Under de senaste veckorna har jag startat upp ett nytt aktiebolag och har lärt mig en hel del om vad man behöver tänka på samt vilka steg som man måste följa. Det finns väldigt många bra guider där ute (bara att googla) om vad man ska tänka på men vad samtliga missar är att beskriva processen i en kronologisk ordning. Därför hoppas jag att min erfarenhet kan ge andra en liten knuff på vägen att ta tag i det. För så superkomplext är det egentligen inte. 
Förutsättningar och avgränsningar
Innan du läser vidare är det viktigt att förstå att det finns många varianter av nedanstående process och att det finns flera olika bolagsformer och specialregler eller tillstånd som krävs för vissa verksamheter. För att inte krångla till det beskriver jag min egen process men tänk på att din kanske ser lite annorlunda ut beroende på vad det är för aktiebolag du vill starta upp.
Detta är mina avgränsningar:
- Jag vill starta ett privatägt aktiebolag
- Jag är den enda ägaren av aktierna
- Jag har inga specialkrav på aktiekapital, styrelse eller bolagsordning
- Mitt bolag behöver F-skatt, momsregistrering samt vill vara arbetsgivare
- Jag kommer att vara den enda anställda på aktiebolaget
Affärsidé och förberedelser
Innan du startar ett bolag vill du nog fundera lite på vad du ska bedriva för verksamhet och hur företaget ska bli lönsamt i det långa loppet. Här kan det vara bra att formulera ihop en affärsidé eller skriva ihop en affärsplan. Detta är sällan något som du kommer att behöva dela med dig till andra men kan vara bra att ha på papper åtminstone för dig själv att reflektera över. I mitt fall så vill jag vara egenkonsult eftersom jag jobbat som IT-konsult under ett antal år på ett annat konsultbolag och tror att jag kommer att kunna fortsätta få nya uppdrag även på egen hand.
Du behöver också vara beredd på att en uppstart av ett aktiebolag medför ett aktiekapital samt ett antal kostnader:
- Ett aktiekapital på 25 000 kronor som läggs i bolaget. Detta är inga pengar som försvinner men du måste alltid ha minst hälften kvar i bolaget
- En kostnad på 1 900 kronor (ingen moms) som Bolagsverket tar för att registrera ett nytt aktiebolag
- En kostnad på 250 kronor (ingen moms) som Bolagsverket tar för att anmäla verklig huvudman
- En startavgift från banken för att öppna ett företagskonto. Det finns säkert billigare alternativ där ute men jag valde SEB som tar 2 500 kronor + moms. Utöver detta tillkommer en månadskostnad för mig på 130 kr/mån + moms efter 6 månader
- En kostnad för ett bokföringssystem på ett antal hundralappar i månaden. Jag kör Bokio som kostar 2 400 kronor + moms för ett helt år (eller 250 kr/mån + moms om du kör månadsvis)
Utöver detta tillkommer eventuella kostnader för utrustning och diverse abonnemang, t.ex. dator, mobiltelefon, mobilabonnemang, försäkringar, domännamn, hemsida etc. Det är egentligen bara de tre första posterna som du betalar ur egen ficka, resterande tas på företaget (från aktiekapitalet).
Företagsnamn
Om du kommit så här långt har du inte skrämts av alla omkostnader. Låt oss starta med kanske det roligaste: företagsnamnet. Här kan man antingen göra det enkelt för sig och döpa företaget till Förnamn Efternamn Näringsgren AB (t.ex. Bengt Bengtssons Bygg AB) eller så funderar man ut något unikt namn. Om du googlar på “sök på företagsnamn” bör du hitta några tjänster som kan kolla om ett specifikt namn är upptaget. Det finns även en tjänst på Verksamt.se men den fungerar sisådär. När du sedan registrerar dig kan du ange flera varianter så du måste inte låsa dig till ett.
Om du är nördig som jag så kan detta även vara ett läge att skapa en logotyp men lägg inte ner för mycket tid på detta eftersom det inte är säkert att namnet kommer att godkännas. Jag hade några olika varianter så jag gjorde en logga som kunde användas för samtliga.
Att ha ett unikt företagsnamn är absolut inget måste men jag känner personligen att jag vill lägga lite omtanke på denna biten eftersom detta ändå är ett varumärke som kommer att synas utåt mot dina kunder och du vill ha något som du kan vara stolt över.
Bankintyg
Nu kommer vi till det första konkreta arbetet. Innan du registrerar ditt aktiebolag bör du ha funderat på vilken bank du vill ha ditt företagskonto på. Processen fungerar så att först kommer ett tillfälligt konto att skapas där du flyttar över ditt aktiekapital på 25 000 kronor. Detta för att bolagsverket ska känna sig säkra på att det finns ett kapital innan de registrerar ditt företag. När sedan registreringen av bolaget är klart och banken fått alla uppgifter som de behöver kommer det riktiga företagskontot att skapas.
