag inte gör det eller vice versa, så funkar det ändå inte. Så hur höjer vi duellvärdet? Genom att skapa gemensamma aktiviteter och upplevelser.
Caroline: Jag känner att jag behöver identifiera min motståndare, inte nödvändigtvis i relationen, utan i livet i allmänhet. Det kan vara mitt ego, som du sa.
Jonathan: Ibland tittar jag på framgångsvärde i livet. Din vanligaste motståndare kanske är dig själv och ditt ego.
Caroline: Det är en komplex tanke, att mitt ego kan vara min egen motståndare.
Jonathan: Då handlar det om att höja ditt duellvärde genom att hantera dina egna utmaningar och skapa strukturer för att möjliggöra detta.
Jan: Det här gäller även under bröllop, där detaljer kan bli avgörande. Om planeringen inte följs kan det leda till onödig stress och missnöje.
Relevanta förberedelser
Jonathan: Det handlar om att vara lojal mot målet snarare än mot den strikta planen. Att fokusera på att ha kul istället för att följa en detaljerad plan kan vara mer givande.
Jan: Ibland är det svårt att mäta vissa saker, som glädjen i stunden. Vi kan fastna i att mäta det som är enkelt att mäta istället för det som faktiskt är viktigt. Detta gäller även i ekonomi och företagsvärlden, där man ibland fokuserar på mätetal som inte är relevanta för målen. Det är viktigt att mäta det som verkligen spelar roll.
Jonathan: Vad vi mäter och hur vi mäter det är viktigt. Ibland skapar vi våra egna mätverktyg, men vi måste också beakta den mänskliga faktorn och problemen med våra mätinstrument.
Jan: Finns det mer att säga om duellvärde? Jag tänker på hur man kan öka sitt duellvärde genom att förbättra sig själv, till exempel genom utbildning och träning.
Jonathan: Ja, det är ett bra exempel. Men det intressanta är hur du höjer ditt duellvärde när du står inför problem som du inte känner till eller inte har en lösning på.
Caroline: Ja, det är verkligen intressant.
Jan: Precis, och att förbereda sig för det okända är en viktig aspekt. Att kunna skapa lösningar när man inte har en färdig plan.
Jonathan: Jag arbetar ofta med företag och hjälper dem att skapa systemkollaps, där de måste fatta många beslut på kort tid. Krisledning är ett bra verktyg för att träna på detta.
Principerna har mest värde i komplexa situaitoner
Jan: Kan du ge exempel på vad systemkollaps innebär och hur det kan tillämpas i företag?
Jonathan: Systemkollaps handlar om att utmana företag att lösa komplexa problem på ett snabbt och kreativt sätt. Det kan vara situationer som företaget inte har en färdig plan för, vilket gör att de måste tänka utanför ramarna och vara flexibla i sina beslut. Det är ett pedagogiskt verktyg för att träna företag att hantera förändring och okända problem.
Jan: Det du sa om att det kan vara intellektuellt utmanande är viktigt att komma ihåg. Ibland kan vi känna oss överväldigade av alla principer och verktyg. Det är viktigt att ha empati för sig själv och komma ihåg att det tar tid att integrera dem i ens liv.
Caroline: Ja, det är sant. Det kan göra livet tydligare och enklare, men det kräver att vi organiserar och anpassar dessa principer i vårt tänkande.
Jan: Absolut, det handlar om att ta det steg för steg och inte överväldiga sig själv med för mycket information samtidigt.
Jonathan: Precis, att inte överbelasta med principer och verktyg samtidigt. Det är viktigt att fokusera på det som är mest relevant för dig och att öva på att kasta felaktiga kartor och rita nya när det behövs.
Caroline: Jag kommer börja med att hantera det som känns mest utmanande just nu och gradvis integrera principerna.
Jonathan: Att välja några få principer och fokusera på dem kan vara mer effektivt än att försöka hantera dem alla på en gång.
Jan: Ja, precis. Det är som en träning, och vi kan ta det i vår egen takt.
Caroline: Jan, du har haft mer erfarenhet med principerna, så vad är du mest intresserad av nu?
Jan: Jag tror att det handlar om att träna och fortsätta utforska principerna, ta dem en i taget och se hur de kan appliceras i olika situationer. Tack Jonathan för din tid och dina insikter. Vi kanske har dig tillbaka för att fördjupa oss i någon princip eller ta upp läsarfrågor i framtiden. För alla som vill komma i kontakt med dig, besök jonathanstoltenberg.com. Det finns en länk i beskrivningen. Du erbjuder workshops, föreläsningar, coaching och mentorsprogram. Och självklart är du aktiv i vårt forum. Tack igen!