Det finns olika val där ute och här gäller det att göra lite efterforskning. Vill du ha ett bankkonto med låg kostnad? Eller något som täcker upp alla dina tänkbara behov? Gå in på den valda bankens hemsida och sök på “bankintyg” så bör du hitta hur du kan ansöka om det.
Ett tips på vägen om du har en pålitlig vän eller kollega som också är företagare är att fråga om den har en bra bankkontakt. Jag misstänker att det går fortare med bankintyget om du har en person på banken som du haft en dialog med än om du använder dig av en generell mejllåda hos den valda banken.
Banken kommer att ge dig instruktioner om hur du överför aktiekapitalet och du kommer eventuellt att bli ombedd att fylla i lite papper, bland annat en verksamhetsbeskrivning och SNI-koder. Mer om detta nedan.
Registrering av aktiebolag
Nu är det dags att registrera ditt aktiebolag. Detta gör du till Bolagsverket via hemsidan verksamt.se där det finns en länk för att “Registrera företag eller förening”. Du kommer att bli ombedd att logga in med ditt BankID eller en annan e-tjänst. Sedan är det bara att följa instruktionerna. Välj först aktiebolag och tips är att sedan välja enkel anmälan genom en liten radioknapp längst ner till vänster på sidan. Sedan fyller du i nedanstående i kommande steg:
- Företagets adress: här kan du ange din egen adress om du inte har andra önskemål. Glöm inte c/o eftersom du kommer att få post hem till dig med företagets namn
- Firmatecknare: ange dina egna personuppgifter
- Styrelse: ett aktiebolag måste ha minst en styrelseledamot (kan vara du själv) och minst en annan person, t.ex. en styrelsesuppleant. Den senare kan inte vara du själv så förslaget är att välja någon familjemedlem eller nära vän som du litar på. Suppleanten är bara en formalitet och ingen som nödvändigtvis kommer att äga aktier eller styra företaget på något sätt
- Stiftelseurkund: om du valde enkel anmälan gör du inga egna val här, annars anger du detta också. Standard är ett aktiekapital på 25 000 kronor, 500 stycken aktier och 50 kronor per aktie. Du ombeds att ange stiftare, datum och ort
- Bolagsordning: även här är det mesta förifyllt om du valt enkel anmälan
- Företagsnamn: nu är det dags att fylla i ett unikt företagsnamn. Du kan med fördel fylla i flera alternativ men var beredd på att Bolagsverket kommer att välja något av dem om något före är upptaget utan att rådfråga dig så ta endast med namnförslag som du kan tänka dig att ha. Företagsnamnet måste innehålla “AB” eller “aktiebolag” före eller efter ditt företagsnamn
- Verksamhet: du kommer att behöva skriva en verksamhetsbeskrivning. Tips är att gå in på allabolag.se och se vad andra liknande företag skrivit. Du ska även ange lite uppgifter om bland annat säte (där du/företaget bor) och räkenskapsår. Standard är 1 januari - 31 december och det går bra att välja detta oavsett när på året du registrerar ditt företag
- Bankintyg: nu ombeds du att fylla i en mejladress till en bank för ett bankintyg. Om du tänkt rätt har du redan varit i kontakt med banken och fått en mejladress av dem att fylla i, annars är det bara att läsa ovan
Här stannar registreringen eftersom du måste vänta på att banken intygar att du flyttat över ditt aktiekapital. Oftast brukar det ta någon dag eller två. När det är gjort kan du fullfölja registreringen genom att logga in igen på verksamt.se och fortsätta där du slutade.
De sista stegen som behöver göras efter att banken intygat ditt aktiekapital är att du skriver under (med BankID eller annan e-tjänst), får en del originalhandlingar (t.ex. stiftelseurkund, bolagsordning och bankintyg) som du kan spara på din dator eller skriva ut, samt att du betalar 1 900 kronor till Bolagsverket. Efter det är det bara att vänta tills registreringen är godkänd.
Anmälan av verklig huvudman
När Bolagsverket hanterat ditt ärende och godkänt det kommer du att få ett mejl med ett registreringsbevis. Eventuellt måste du komplettera med ett företagsnamn om dina förslag inte gick igenom men detta ska inte kosta något extra. Du kommer att få ett registreringsbevis med ditt nya organisationsnummer, företagsnamn och lite annan information. Det finns lite information som är bra att spara undan:
- Organisationsnummer: detta är företagets unika “personnummer” som sin egen juridiska person. Detta kan du lägga in i ditt bokföringssystem
- Bildandedatum: när företaget bildades, exempelvis när du skickade in registreringen
- Registreringsdatum: det viktigaste datumet eftersom detta blir det första räkenskapsårets första dag och används t.ex. för att bokföra insättningen av ditt aktiekapital
Samtliga aktiebolag måste anmäla en verklig huvudman till Bolagsverket. Detta kan du göra genom en länk som du får från Bolagsverkets mejl med ditt registreringsbevis eller så kan du gå in på bolagsverket.se och söka på “verklig huvudman”. Detta måste göras inom fyra veckor efter godkänd bolagsregistrering men det finns ingen som helst anledning att vänta med det. Bolagsverket kommer att ta en avgift på 250 kronor för anmälan och bekräftelsen får du vanligtvis under samma eller nästa dag.
Registrering av F-skatt, moms och arbetsgivare
När du fått ditt registreringsbevis är det även dags att ansöka om F-skatt, momsregistrering och registrering som arbetsgivare hos Skatteverket. Även detta kan du göra via verksamt.se och du bör få en länk i mejlet från Bolagsverket. Följande information ska fyllas i:
- Företaget: fyll i uppgifter om företagsnamn, organisationsnummer, företagsform och delägare
- Verksamhet: nu ska du välja SNI-koder för din verksamhet. SNI står för Svensk Näringsgrensindelning och är en kod som anger inom vilken näringsgren ditt företag verkar i. Dessa hittar du på SCB:s hemsida där du kan söka i fritext. Tips här är att gå in på allabolag.se och söka på liknande företag för att se vad de valt. Mitt konsultbolag har t.ex. 62020 som står för Datakonsultverksamhet. Du kan välja flera SNI-koder, t.ex. om du också vill skriva artiklar eller skapa YouTube-filmer (sök t.ex. på “youtube” på SCB) men det är absolut inget måste
- Arbetsgivare: Här anger du om du vill registrera bolaget som arbetsgivare vilket du måste göra om du ska ta ut lön. Tips är att välja ett senare datum för första löneutbetalningen om du vet med dig att du inte kommer att ta ut lön direkt. På så sätt slipper du skicka in arbetsgivardeklaration varje månad (vilket du måste även om du har 0 i lön) förrän du faktiskt måste
- F-skatt: de flesta kunder kräver att du har ett godkännande för F-skatt så att de inte behöver hålla koll på momsen själva. Ange att du vill ansöka om F-skatt
- Moms: de flesta bolag kommer att bedriva momspliktig verksamhet så se till att du registrerar dig för moms
- Redovisningsperiod: beroende på vilken omsättning du angav under tidigare steg kan du välja olika redovisningsperioder. Jag kommer t.ex. inte att överstiga 1 miljon i omsättning under det första året så jag valde hela beskattningsåret
- Redovisningsmetod: du kommer att behöva välja mellan en av två redovisningsmetoder. Om du är osäker väljer du bokslutsmetoden (även kallad kontaktmetoden) eftersom du kan ändra till faktureringsmetoden om du skulle ändra dig senare men det är betydligt svårare att göra det åt andra hållet
- Beskattningsunderlag: här anger du om någon av dina näringsgrenar bedriver momsfri försäljning
- Preliminär inkomstdeklaration: eftersom du precis startat ditt företag har du ingen historik att gå på gällande hur mycket skatt du måste betala varje månad till Skatteverket. Därför ska du uppskatta din vinst för ditt första året. Tips är att inte överdriva eftersom detta är skatt som kommer att behöva betalas in varje månad oavsett hur det gått under den månaden. Ett annat tips är att be om uppskov på 3 månader om du vet med dig att du inte kommer att ha någon försäljning under de första månaderna. Du kan skicka in en ny preliminär inkomstdeklaration hur många gånger som helst så hellre att du är lite försiktig i början och sedan uppdaterar den när din försäljning kommit igång
- Övriga uppgifter: ansökan avslutas med kontaktuppgifter, adress och underskrift
Efter att du signerat och skickat in ansökan kommer Skatteverket ta ett par dagar på sig att registrera ditt ärende varpå du kommer att få ett besked skickat till dig. Det finns två uppgifter som är bra att ha med sig från detta registerutdrag:
- Skatteform: här kommer det stå att du är godkänd för F-skatt samt fråndatum
- Momsregistreringsnummer: (även kallat VAT-nummer) anger ditt momsregistreringsnummer som du kan lägga in i ditt bokföringssystem
Om du valt ett senare datum för registrering som arbetsgivare kommer det registerutdraget separat i ett senare skede när det blir dags att skicka in arbetsgivardeklarationen.
I ett separat brev kommer du även få en inbetalningsplan för din preliminära inkomstdeklaration. Detta ska du betala in varje månad på det nya skattekonto som precis skapats åt dig. Tips är att skapa kalenderpåminnelser till dig själv ett par dagar innan varje inbetalning så att du slipper onödiga förseningsavgifter. För att se ditt skattekonto går du in på skatteverket.se och logga in med ditt personnummer där du nu kommer att se ett separat konto för ditt företag utöver ditt personliga skattekonto.
Bokföring, aktiebok och annat smått och gott
Från att jag bestämde mig för att kontakta banken för bankintyg, genom registrering av bolag, F-skatt, moms etc. till att jag fått mitt skattekonto och bankkonto (och därmed har ett fullvärdigt aktiebolag) tog det endast ett par veckor men detta kan ju naturligtvis ta längre tid. Medan du väntar mellan de olika stegen ovan kan det vara bra att tänka på följande:
- Bokföringsprogram: så fort du fått ditt registreringsbevis bör du skaffa dig ett bokföringsprogram. Detta gäller även om du tänker låta en redovisningskonsult sköta din bokföring och de kan säkert hjälpa dig med valet. Det finns flera där ute som du kan välja mellan, t.ex. Björn Lundén, Bokio, Dooer, Fortnox, Hogia och Visma. Själv valde jag Bokio som jag är väldigt nöjd med
- Aktiebok: enligt lag måste du ha en aktiebok för ditt bolag. Detta kan vara ett enkelt Excel-ark som du har sparat på din dator där du anger alla händelser över ditt aktiekapital. Googla på “aktiebok mall” så bör du hitta olika förslag på sådana. Om du skapar ett eget kalkylblad bör du ha med följande kolumner: aktienummer (t.ex. “1 - 500”), införingsdatum, ägarens namn och adress, ägarens personnummer eller organisationsnummer, om huruvida ett fysiskt aktiebrev utfärdats (“ja”/“nej”) samt en kolumn med övriga noteringar. Som egenföretagare är aktiebrev oftast inget som du behöver ha fysiskt
- Bankkonto: oftast tar det några dagar innan du får ditt bankkonto uppsatt och det kan även vara så att banken vill träffa dig för ett möte för att försöka sälja på dig lite flera tjänster. När du fått ditt bankkonto kan du koppla ihop det med ditt bokföringssystem för bättre inblick. Du kommer även att få ett sparkonto, ett bankgironummer och ett eller två bankkort som du kan använda i din verksamhet
- Varumärkesskydd: om du har behov av att skydda ett varumärke kan du göra det på Patent- och Registreringsverket (PRV). Det kan t.ex. vara ett produktnamn eller en unik tjänst som du vill sälja. OBS: du behöver inte skydda ditt företagsnamn; detta görs i samband med registreringen av bolaget
- Digital brevlåda: det är så mycket smidigare att ha en digital brevlåda registrerad på bolaget. På så sätt får du brev från t.ex. Skatteverket mycket snabbare. Om du redan har exempelvis Kivra är det smidigt att ha både den privata och företagets digitala brevlåda i samma app
- Hemsida och mejladress: Om du har ett unikt företagsnamn kan det vara en god idé att registrera ett domännamn så att du kan använda det som hemsida eller bara sätta upp en mejladress som du kan använda i kommunikationen mot kunderna. Absolut inget krav men om det ska göras bör du göra det snarast efter att bolagsnamnet godkänts
- Sociala medier: i samband med marknadsföringen kan det vara en god idé att skapa unika konton för ditt företag på olika sociala medier, t.ex. LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter, YouTube etc.
- A-kassa och fackförbund: I samband med att du startar eget kan det vara en god idé att fundera på vad som gäller för A-kassa och om det kan vara värt att vara med i ett fackförbund. Läs på ordentligt och ring och fråga dem om du är osäker. Personligen såg jag t.ex. inget värde av A-kassa eftersom det krävs att jag i princip lägger ner företaget för att kunna få ersättning för arbetslöshet. Om du kör bolaget vid sidan av en annan anställning är denna punkt inte lika relevant
- Telefoni: Om du ska avsluta en tidigare anställning men vill ha med dig telefonnumret kan det vara värt att fråga arbetsgivaren om det går bra (oftast är det inga problem) som då överförs till ditt nya bolag. I annat fall kan det vara läge att börja titta på företagslösningar för telefoni
Puh! Det blev ett långt inlägg och jag kommer garanterat att gå tillbaka och ändra/komplettera allteftersom jag själv lär mig mer om egenföretagandet. Hittills har det varit väldigt roligt och lärorikt och inte alls så komplext som jag först fick intrycket av. En effekt av att starta eget är att du också skapar dig ett större intresse av områden som du förr tyckte var supertråkigt, t.ex. bokföring och skatter.
Lycka till med ditt företag och återkoppla gärna med feedback om något missats eller behöver ändras.
